Die 5 Schritte der erfolgreichen Software-Einführung

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Der Jahreswechsel ist bestens geeignet, um eine (neue) Agentursoftware einzuführen. 

Wer möchte nicht gern im nächsten Geschäftsjahr top organisiert und perfekt aufgestellt für den Start neuer Kundenprojekte sein?

Vielleicht hattet ihr schon im Laufe des Jahres vor, eine neue Software einzuführen. Doch dann kam die Corona-Krise und es gab auch noch so viel anderes zu tun. 

Und nun ist schon das letzte Quartal von 2020 angebrochen.

Keine Sorge: es ist noch nicht zu spät, um mit der Einführung einer Agentursoftware zu starten.

In diesem Beitrag erfahrt ihr, wie ihr wie die Software-Einführung typischerweise abläuft und wie ihr die nächsten Monate nutzt, um euren Agenturprozess zu optimieren.

Pssst: es lohnt sich bis zum Ende zu lesen, denn wir haben ein kleines Geschenk für euch. 😉

Wie läuft die Software-Einführung ab?

Es gibt viele gute Gründe, eine neue Agentursoftware einzuführen. Vor allem jetzt, wo sich die Prozesse und Teamstrukturen durch Homeoffice und Co. verändern, werden App-Chaos, Excel-Tabellen und veraltete Software schnell undurchsichtig und unkontrollierbar.

Wichtig ist immer: prüft genau, was ihr braucht, wollt und was euch wirklich hilft. Solltet ihr euch noch im Auswahlprozess befinden und Unterstützung benötigen, dann meldet euch gern bei uns.  

Wir haben bereits einige hundert (erfolgreiche!) Einführungsprojekte begleitet und wissen: die Software-Einführung ist ein komplexer Prozess. Das bedeutet aber nicht, dass er sich über Monate hinziehen muss. 

Nehmen wir an, ihr habt euch für das HQ entschieden (sehr gute Wahl). Wie läuft die Einführung der Software nun typischerweise ab?

Schritt 1: Der erste Kontakt mit eurem Customer Success Manager 

Nachdem ihr das HQ gebucht habt, meldet sich eine Person aus unserem Customer Success-Team bei euch. 

Als erstes vereinbaren wir dann den Starttermin für unsere Timebox-Phase (siehe Schritt 2). Außerdem senden wir euch auch einen kleinen Onboarding-Leitfaden per E-Mail zu. 

Dieser enthält die wichtigsten Schritte, die euch nun erwarten, und welche Inhalte ihr schon vorab vorbereiten könnt (z.B. Vorlagen für Belege, Daten aus bisherigen Systemen sammeln).

Schritt 2: Die Timebox-Phase

Was ist das Ziel?

In der Timebox-Phase gehen wir den gesamten Agenturprozess gemeinsam durch – vom ersten Kundenkontakt zur Rechnung. Dies ist die Grundlage, um eure Prozesse zu verstehen und diese optimal in der neuen Software abzubilden.

Wir stellen die notwendigen Schritte gemeinsam im HQ nach und nehmen erste Konfigurationen vor. 

Wie lange dauert das?

Die Timebox-Phase dauert meist circa 2 Wochen. Sie besteht aus mehreren Terminen, die um die 3 Stunden lang sind. Wie viele Termine genau benötigt werden, hängt vom Umfang der Einführung ab. 

Wie wird das Ganze organisiert?

Auf Wunsch finden die Termine entweder vor Ort oder per Screenshare und Telefon statt. In der aktuellen Situation ist natürlich nur das letztere möglich.

Eine Notlösung? Fehlanzeige – wir haben bereits jahrelange Erfahrung mit Remote-Einführungen und zahlreiche solcher Einführungsprojekte erfolgreich begleitet.

Wir können euch versichern, dass das Homeoffice kein Grund sein muss, die Software-Einführung zu verschieben.

An der Timebox sollten die wichtigsten zukünftigen User teilnehmen, die später auch die Administration der Software übernehmen sollen. 

Es kann gut sein, dass es zu internen Prozessdiskussionen kommt. Daher sollten die teilnehmenden Personen auch zu den eigenen Prozessen entscheidungsbefugt sein. 

Wir geben dabei gerne Tipps und Erfahrungen aus vergleichbaren Projekten. Die Entscheidung zur eigenen Prozessgestaltung liegt aber natürlich bei euch.

Schritt 3: Der Datenimport aus bestehenden Tools

Was ist das Ziel?

Kaum ein Team startet heute noch komplett ohne bestehende IT-Strukturen. In diesem Schritt werden eure bestehenden Daten aus vielen Apps, Excel oder alter Software in das HQ übernommen.

Wie lange dauert das?

Die Dauer des Datenimport ist natürlich vom Umgang der bestehenden Daten abhängig und kann deshalb nicht pauschal geschätzt werden. Zeitlich findet der Import bereits parallel zur Timebox-Phase und zum Prozess-Review (siehe Schritt 4) statt. 

Wie ist das Ganze organisiert?

Schon während der Timebox sichten wir gemeinsam mit euch die vorhandenen Datenquellen und geben euch die notwendigen Hinweise, damit der Import reibungslos verläuft.

Abhängig von der Komplexität importiert ihr die Daten dann entweder selbst oder lasst das von uns erledigen.

Schritt 4: Der Prozess-Review

Was ist das Ziel?

Ihr müsst natürlich ausprobieren, ob die Konfiguration auch für euch passt. Nachdem eure neue Agentursoftware konfiguriert und mit Daten befüllt wurde, folgt nun in diesem Schritt der Praxistest. 

