Quick Wins im HQ: Unsere liebsten Tipps und Tricks für die Arbeit im HQ

Share on twitter
Share on facebook
Share on linkedin
Share on pocket
Share on email

Manchmal sind es die kleinen Dinge, die einen großen Einfluss haben. Um genau diese kleinen Tricks geht es in diesem Beitrag. Wir haben wertvolle Handgriffe für euch zusammengetragen, die euch helfen, das HQ im Alltag noch effizienter zu nutzen. 

 

  1. Tipps für die Arbeit auf dem HQ Dashboard

Das Dashboard ist die zentrale Anlaufstelle im HQ und die erste Seite die ihr seht, wenn ihr das HQ öffnet. Zudem könnt ihr das Dashboard frei konfigurieren und so zusammenstellen, wie es für euch am besten ist. Obwohl ihr jeden Tag auf dem Dashboard seid, kennt ihr bestimmt noch nicht alle Tricks. Wusstet ihr z.B. das euch ein Klick auf euer Logo immer zurück zum Dashboard bringt?

Ein Klick auf euer Logo bringt euch immer zurück zum Dashboard.

Auf dem Dashboard habt ihr über die sogenannten Widgets Zugriff auf eure Projekte und offenen Aufgaben. Diese könnt ihr mit einem einfachen Klick aufrufen. Aber wusstet ihr, dass ihr im Projekt- bzw. Aufgaben-Widget auch mit einem Rechtsklick arbeiten könnt? Über einen Rechtsklick auf ein Projekt könnt ihr so auswählen, in welchem Projekt-Reiter ihr landen möchtet. Ein Rechtsklick auf eure Aufgaben bringt euch zur Aufgabe selbst oder auf das dazugehörige Projekt. 

 

 

Über das Dashboard könnt ihr außerdem die Zeiterfassung bedienen. Habt ihr dazu schon einmal die kleine Stoppuhr neben den Aufgaben genutzt? Über diese startet die Zeiterfassung direkt auf der entsprechenden Aufgabe. Standardmäßig werden euch hier fünf Projekte bzw. Aufgaben angezeigt. Viele wissen nicht, dass ihr diese Zahl ganz einfach anpassen könnt. Erhöht ihr die Zahl beispielsweise auf zehn, könnt ihr die Zeiterfassung auf diese Aufgaben bzw. Projekte kinderleicht starten und müsst nicht erst nach dem Projekt suchen.

Apropos Suche: Das Suchfeld im Zeiterfassungs-Widget könnt ihr auch über die Texteingabe bedienen. Ihr müsst nicht zwangsläufig scrollen, um das passende Projekt zu suchen. Das gilt für alle Suchfelder im HQ!

 

  1. Smarte Tabellen im HQ, z.B. in der Projektübersicht 

Smarte Tabellen findet ihr überall im HQ, z.B. in der Projektübersicht. Mit diesen Tipps könnt ihr noch besser in den Tabellen arbeiten:

  • Trick Nummer eins: Spaltenbreiten können geändert werden. Ähnlich wie wie in Excel, einfach mit einem Klick auf die Spalte.
  • Außerdem könnt ihr Spalten tauschen, nutzt dazu einfach die Drag-and-Drop-Funktion.
  • Über einen Rechtsklick in den Tabellenkopf und auf die jeweilige Spalte könnt ihr die Sortierung der Spalte ändern oder die Sortierung aufheben.
  • Ihr könnt Tabellen auch gruppieren, z.B. nach Kunden. Auch dazu nutzt ihr einfach den Rechtsklick auf die Spalte und wählt den Reiter Gruppieren nach aus.
  • Das Ein- und Ausblenden von Spalten ist auch über einen Rechtsklick möglich. Einfach Spalten auswählen und ein Häkchen setzen oder entfernen.
  • Excel-Icon zum Export von Excel-Tabellen: Dabei werden immer alle Spalten (unanbhängig von der Ansicht) exportiert

Eine weitere, sehr praktische Funktion ist der Filter. Zum Filtern der Tabelle verwendet ihr einfach den Trichter-Button. Über den Button werden alle Spalten nach einem bestimmten Parameter durchsucht. Ein möglicher Filter könnte sein, alle Projekte anzeigen zu lassen in denen Person XY Projektleiter ist. Auf die gleiche Weise könnt ihr auch nach Zeiträumen filtern.

