Ungenaue Zeiterfassung – Wie genau sind unsere Zeiten? Und was macht das in Euro?

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Ungenaue Zeiterfassung kostet Geld. Allein die US-Wirtschaft verliert laut Harvard Business Review jeden Tag 7,4 Milliarden Dollar aufgrund falscher Schätzungen. Das heißt, Agenturen lassen auch hierzulande jede Menge Geld auf dem Tisch liegen. Warum, wie viel genau und was sich dagegen tun lässt, lest ihr in diesem Artikel.

 

Warum kosten ungenaue Projektzeiten Geld?

Weil Stunden vergessen werden und deshalb nicht abgerechnet werden können? Das kann in manchen Fällen sein, ist aber hier nicht gemeint. Denn Abrechnung und das Pricing sind Verhandlungssache und werden oft vorab festgelegt. Das heißt, die Genauigkeit der erfassten Zeiten hat keinen direkten Einfluss darauf.

Gemeint sind Verluste in Form von Kapazitäten. Mitarbeiter werden für Wissen, Erfahrung, Talent und für ihre Zeit bezahlt. Und Zeit ist eine begrenzte Ressource. Man kann sie profitabel oder unprofitabel einsetzen.

 

„Zeit ist eine begrenzte Ressource. Man kann sie profitabel oder unprofitabel einsetzen.“

 

Ein klassisches Beispiel: Ich habe mit meinem Kunden ein für beide Seiten großartiges Angebot ausgehandelt. Die Agentur leistet tolle Arbeit, das Ergebnis kann sich sehen lassen. Allerdings haben die Kollegen im Projektstress keine Stunden, ungenaue Stunden – oder einfach nur zu spät erfasst.

Nun kann es trotz meines überdurchschnittlich guten Pricings sein, dass ich gemessen am Umsatz – ohne es zu merken – einen zu hohen Anteil meiner insgesamt verfügbaren Zeit in das Projekt investiert habe.

Sobald ein Budget überzogen wird, versickern bezahlte Stunden – und der Agentur entgeht der Nutzen möglicher Alternativen. Das kann der Umsatz von Neuprojekten oder Cross-Selling an Bestandskunden sein. Oder Kapazitäten, um den Output für andere Kundenprojekte zu beschleunigen und zu verbessern. Oder Zeit für wichtige interne Projekte wie z.B. die Selbstvermarktung der Agentur oder Teamevents.

Fazit: Kann man mal so machen für ein wichtiges Projekt. Langfristig führt Projektmanagement ohne Controlling aber zu schlechter Auslastung – und damit zu Entlassungen oder in die Insolvenz.

 

Wie viel lässt unsere Agentur auf dem Tisch liegen?

Aufschluss geben kann die viel zitierte Studie „Time is money“ von AffinityLive. Dieser zu Folge werden nicht nur die schwer erfassbaren Zeiten von kurzen Aktivitäten, wie das Lesen und Schreiben von Emails, meist vergessen.

Die ohnehin situativ volatile, subjektive Zeiteinschätzung einer Person verschlechtert sich entlang der Ebbinghaus Forgetting Curveim Gedächtnis mit jeder weiteren Stunde.

In Messungen bei 500 Mitarbeitern wurde erstmals der Zusammenhang von Häufigkeit der Zeiterfassung und der Genauigkeit der Zeiten, also ihrem Übereinstimmen mit der realen Zeitverteilung quantifiziert.

 

Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeiten unregelmäßig erfassen, erfassen deutlich ungenauere Zeiten.

 

Mitarbeiter, die ihre Zeiten mindestens einmal täglich erfassten, erreichten eine durchschnittliche Genauigkeit von 67%. Bei einer Erfassung von mehr als einmal pro Woche ergaben sich durchschnittlich 55%, bei nur einmal pro Woche 48% und bei Erfassung nach über einer Woche nur 36% Genauigkeit. Diese Werte geben uns nun die Möglichkeit, die durchschnittliche Genauigkeit von Teams zu berechnen.

 

1. Schritt: Genauigkeit der Zeiten berechnen

Wählen wir das Beispiel einer Agentur mit zehn Mitarbeitern. Fünf von ihnen erfassen täglich, zwei alle zwei bis drei Tage, zwei nur einmal die Woche und ein Mitarbeiter nur alle zwei Wochen. Nun können wir die Prozentwerte multiplizieren und daraus per Summe die durchschnittliche Genauigkeit aller Zeiten in der Agentur ermitteln.

