Der Jahresendspurt hat begonnen! Damit ihr erfolgreich mit dem HQ in das neue Jahr starten könnt, haben wir eine HQ Checkliste zum Jahreswechsel zusammengestellt. In fünf Schritten ist euer HQ damit fit für das kommende Geschäftsjahr – und einem erfolgreichen Start 2019 steht nichts mehr im Wege.
1. Zeitfilter auf das neue Geschäftsjahr umstellen
In vielen Übersichten im HQ gibt es Zeitfilter, um immer den richtigen Bereich des Jahres oder auch das aktuelle Geschäftsjahr im Blick zu behalten. Zum Beispiel in den Belegen (Angebote, Rechnungen, Eingangsrechnungen etc.) und in den Controllings. Am Besten stellt ihr diese Filter zum Jahresbeginn auf das neue Geschäftsjahr um oder wählt einen Zeitraum, der die relevanten Monate des vergangenen Jahres noch umfasst.
2. Nummernkreise checken und ggf. auf Null setzen
Die Nummernkreise, u.a. für Belege oder auch Projekte sind häufig so eingestellt, dass sie jährlich neu beginnen zu zählen. Vor allem wenn ihr erst in diesem Jahr begonnen habt, das HQ zu nutzen, habt Ihr wahrscheinlich eine bestimmte Startnummer gesetzt, um den alten Nummernkreis fortzuführen. Checkt am besten einmal, wie diese Startnummer aussieht und ob die Startnummer auch für das Jahr 2019 noch korrekt ist. Vielleicht empfiehlt es sich, im neuen Jahr wieder bei Eins zu beginnen.
“Oh Gott, wie bearbeitet man eigentlich einen Nummernkreis?” – Keine Panik, das könnt ihr hier ganz einfach nachlesen:
Falls ihr für das neue Jahr Layout-Änderungen vornehmt, achtet darauf, in der neuen Dokumentvorlage auch den richtigen Nummernkreis zu hinterlegen.
3. Jahresurlaub setzen
Über die Funktion Jahresurlaub setzen könnt ihr für eure Mitarbeiter die Standardmenge an Urlaubstagen aus dem Vorjahr Übertragen. Resturlaube werden automatisch addiert.
4. Arbeitszeitkonten abschließen
Falls ihr das HQ auch zur Erfassung von Präsenzzeiten nutzt, denkt daran die Arbeitszeitkonten eurer Mitarbeiter für die vorangegangenen Monate abzuschließen (eine Anleitung, wie das funktioniert, findet ihr hier). Dadurch werden die Konten eingefroren und der Status Quo gesichert.
Falls ihr zuvor noch Umbuchungen von Urlaubstagen oder Überstunden vornehmen möchtet, schaut euch diese beiden Artikel an:
5. Urlaubs- und Krankheitstage an den Steuerberater übergeben
In der Benutzerverwaltung lassen sich die Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter monatsweise als PDF-Dokument exportieren. Falls Ihr Arbeitszeitkonten in Verbindung mit dem Controlling Abwesenheiten nutzt, können auch hier entsprechende Übersichten exportiert werden.
Vielleicht sind unsere HQ Webinare auch interessant für euch? In unserem nächsten Webinar, am 15.01.2019, geht es um kleine Tricks im HQ, die einen großen Unterschied machen können. Jetzt kostenlos anmelden und dabei sein!
Wir wünschen euch schöne Festtage und einen guten Rutsch! Wenn ihr noch weitere Fragen zum Jahreswechsel im HQ habt, ist unser Support gerne für euch da!
Euer HQ-Team
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