Rechnung schreiben – professionell und automatisch

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Wir haben euch bereits gezeigt, wie man mit professionellen Angeboten überzeugt und Aufträge gekonnt an Land zieht. Dieser Artikel beschäftigt sich nun mit der Frage, wie ihr eine ordnungsgemäße Rechnung schreiben könnt und warum die automatisierte Rechnungsstellung ein Vorteil für eure Agentur sein könnte. Denn gute Arbeit soll schließlich auch entsprechend entlohnt werden.

Was gibt es zu beachten, wenn man als Kreativschaffender für eine Dienstleistung eine Rechnung schreiben muss? Was müsst ihr beachten, wenn ihr als Kleinunternehmer Rechnungen schreiben möchtet? Was ist eigentlich ein Kleinstbetrag? Und wie funktioniert ein automatisierter Rechnungsprozess? Wir erklären euch, die Pflichtangaben bei Rechnungen, damit ihr rechtlich auf der sicheren Seite steht und den Lohn für eure Arbeit fristgerecht erhaltet.

Dieser Beitrag richtet sich vor allem an kleinere Agenturen & Freelancer – aber auch die eine oder andere größere Agentur dürfte für die Verbesserung ihres Rechnungsprozesses z.B. zur Umsetzung in der Agentursoftware fündig werden. Daher gehen wir in diesem Beitrag u.a. auch darauf ein, warum die automatisierte Rechnungsstellung ein Vorteil für jede Agentur sein kann, wie der Prozess in der Praxis abläuft und in einer Agentursoftware abgebildet werden kann.

 

Im HQ könnt ihr mit dem neuen Modul „Rechnungslauf“ ab sofort automatisch Rechnungen versenden. In unserem Helpcenter erklären wir euch, wie das funktioniert. Weitere Informationen findet ihr auch am Ende des Beitrags.

 

Was ist eigentlich eine Rechnung?

Eine Rechnung wird nach erbrachter Leistung oder Lieferung einer Ware ausgestellt. Mit der Rechnung kann der Dienstleister eine Zahlung vom Kunden einfordern.

Generell gilt, dass Rechnungen innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung an den Geschäftskunden zu stellen sind. Als Privatperson und bei der Leistungserbringung an eine Privatperson seid ihr an keine Frist gebunden, wenn ihr eine Rechnung schreibt.

Am einfachsten ist es, wenn man eine Rechnungsvorlage erstellt, die man von einem Steuerberater prüfen lässt. In Zukunft kann dann immer wieder auf die Vorlage zurückgegriffen werden. Wenn die Rechnungsvorlage erst einmal steht und vom Steuerberater abgesegnet ist, wird die Rechnungsstellung im Grunde zum Kinderspiel. Besonders einfach ist es natürlich, wenn diese Vorlage dann auch in der eigenen Agentursoftware hinterlegt ist.

 

Rechnung-schreiben
Rechnungen schreiben mit der Agentursoftware HQ

 

Was muss eine Rechnung enthalten?

In § 14 Umsatzsteuergesetz ist gesetzlich festgelegt, was auf jeder Rechnung stehen muss. Dort ist u.a. vermerkt, dass deutlich erkennbar sein sollte, wer wem eine Rechnung stellt. Es empfiehlt sich, direkt im ersten Abschnitt die vollständige eigene Anschrift und die des Leistungsempfängers, also des Kunden, zu notieren.

Am besten legt man dazu eine Vorlage mit Briefkopf an. Inzwischen gibt es auch zahllose Tools, mit denen man Rechnungsvorlagen im eigenen Corporate Design erstellen kann. Das spart nicht nur Zeit, sondern sieht in der Regel auch viel besser aus. Denn wie bei Angeboten, und jeder anderen Art von Beleg, zählt auch bei Rechnungen der äußere Eindruck.

Auch die Bankverbindung des eigenen Kreditinstituts kann in einer solchen Vorlage als fester Bestandteil, beispielsweise in der Fußzeile, integriert werden.

Übrigens: Eine Unterschrift muss nicht zwingend Part einer Rechnung sein. Im Regelfall könnt ihr auf eine handschriftliche Unterschrift verzichten.

Angaben auf einer Rechnung: Steuernummer, Rechnungsnummer & Co.

Beim Rechnung schreiben, muss darauf geachtet werden, dass in dem oberen Abschnitt die Steuer- und Rechnungsnummer, sowie das Ausstellungsdatum der Rechnung, steht.