 

Häufigkeit

der Zeiterfassung

Genauigkeit

der Methode

Anteil der

Mitarbeiter

Anteilige

Genauigkeit

Schätzen am Ende des Tages 67 % z.B. 50 % 33,5 %
Schätzen mehrmals die Woche 55 % z.B. 20 % 11 %
Schätzen am Ende der Woche 48 % z.B. 20 % 9,6 %
Schätzen nach über 7 Tagen 36 % z.B. 10 % 3,6 %
∑ 57,7 %

 

2. Schritt: Verlorene Stunden im Jahr berechnen

Wir wissen nun, dass bei der Genauigkeit von 57,7 % ganze 42,3 % der Arbeitszeit verloren gehen. Bei zehn Mitarbeitern mit 220 Arbeitstagen à acht Stunden ergeben sich zunächst 17.600 Stunden im Jahr. Da wir uns aber nicht für die theoretisch möglichen Stunden interessieren, sondern für die tatsächlich auf Projekten gearbeiteten Stunden, bringen wir nun noch die geschätzte Auslastung unserer Agentur ins Spiel. In diesem Beispiel gehen wir von einer Auslastung von 60% aus. So ergibt sich folgende Rechnung:

 

17.600 h/Jahr x 60% x 42,3% = 4.466,88 h/Jahr

Mögliche Gesamtstunden x Auslastung mit Projektarbeit x ∆ Genauigkeit = ∆ Stunden im Jahr

 

3. Schritt: Verlorene Kapazitäten in Euro und entgangenen Umsatz berechnen

Diese verlorenen Stunden im Jahr lassen sich nun leicht als verlorene Kapazitäten ausdrücken, wenn wir sie mit dem durchschnittlichen internen Stundensatz der Agentur multiplizieren. In unserem Beispiel gehen wir von 70€ pro Stunde aus. Multiplizieren wir die Stunden analog mit dem durchschnittlichen externen Stundensatz von hier 100 € pro Stunde, erhalten wir den durch Ungenauigkeit entgangenen Umsatz.

 

4.466,88 h/Jahr x 70 €/h = 312.681,60 €/Jahr

∆ Stunden im Jahr x ø interner Stundensatz = verlorene Kapazitäten in €

 

4.466,88 h/Jahr x 100 €/h = 446.688 €/Jahr

∆ Stunden im Jahr x ø externer Stundensatz = entgangener Umsatz in €

 

Wie kann man die Genauigkeit verbessern?

1) Eine Möglichkeit ist logischer Weise die Häufigkeit der Zeiterfassung zu erhöhen. Das bedeutet, einfach mehrmals täglich die Zeiten zu aktualisieren oder sich manuell Uhrzeiten zu notieren oder vor und nach jeder Aufgabe eine Stoppuhr zu drücken. Unseren eigenen Messungen zu Folge kann mit entsprechend Disziplin und investierter Zeit durchaus eine Genauigkeit von bis zu 90-95% erreicht werden.

Pro: 

  • Simple Lösung.
  • Nicht erklärungsbedürftig.
  • Zudem kostenlos verfügbar oder in Software enthalten.

Contra:

  • Enorm zeitaufwendig.
  • Keine Anreize/Belohnung für Mitarbeiter die hierfür nötige Disziplin zu zeigen.
  • Zudem durch die vielen kleinen Unterbrechungen während des Tages ein Konzentrations- und Produktivitätskiller.

 

2) Eine weitere Möglichkeit ist automatische Zeiterfassung. Dabei werden alle PC-Aktivitäten (Dateien, Browser, Tools, Emails), alle Kalendertermine und alle Abwesenheitszeiten automatisch gemessen und als Zeitblöcke angezeigt. Diese Blöcke werden entweder automatisch über Regeln (Projektordner & Tags) – oder nach getaner Arbeit kurz per Drag & Drop Projekten zugewiesen. Und dann an die Agentursoftware weitergeleitet. Hierbei ist die Genauigkeit von 90-95% garantiert.

Pro:

  • Produktivitätssteigernd: Keine Ablenkung während des Tages.
  • Arbeitet für den Mitarbeiter im Hintergrund.
  • Sekundengenaue, objektive Messung – alle erfassen gleich genau. Geringer Aufwand am Ende des Tages.
  • Mehrere Möglichkeiten zur automatischen Zuweisung von Zeiten.
  • 100% Privatsphäre und Datenschutz, da alles nur lokal gespeichert wird und nur der Nutzer Einblick haben kann.

Contra:

 

Unser Gastautor Niclas Preisner, 31, hat als junger Kreativer in mehreren Agenturen gearbeitet und gründete vor 3 Jahren das Startup timeBro. In den letzten Jahren hat er den Zeiterfassungsprozess in Hunderten von Unternehmen kennengelernt.


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