Wie lange dauert das?

Meist klappt der Prozess-Review umso besser, je kürzer und knackiger er gestaltet wird. Erfahrungsgemäß solltet ihr ungefähr 1 Woche einplanen.

Am besten setzt ihr direkt einen Zeitplan für die Review-Phase auf und achtet darauf, dass diese auch eingehalten wird, damit sich der ganze Einführungsprozess nicht verzögert.

Wie ist das Ganze organisiert?

Wie ihr den Test organisiert, ist ganz euch überlassen. Oft ist es hilfreich, eine verantwortliche Person zu bestimmen, die den Review zentral koordiniert. 

Euer Customer Success Manager gibt euch natürlich auch gern Tipps und Best-Practises aus anderen Einführungsprojekten.

Wichtig: es geht hier nicht darum zu testen, ob die neue Software funktioniert. 

Vielmehr ist das Ziel auszuprobieren, welche Besonderheiten eurer Agentur bei der Konfiguration eventuell nicht berücksichtigt wurden, z.B. ob das Berechtigungskonzept passt. 

In diesem Zuge werden natürlich so gut wie immer Nachkonfigurationen vorgenommen.

Schritt 5: Schulungen für Admins und User

Was ist das Ziel?

Die zukünftigen User sollen in diesem Schritt zur Anwendung der Software geschult werden, damit sie in Zukunft eigenständig damit arbeiten können.

Während der Einführungsphase sollte mindestens ein Admin etabliert werden, der intern als erster Ansprechpartner dient. 

Die Admins lernen schon während der ersten Termine und dem Review das Wichtigste über die Konfiguration der neuen Agentursoftware. 

Hierauf könnt ihr noch mit einer kurzen Intensivschulung durch den Softwareanbieter aufbauen. 

So werden die Admins auch wirklich zu internen Experten und können den zukünftigen Usern bei Fragen oder Problemen helfen. 

Mit diesem “Train-the-Trainer” Konzept habt ihr dann das notwendige Wissen zur Schulung im Haus und müsst nicht immer wieder auf Externe zurückgreifen.

Wie lange dauert das?

Damit ihr auch gleich mit der neuen Software durchstarten könnt, sollten die Schulungen möglichst zeitnah, also am besten direkt nach der ersten Systemkonfiguration stattfinden.

Erfahrungsgemäß dauert die Schulungsphase circa 1 Woche.

Außerdem wird die teamübergreifende Übergabe vereinfacht, denn sie müssen sich nicht mehr mit dem Sales-Team bezüglich der Datenübergabe absprechen und können ohne Verzögerung mit der Projektarbeit beginnen.

Der gesamte Prozess ist also nicht nur schneller, sondern auch weniger fehleranfällig.

Wie organisiert man das Ganze am besten?

Es bietet sich an mit den Admin-Schulungen starten, damit diese für die Fragen der zukünftigen User gewappnet sind (“Train-the-Trainer”), und dann anschließend die User zu schulen. 

Im Hinblick auf die Userschulung hat das “Train-the-Trainer” Konzept den Vorteil, dass die Admins die interne Schulung der User übernehmen können. 

Je nach Wunsch und Bedarf kann man – zumindest für die erste Schulungsrunde – eine entsprechende Unterstützung des Anbieters dazuholen.

Ihr habt jedoch auch die Möglichkeit, eine externe Schulung der User, z.B. durch den Softwareanbieter, durchführen zu lassen. 

Das hat den Vorteil, dass die Software-Experten intensives Hintergrundwissen zur Anwendung haben.

Wichtig ist, dass es sich bei den Zeitangaben stets um unsere Erfahrungswerte handelt, die wir aus der Begleitung einiger hundert Einführungsprojekte gesammelt haben. 

Diese Richtwerte sollen euch helfen, ein Gefühl für den Ablauf der Software-Einführung und die ungefähre Dauer der einzelnen Schritte zu bekommen. 

Die genaue Dauer ist natürlich auch von der Größe eurer Agentur und der Komplexität eurer Prozesse abhängig.

Wenn ihr bereits einen bestimmten Zeitplan im Kopf habt, dann sprecht diesen gern mit eurem Account-Manager ab.

Geschafft, aber…

Die Einführung einer Agentursoftware ist ein Prozess. Gerade in der Anfangszeit kommen zwingend jede Menge Fragen, Probleme, unbedachte Prozesse usw. auf.  

Die ersten Tage und Wochen sind oft entscheidend dafür, ob eine Einführung am Ende als gelungen bewertet wird.

Im zweiten Teil werden wir deshalb 4 zentrale Tipps für eine erfolgreiche Software-Einführung für euch zusammenstellen.

Bis dahin, viel Spaß mit eurer neuen Agentursoftware!

One more thing…

Da ihr diesen Beitrag so aufmerksam gelesen habt, möchten wir euch gern etwas schenken. 

Noch bis zum 31. Dezember 2020 gibt es für alle Neukunden 10% Rabatt auf das HQ im ersten Jahr und zusätzlich 500€ Onboarding-Rabatt (das Onboarding beinhaltet z.B. Konfigurationsunterstützung und Trainings durch unsere Experten). Mehr Infos findet ihr hier

Nutzt jetzt den Rest des Jahres, um euren Agenturprozess noch professioneller zu gestalten und startet 2021 mit dem HQ durch. Gebt uns einfach bei der Buchung Bescheid oder schreibt uns, wenn ihr Fragen habt.

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