Die Steuernummer wird vom zuständigen Finanzamt erteilt (je nach Meldeadresse). Bei Rechnungen, die ins europäische Ausland gehen, erteilt das Bundeszentralamt für Steuern auf Antrag eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz USt-IdNr.. Sofern eine Rechnung einem im europäischen Ausland ansässigen Kunden gestellt wird, muss die USt-IdNr. enthalten sein.

Die Rechnungsnummer dient der eindeutigen Identifikation eines Belegs. Was so einfach klingt, sorgt in der Praxis immer wieder zu Verwirrungen. Zu beachten ist, dass jede Rechnungsnummer nur einmal vergeben werden darf und fortlaufend sein muss. Das Finanzamt muss nachvollziehen können, in welcher Reihenfolge die Rechnungen gestellt wurden. Rechnungsnummern müssen jedoch nicht lückenlos vergeben werden, wodurch etwas Entscheidungsspielraum bei der Nummernvergabe bleibt.

Ein Beispiel: Kleinunternehmer und/ oder Selbstständige erstellen viel weniger Rechnungen, als beispielsweise eine große Agentur. Werden die Rechnungen beginnend mit Rechnungsnummer 1 deklariert, könnte dies einen schlechten Eindruck beim Kunden hinterlassen, da dieser sofort erkennen kann, dass der Kreative bislang nur wenige Rechnungen geschrieben hat.

Um einen besseren Eindruck zu hinterlassen, hat sich eine Nummerierung nach Datum bewährt. Dies kann jahresweise geschehen, z.B. 2017-01 oder auf den Tag genau, z.B. 2017-05-10-01.

Hier kannst du dir eine Vorlage für Rechnungen mit Umsatzsteuer kostenlos herunterladen.

Mit einer Agentursoftware, wie dem HQ, lassen sich Rechnungen ganz leicht erstellen. Dann braucht ihr solche Rechnungsvorlagen in Zukunft nicht mehr, sondern könnt mit ein paar wenigen Klicks, ordnungsgemäße Rechnungen erstellen lassen.

 

Rechnung schreiben
Eine Rechnung schreiben im HQ ist ganz einfach

 

Die meisten Agentursoftware-Lösungen bieten darüberhinaus unterschiedliche Varianten zur automatischen Erstellung von Nummernkreisen an.

 

Wofür wird die Rechnung gestellt?

Im nächsten Teil der Rechnung sollte dargelegt werden, was genau dem Kunden eigentlich in Rechnung gestellt wird. Der Leistungsempfänger sollte Art und Umfang der Leistung sofort erkennen können. Erstellt ein Kreativer ein Konzept für die Webseite des Kunden und hat dafür fünf Stunden veranschlagt, könnte dieser Teil der Rechnung z.B. so aussehen:

Art der Leistung

Einheit Umfang Preis je Einheit Gesamtpreis
Konzept für eine Neugestaltung der Firmenwebseite Stunden 5 50 €

250 €

Die Beschreibung der erbrachten Leistung ist auch für die Besteuerung der Leistung relevant (siehe Abschnitt „Wann tritt der ermäßigte Steuersatz von sieben Prozent in Kraft?“). Wer etwas Falsches in die Rechnung schreibt, kann bei der Steuerprüfung ggf. die finanziellen Konsequenzen zu spüren bekommen. Daher sollte die Leistung unbedingt korrekt bezeichnet werden.

Eng mit der Leistung, die erbracht wurde, ist der Leistungszeitraum verknüpft. Auch dieser gehört auf jede Rechnung. Im Regelfall genügt es, wenn der Monat angegeben wird in dem die Leistung erbracht wurde.

 

Der Lohn für meine Arbeit: Der Rechnungsbetrag

Auch für die Ausweisung des Rechnungsbetrags gibt es gesetzliche Vorschriften. In der Regel muss neben dem eigentlichen Betrag einer Rechnung auch der Nettobetrag angegeben werden. Darüber hinaus ist die Höhe des Umsatzsteuersatzes und der jeweilige Umsatzsteuerbetrag anzugeben. Im Voraus vereinbarte Minderungen der Rechnung, wie beispielsweise Rabatte, Boni, Skonti etc., sind gleichermaßen offen abzusetzen. Zusätzlich zum Rechnungsbetrag muss auch ein Zahlungsziel festgelegt werden.

