Ich bin doch keine Maschine! Darum ist Zeiterfassung in Agenturen überflüssig. Oder doch nicht?

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Dass die Agenturleitung Transparenz über erbrachte Leistungen benötigt, ist nichts Neues. Dass auch Kunden detaillierte Leistungsnachweise einfordern, ist inzwischen auch so gut wie selbstverständlich. Für das Tracking bedeutet dies, dass neben der reinen Personalarbeitszeit, immer auch erfasst werden muss, wie viele Stunden für einzelne Projekte und Projektteilschritte aufgebracht werden.
Dabei ist die Zeiterfassung für viele Mitarbeiter nach wie vor ein rotes Tuch. Gerade in der Kreativbranche, in der reine Präsenzzeit eine untergeordnete Rolle spielt, stellen viele den Nutzen von Zeiterfassung in Frage.

Wir stellen Vor- und Nachteile der Mitarbeiterzeiterfassung gegenüber und erklären, warum wir das Erfassen von Arbeitszeiten – auch in der Kreativagentur – für unerlässlich halten. Die passenden Tipps, damit die Zeiterfassung möglichst reibungslos verläuft, liefern wir gleich mit.

 

Wir sind doch keine Maschinen! Ist Zeiterfassung Quatsch?

Auf seinem Blog vertritt Alain Veuve die Meinung, dass Zeiterfassung Blödsinn ist. Alain ist Geschäftsführer einer Internetagentur und teilt dementsprechend seine Erfahrungen aus der IT-Entwicklung mit uns.
Im Klartext argumentiert er, dass die Arbeitsweise der Zeiterfassung nur für wenige Arbeitnehmer funktioniere. Der Agenturalltag lebe von Impulsen. Mal arbeite man schneller, mal langsamer.

„Das konstante Tracken von Zeit versucht hier Fakten zu schaffen wo gar keine klaren sind. Denn die aufgewendete Zeit steht meist nur in sehr abstraktem Zusammenhang zum Deliverable und damit zum Business Value für den Kunden.“

Und genau darin sieht er das größte Problem. Kunden könnten oft nur schwer nachvollziehen, warum für ein bestimmtes Feature X Stunden aufgebracht würden. Denn jedem Feature würde der Kunde einen eigenen Business Value zuordnen. Stehe dieser Vorteil nicht im Verhältnis zu den Kosten/ der Arbeitszeit, verstünde er den Aufwand nicht. Wenn die aufgewendete Zeit dann noch variiere, würde es richtig problematisch.

Zwar beschränkt sich Alain bei seiner Argumentation auf seine Erfahrungen aus dem Software-Development, die Situation ist jener in kreativen Agenturen aber gar nicht so unähnlich. Auch hier schwankt die Arbeitszeit und ist schwer abschätzbar. An manchen Tagen ist man besonders kreativ und die Ideen sprudeln nur so aus einem heraus, an anderen Tagen fällt es schwerer etwas sinnvolles zu Papier zu bringen. Demgegenüber steht jedoch meist ein Kunde, der davon ausgeht, dass jeder Schritt genau nachvollziehbar und dementsprechend „trackbar“ sei. Thomas Layh findet dazu eine passende Antwort auf seinem Blog:

„Wir sind keine Maschinen, wir nutzen sie nur zur Arbeit.“

Zudem, so Alain, führe ein genaues Tracken von Arbeitszeiten, bei den Mitarbeitern irgendwann dazu, Arbeitszeit übertrieben zu schätzen. Aus Vorsicht, zu wenig Zeit für einzelne Arbeitsschritte einzuplanen, rechnen sie großzügige Pufferzeiten hinzu.

 

Big Brother is watching you – Das leidige Vorurteil der Überwachung und andere Hürden

Hinzu kommt, dass Zeiterfassung per se ein schlechter Ruf voraus eilt. Mitarbeiter fühlen sich durch das Erfassen ihrer Arbeitszeit kontrolliert und denken, das Buchen der Arbeitszeit diene nur dazu, die eigene Produktivität zu messen und die Anwesenheit zu überprüfen. Kurzum: Sie fühlen sich ausspioniert und kontrolliert.