 

 

Besonders praktisch ist das Speichern der so erstellten Ansicht. D.h. wenn ihr eine Ansicht durch bestimmte Filter erstellt habt, könnt ihr diese Einstellungen einfach abspeichern und bei Bedarf wieder aufrufen. Dazu nutzt ihr das Monitor-Icon rechts oben über der Tabelle. Über den gleichen Button können gespeicherte Ansichten aufgerufen werden. Das HQ öffnet immer die Ansicht, die zuletzt geöffnet war.

 

  1. Tricks für die Arbeit mit dem HQ Projektplan

Nachdem wir euch nun einige Tipps für die Arbeit mit Tabellen, z.B. in der Projektübersicht, gegeben haben, beziehen wir uns nun auf die Arbeit an einem konkreten Projektplan. Hier kann es hilfreich sein den Vollbildmodus zu aktivieren. Projektpläne sind oft sehr komplex. Durch den Vollbildmodus wird das Menü eingeklappt und auch sonst weiterer Platz eingespart, um euch einen bestmöglichen Überblick zu gewährleisten. Um den Vollbildmodus zu aktivieren, wählt ihr einfach den Button in der schwarzen Zeile aus.

Ein weiterer Tipp für die Arbeit im Projektplan: Wenn ihr beim Anlegen neuer Aufgaben vorab eine Aufgabe selektiert (durch anklicken, die Zeile ist dann blau hinterlegt), werden die Start und Endzeiten für die neue Aufgabe direkt übernommen! 

Wenn ihr beim Anlegen neuer Aufgaben eine Aufgabe selektiert, werden die Start und Endzeiten für die neue Aufgabe direkt übernommen!

 

  1. Arbeiten mit mehreren Tabs und dem Browser

Eine Sache, die eure Arbeit im HQ extrem vereinfachen kann, ist die Arbeit mit mehreren Tabs. Ihr könnt so z.B. viele Tabs parallel öffnen, um an zwei Projekten gleichzeitig zu arbeiten. Damit müsst ihr nicht im HQ in separaten Projekten hin und herspringen, sondern könnt bei Bedarf einfach den entsprechenden Tab wechseln. In der Projektübersicht genügt ein Rechtsklick auf das Projekt, um das dazugehörige Projekt in einem neuen Tab zu öffnen. Ihr braucht also nicht einmal die Projektübersicht verlassen. Das Öffnen über den Rechtsklick und die Auswahl neuen Tab funktioniert nicht nur bei Projekten, sondern auch bei Belegen 😉

Über einen Rechtsklick auf das Projekt, könnt ihr das dazugehörige Projekt in einem neuen Tab zu öffnen und so einfach zwischen verschiedenen Projekten hin und her springen.

Natürlich könnt ihr das HQ auch wie eine normale Webseite durchsuchen. Dazu nutzt ihr einfach die Browser-Suchfunktion. Bei Apple bzw. Safari geht dies über die Tastenkombi Command & F. Da eure Projekte oder die Projektübersicht oft viele Daten und Infos enthält, kann sich die Suche schnell als sehr praktisch erweisen. Auch die Zoom-Funktion (im Safari-Browser Command & +) kann nützlich sein.

 

 

  1. Workflows im HQ

Automatisch Aufgaben im HQ anlegen oder automatisiert Benachrichtigungen versenden, wenn ein neues Projekt angelegt wurde? Durch bestimmte Prozessschritte im HQ könnt ihr solch einen Workflow auslösen. Zum Beispiel, wenn sich der Status eines Belegs ändert oder ein Projekt erstellt wurde. Dadurch könnt ihr euch im Alltag eine Menge Zeit sparen! Eine detaillierte Anleitung dazu haben wir in unserem Helpcenter für euch angelegt. Oder ihr schaut euch einfach das dazu passende Webinar an!

Mit dem Workflows im HQ könnt ihr immer dann eine automatisierte Mails mit dem Hinweis „Ein neues Projekt wurde angelegt“ auslösen, wenn ein neues Projekt angelegt wurde.

Die GlasQgel abonnieren

  • Nur hilfreiche Fachartikel und Interviews
  • Ca. alle 3-4 Wochen ein gut recherchierter Artikel
  • Garantiert keine Werbung
Ich bestätige hiermit, dass ich zukünftig neue Fachartikel der GlasQgel per E-Mail erhalten möchte. Dies kann ich jederzeit per Mail an [email protected] oder per Link am Ende jeder E-Mail widerrufen. Mehr Infos in den Datenschutzbedingungen.
 
Scroll to Top