Die gesetzliche Zahlungsfrist von Rechnungen beträgt 30 Tage. Wer sein Geld schon früher erhalten möchte, kann einen entsprechenden Zusatz in das Angebot mit aufnehmen und ein eigenes Zahlungsziel definieren (z.B. 14 Tage). Die gesetzliche Zahlungsfrist ist damit hinfällig.

Ist man als Kleinunternehmer tätig, wird der Betrag einer Rechnung anders ausgewiesen. Ein Kleinunternehmer ist derjenige, dessen Einnahmen im Vorjahr unter 17.500 Euro lagen und(!) dessen Einnahmen im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht die 50.000-Grenze überschreiten.

Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen. Eine Unterscheidung in den Nettobetrag findet folglich nicht statt. Hier empfiehlt es sich, einen entsprechenden Absatz, beim Rechnung schreiben, zu integrieren:

„Gemäß § 19 UstG ist in dem auf der Rechnung ausgewiesenen Betrag keine Umsatzsteuer enthalten.“

Hier kannst du dir eine Rechnung ohne Umsatzsteuer als Vorlage kostenfrei herunterladen.

Eine weitere Ausnahme sind Kleinstbeträge, also alle Beträge unter 150 Euro. Weist ein Dienstleister Beträge unter 150 Euro auf seiner Rechnung aus, kann er laut § 33 UStDV auf zahlreiche Pflichtangaben auf der Rechnung verzichten. Lediglich der vollständige Name, die eigene Anschrift, das Rechnungsdatum, der Leistungsumfang, der Steuersatz (bzw. im Fall einer Steuerbefreiung ein entsprechender Hinweis) und der Rechnungsbetrag (in einer Summe) müssen dann auf der Rechnung vermerkt werden.

Wie verhalte ich mich bei Preisnachlässen?

Dem Kunden Minderungen des Rechnungsbetrags in Aussicht zu stellen, ist im Geschäftsalltag nicht unüblich. Dies kann in Form von Rabatten geschehen, z.B. als Werbemaßnahme oder auch als Skonto (Bezahlt ein Kunde seine Rechnung sofort, wird ihm ein Teil des Preises erlassen).

Egal, um welche Form der Betragsminderung es sich handelt, jede vorab vereinbarte Art der Minderung des Entgelts, muss beim Rechnung schreiben berücksichtigt und aufgeführt werden. Schließlich kann es vorkommen, dass dem Kunden ein Skonto eingeräumt wird, man jedoch gar nicht sicher weiß, ob er davon auch tatsächlich gebrauch macht. In der Regel bietet die Agentursoftware passende Optionen an. Eine praktikable Formulierung könnte so oder so ähnlich lauten:

“3 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 2 Wochen nach Rechnungserhalt”

 

Wann tritt der ermäßigte Steuersatz von sieben Prozent in Kraft?

Sofern der Kreative nicht als Kleinunternehmer tätig ist, muss er die Umsatzsteuer auf seiner Rechnung aufführen. Was viele gar nicht wissen: Die Umsatzsteuer liegt nicht zwangsläufig bei 19 Prozent. In Einzelfällen gilt ein ermäßigter Steuersatz von 7 Prozent. Ob ermäßigt oder nicht, in jedem Fall sollte beim Rechnung schreiben darauf geachtet werden, welcher Steuersatz zum Tragen kommt bzw. was Gegenstand des Vertrags ist.

Die Beurteilung hängt dabei vom Aspekt der Rechtsübertragung ab. Das bedeutet: Werden dem Kunden Nutzungsrechte von urheberrechtlich geschützten Inhalten (im Sinne des § 14 Abs. 2 Nr. 7 Buchstabe c) UStG) überlassen, kann der ermäßigte Steuersatz berücksichtigt werden. Dem Kunden muss also beispielsweise das Recht eingeräumt werden Texte zu verwerten, Abzüge zu erstellen oder Auszüge zu nutzen und zu veröffentlichen.

Ein mögliches Szenario: Ein Grafiker erstellt Visitenkarten für einen Kunden und stellt dem Kunden frei diese im Anschluss selbstständig zu bearbeiten und zu vervielfältigen – es gilt der ermäßigte Steuersatz.

Auch für einen zweiten Kunden erstellt der Designer ein Set Visitenkarten. Diese Karten sind viel aufwendiger und individueller, sodass sich der Grafiker dazu entscheidet, seine Nutzungsrechte nicht zu übertragen. Der Kunde kann die Visitenkarten in diesem Fall nur beim Grafiker nachbestellen oder Änderungen veranlassen – hier gilt der übliche Umsatzsteuersatz von 19 Prozent.