Doch damit nicht genug. Es gibt zahlreiche Vorurteile, die mit dem Thema Zeiterfassung in Verbindung gebracht werden oder die Einführung von Zeiterfassungsmethoden verhindern. Große Hürden bei der Einführung sind, laut New Business Doctor, dass…

… Mitarbeiter denken, das Erfassen ihrer Arbeitszeit bedeute Mehraufwand.

… Mitarbeiter den Sinn von Zeiterfassung nicht verstehen.

… Zeiterfassung bei Ihnen die Befürchtung schürt, den erwarteten Leistungen nicht gerecht zu werden.

…viele Zeiterfassungssysteme nicht intuitiv genug sind und dadurch abschreckend wirken.

… ein zeitnahes Eintragen der Arbeitszeit nicht konsequent eingehalten und durchsetzt wird. Am Ende kommen Mitarbeiter dann ohne das Eintragen ihrer Arbeitszeit davon.

… die Mitwirkungsbereitschaft ermüdet. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn Mitarbeiter kein Feedback zu ihrer Produktivität erhalten.

 

Darum lohnt sich Zeiterfassung dann doch

All diese Vorurteile haben eines gemein: Sie verdeutlichen, dass der eigentliche Zweck von Arbeitszeiterfassung gar nicht klar ist. Denn die Rede ist hier nicht von der klassischen „Stechuhr“. Gerade im kreativen Umfeld, wenn Freizeit und Beruf nahezu miteinander verschmelzen, rückt das Erfassen reiner Präsenzzeit zunehmend in den Hintergrund. Es geht hier vor allem um die Erfassung produktiver Zeiten und die Zuordnung zu einzelnen Jobs und Projekten. Wie sonst, soll die Agenturleitung einen Einblick in den tatsächlichen Personalbedarf eines Projektes erlangen?

Und auch innerhalb eines Projektes werden Budgetüberschreitungen erst dann sichtbar, wenn auch alle dazu erbrachten Arbeitsschritte von den jeweiligen Mitarbeitern erfasst werden. Die Agenturleitung sieht dann sofort, dass die ursprüngliche Kalkulation nicht greift und kann rechtzeitig Gegenmaßnahmen einleiten. Die transparente Aufstellung der Arbeitszeit hat einen weiteren netten Nebeneffekt. Denn eine logische und durchsichtige Aufstellung der Arbeitskosten, ist ein überzeugendes Argument bei Honorarverhandlungen mit dem Kunden.

Und so gelingt die Einführung eines Zeiterfassungssystems auch in eurer Agentur

Die zuvor genannten Problemfelder zeigen, dass zwei zentrale Punkte erfüllt sein müssen, damit Zeiterfassung einen tatsächlichen Mehrwert für das Unternehmen liefert:

  1. Der eigentliche Sinn der Zeiterfassung muss allen klar sein.
  2. Die Zeiterfassung darf keinen Mehraufwand darstellen und muss so einfach gestaltet sein, dass sie jeder auf Anhieb nutzen kann.

In einigen Unternehmen hat es sich bewährt, dazu kleine Workshops durchzuführen, bei denen die betriebswirtschaftliche Notwenigkeit von Zeiterfassung erarbeitet wird. Zusätzliche Akzeptanz für das Erfassen von Arbeitszeiten entsteht, wenn die Vorteile für alle Mitarbeiter deutlich kommuniziert werden. Zu diesen Vorteilen zählt u.a. die Förderung des Bewusstseins für die Dauer einzelner Arbeitsschritte oder die bessere Identifikation von Zeitfressern. Zeiterfassung kann also helfen die eigene Produktivität zu verbessern und effizientere Arbeitsmethoden zu entwickeln.