 

Warum man Rechnungen automatisiert per E-Mail versenden sollte

Rechnungen zu erstellen und zu versenden ist für viele Agenturen nach wie vor ein leidiges Thema. Manche Agenturen hantieren noch heute mit Wordvorlagen, die manuell angepasst werden und im Anschluss an den Kunden versandt werden. Dabei gibt es zahlreiche Tools, die es denkbar einfach machen, elektronische Rechnungen zu erstellen und zu versenden. Das eigene Unternehmensdesign kann dabei selbstverständlich in den Rechnungen berücksichtigt werden.

Die automatische Verarbeitung von Rechnungen ist noch praktischer. Das Automatisieren des Rechnungsversands kann dabei eine Menge Geld einsparen. Zum einen durch die Zeit, die bei der automatischen Generierung von Rechnungen entfällt, zum anderen führt die kürzere Bearbeitungszeit auch zum schnelleren Zahlungseingang.

 

Planumsätze und wiederkehrende Rechnungen

Die Grundlage, um wiederkehrende Rechnungen im HQ erstellen zu können ist die Definition von Planumsätzen. Aber was sind eigentlich Planumsätze? Im HQ dienen Planumsätze dazu einen Forecast über zukünftige Umsätze zu erstellen, d.h. der Planumsatz ist eine Umsatzprognose. Zudem werden Planumsätze im HQ verwendet, um wiederkehrende Rechnungen anzulegen.

Wird beispielsweise monatlich ein gleichbleibender Retainer von 5.000 Euro benötigt, kann dieser als Planumsatz angelegt werden. Dieser Umsatz wird im Anschluss jeden Monat erneut angelegt und kann automatisch in eine Rechnung umgewandelt werden ohne dass die Rechnung oder die Position auf der Rechnung neu erstellt werden muss. Im HQ müsst ihr also nur einmalig einen Planumsatz einrichten, den das HQ dann im festgelegten Turnus immer wieder von alleine erstellt. Zudem lassen sich Planumsätze im HQ auch mit nur einem Klick aus einem Angebot generieren (inkl. des wiederkehrenden Turnus.

In diesem Artikel zeigen wir euch, wie man Planumsätze an verschiedenen Stellen im HQ angelegen kann.

 

Automatisch Rechnungen versenden – Das neue Modul Rechnungslauf im HQ

Mit dem neuen Modul Rechnungslauf könnt ihr komplett automatisiert Rechnungen aus euren Planumsätzen erzeugen und diese im PDF-Format per E-Mail versenden. Natürlich könnt ihr die Rechnung ganz nach euren Bedürfnissen anpassen – vom Logo über den Briefkopf bis hin zum Layout könnt ihr alles selbst bestimmen. 

Die Voraussetzung, um automatisch Rechnungen zu erstellen ist die Definition von Planumsätzen. Im neuen Rechnungslauf-Modul können diese Planumsätze angezeigt, ausgewählt und schließlich in eine Rechnung umgewandelt werden. Dazu genügt schon ein einziger Klick auf den Button „Rechnungen erzeugen“.

 

PDF-Rechnung automatisch per E-Mail versenden

Nachdem die Seite neu geladen wurde, sind unter dem Tab Rechnungen alle automatisch erzeugten Rechnungen zu finden. Diese Rechnungen können nun heruntergeladen, bearbeitet oder als Vorschau angezeigt werden. Auch einzelne Rechnungen können an dieser Stelle angepasst werden.

Ihr könnt nun alle Rechnungen auswählen, die versendet werden sollen. Es ist sowohl eine Einzel-, als auch eine Mehrfachauswahl möglich. Ein Klick auf den Button “Rechnungen versenden” genügt, um den Rechnungsversand per E-Mail auszulösen.

Die Rechnung wird automatisch als PDF via E-Mail versendet. Die dazu benötigte E-Mail-Vorlage samt Text und Signatur und das Layout der Rechnung kann selbstverständlich nach euren Bedürfnissen angepasst werden. 

 

Um den Rechnungslauf zu aktivieren, kannst du dich per Mail oder im Chat an uns wenden.

 

Im zweiten Teil dieser Reihe erklären wir euch, ob es besser ist eine Rechnung per Post oder Email zu versenden. Was zu beachten ist, wenn ihr eine Rechnung stornieren müsst und wie ihr Rechnungen am besten rechtlich sicher aufbewahrt.

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