 

Das ideale Zeiterfassungstool

Welches Zeiterfassungstool das passende für die eigene Agentur ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Je nach Unternehmensgröße, Branche und Arbeitsweise variieren die Anforderungen an die Tools. TimeTac hat einen umfassenden Beitrag erstellt, der die Auswahl erheblich erleichtert und eingrenzt.

Generell lässt sich festhalten, dass jedes Zeiterfassungssystem intuitiv und mit einem Minimum an Zeitaufwand zu bedienen sein sollte. Alles andere wird von den Mitarbeitern als Mehraufwand wahrgenommen und ungern, im schlimmsten Fall sogar gar nicht, genutzt.

Da immer mehr Mitarbeiter auch von unterwegs arbeiten und Home Office-Arbeitsplatze, gerade im kreativen Bereich, fast zur Selbstverständlichkeit gehören, sollte auch der plattformübergreifende und mobile Zugriff auf das Zeiterfassungssystem möglich sein. In der Regel gehört der ort- und zeitunabhängige Zugriff aber schon zum Standardumfang von Zeiterfassungssystemen.

Auch die Integration in ein Projektmanagementsystem, kann sinnvoll sein. Allerdings macht die Einbettung nur dann Sinn, wenn das System auch regelmäßig gepflegt und mit aktuellen Daten gefüllt wird. Sofern das PM-System fester Bestandteil der täglichen Arbeitsabläufe ist, kann die Zusammenführung eine wertvolle Unterstützung sein. Die Zuordnung der Arbeitszeiten zu einzelnen Projekten, Jobnummern usw. ist dann im Handumdrehen erledigt.

Besonders einfach wird die Zeiterfassung für Agenturen durch spielerische Hardware, wie TimeBuzzer. Der Buzzer reagiert auf die unterschiedlichen Berührungen des Users und kann intuitiv neben der Arbeit genutzt werden. Per API-Schnittstelle lässt sich der Buzzer an PM-Systeme, wie das HQ, andocken.


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Es gibt schon 2 Kommentare

  • Bernhard

    Jungs und Mädels, das ist ja ganz nett, aber entkräftet habt ihr die Gegenargumente nicht. Ihr seid nicht einmal richtig darauf eigegangen. Euer einziges Argument: Es geht nicht um Arbeitszeit, sondern um Produktivzeit beantwortet trotzdem nicht die Frage, ob Zeit an sich ein korrektes Messkriterium für die Kreativbranche ist. Ich stelle das sogar für die gesamte Wissensbeanche in Frage. Zeit als Messkriterium heranzuziehen beruht auf dem Grundgedanken, dass mehr Zeit (egal ob Arbeits- oder Produktivzeit) mehr oder besseren Output bringt. Das ist in der Industrie schon kaum noch haltbar ind bei Wissensarbeit noch weniger.

    Außerdem bestrafen wir alle, die effektiv und effizient arbeiten. Wenn ich, egal ob als Arbeitnehmer oder als Agentur, nach Zeit bezahlt werde, welchen Anreiz habe ich schneller fertig zu sein, obwohl das im Interesse meines Arbeitgebers, meines Kunden ist. Das ist ein sehr gefährlicher Fehlsteuerungseffekt, dem man auch nur mit Boni nur begrenzt abfedern kann.

    Maßgeblich ist doch der erzeugte Nehrwert und wie effizient und – in der Ära der Nachhaltigkeit – wie ressourcenschonend er erreicht werden kann. Dafür ist die Zeitmenge – auch wenn sie in der Gesamtbetrachtung eine Rolle spielt – das falsche bzw. ungeeignete Kriterium.

    Wenn ihr eure Zeiterfassung erfolgreich verkaufen wollt, erzählt mir wie Zeit mit anderen Messwerten korreliert und wue wir das in einen korrekten Zusammenhang setzen.

    Antworten
    1. Tobias Hagenau

      Hi Bernhard,

      da sprichst du natürlich ein heißes, wenn auch nicht ganz neues Eisen an. Allerspätestens seit Anfang 2016 ist das Thema „die stundenbasierte Agenturvergütung muss weg“ ja im ganz großen Salon angekommen. Maurice Lévy, CEO der Publicis Guppe, hat damals sehr vehement für die Abschaffung der Stundensätze in der Vergütung argumentiert – sie sogar als den „größten Fehler der Branche“ abgekapselt. Er plädiert immer wieder für die Vergütung nach dem Beitrag zum Unternehmenswert, statt nach den gearbeiteten Stunden. Er schlägt Nutzungslizenzen für die erstellten Kampagnen in vor, mit ähnlichen Argumenten wie du: Kreativität ist eben keine Stundenleistung von der Stange.

      Aber da gibt es andere Stimmen. Matthias Schrader hat sich in der W&V kurz danach eloquent zu Wort gemeldet und Sätze gebraucht wie „In welchem Paralleluniversum lebt eigentlich der gute Mann?“ (bezogen auf Lévy). Natürlich ist klar: Sinner Schrader als Digitalagentur ist weit von den Projektmodellen einer klassischen Kreativagentur entfernt – dennoch sind seine Argumente z.B. für „Indexed Rate Cards“, um den steigenden Kosten Herr zu werden sicherlich nicht ganz von der Hand zu weisen – zumal Stundensätze markennaher Autowerkstätten mittlerweile über den Durchschnittssätzen vieler Agenturen liegen – ohne die Dienstleistung der Automobilbranche abwerten zu wollen, im Gegenteil.

      Am Ende bleibt ja wirklich die Frage: „Wie funktioniert eigentlich eine faire Preisfindung für den Mehrwert, den Agenturen mit kreativer Leistung erbringen?“, zumindest was den Verkaufspreis angeht. Für die Masse der kleinen Agenturen liegt die Rettung vielleicht in der Standardisierung?

      Ich komme jetzt auch endlich zum ursprünglichen Punkt zurück: Was das eigentlich mit der Zeiterfassung zu tun hat. So interessant die Diskussion zu Vergütungsmodellen ist, ist es für unser Thema doch völlig egal, ob eine Agentur ihre Preise über klassische Rate Cards nach Stunden berechnet, standardisierte Produkte anbietet oder einen Weg findet, mit ihren Kunden fair über geleisteten Mehrwert zu verhandeln. Am Ende muss ich als Agenturlenker die Marge meiner Jobs, Projekte, Accounts, Etats kennen. Schon alleine, um die Auskunftsträchtigkeit dieser unterschiedlichen Vergütungsmodelle gegeneinander beurteilen zu können.

      Da in der Agenturbranche, wie in der gesamten Wissensbranche nunmal der Personalaufwand den Löwenanteil der Kosten ausmacht, muss ich diesen wenigstens intern adäquat den richtigen Projekten zuweisen. Was ich mit dieser Information am Ende anfangen sollte, wird sich je nach Projekt und Agenturmodell unterscheiden. Aber einfach zu sagen „der Zeitaufwand meiner Projekte interessiert mich nicht“, ist unternehmerischer Leichtsinn.

      Hinzu kommt, dass gängige Methoden der Zeiterfassung oft ungenaue (man könnte auch sagen falsche) Ergebnisse liefern. Von Mitarbeitern am Ende einer Woche zu erwarten, sich noch an die geleisteten Stunden der letzten 7 Tage zu erinnern ist oft utopisch. Das hat massive Auswirkungen sowohl für die Beurteilung von Margen, als auch für die Abrechnung geleisteter Stunden. Wir gehen davon aus, dass ca. 10 bis 15% der tatsächlich geleisteten Arbeit in Agenturen mit etablierter Zeiterfassung trotzdem noch unter den Tisch fallen – obwohl danach abgerechnet wird. Einen direkteren Bezug zur Gesundheit der Agentur gibt es kaum. Daher plädieren wir so vehement für eine stringente Zeiterfassung und Zeiterfassungssysteme die diesen Prozess soweit wie möglich automatisieren.

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