Ressourcenplanung – Genau wissen, wieviel Kapazität noch bleibt

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Wie ausgelastet sind wir? Wie können wir die vorhandenen Kapazitäten unserer Mitarbeiter übersichtlich auf die unterschiedlichen Projekte aufteilen? Solche Fragen beschäftigen jedes Unternehmen. Die genaue Planung aller Ressourcen beeinflusst maßgeblich den Erfolg von Projekten. Doch ohne die passende Software ist eine detaillierte Ressourcenplanung ziemlich komplex. Daher sollte die Ressourcenplanung, in unseren Augen, in jeder Agentursoftware abgedeckt werden. Worum es sich dabei genau handelt und wie das in der Praxis aussehen kann, das wollen wir euch in diesem Beitrag erläutern.

 

Was versteht man unter Ressourcenplanung?

Ein Auftrag wird entgegengenommen und nun stellt sich im Team die Frage, wann er erledigt werden soll und was benötigt wird, damit der Auftrag in der angegebenen Zeit zufriedenstellend abgewickelt werden kann.  

All diese wichtigen Fragen sind Bestandteil der Ressourcenplanung und müssen daher berücksichtigt werden. Hierbei wird auch die Darstellung des Bedarfs unterschiedlicher Ressourcen über die gesamte Projektdauer hinweg kontrolliert. Eine Darstellung kann entweder tabellarisch oder graphisch abgebildet werden.

Unter Ressourcen fallen aber nicht nur Mitarbeiter und Arbeitszeiten, auch Maschinen, Geräte oder Räume, die für die Fertigstellung eines Projektes notwendig sind, können gemeint sein. Letztendlich ist jeder Faktor, der zur Erfüllung eines Auftrages benötigt wird und in einer begrenzten Menge vorhanden ist, eine Ressource.

Bei der Planung aller Ressourcen sind die entsprechend unterschiedlichen Kennzahlen zu berücksichtigen. Maschinen oder Geräte werden beispielsweise gewartet und sind in ihrer vorhandenen Stückzahl begrenzt. Mitarbeiter hingegen haben Urlaubstage, unterschiedliche Arbeitszeiten oder können wegen Krankheit ein paar Tage ausfallen. Dieser Umstand der unterschiedlichen Ressourcen muss in der Ressourcenplanung berücksichtigt werden.

 

Warum ist es so wichtig seine Ressourcen genau zu planen und warum ist es sinnvoll, hierfür eine Agentursoftware mit Ressourcenplanung zu nutzen?

Irgendwie muss man ja wissen, wer an einem neuen Projekt mitarbeiten kann, damit die Deadline des Auftrages gehalten wird. Letztendlich planen wir ständig unsere Zeiten für bestimmte Projekte. Wir haben für jeden Tag gewisse Aufgaben, die erledigt werden sollen.

So müssen beispielsweise Angebote formuliert, geschrieben und verschickt werden, dann müssen Blogartikel recherchiert, geschrieben und eingeplant werden und damit einhergehend müssen auch Newsletter geplant und verschickt werden. Dabei muss aus Erfahrungen abgewogen werden, wie lange man für die einzelnen Aufgaben benötigen wird. Spätestens bei Teamarbeiten wird deutlich, dass je mehr Menschen zusammen an einem Projekt arbeiten, Absprachen umso wichtiger werden, damit das Projekt zufriedenstellend erledigt werden kann.

Um sich einen Überblick über die unterschiedlichen Faktoren zu verschaffen, gibt es viele Möglichkeiten, zur Visualisierung und Planung. Natürlich lassen sich solche Prozesse auch in einer Tabelle, wie z.B. Excel, darstellen.

Allerdings wird es kompliziert, wenn sich mehrere Projektaufgaben verschieben und der Kunde ein Update verlangt. Und wenn es zu kompliziert wird, kann es schließlich dazu kommen, dass die Planung der Ressourcen nicht mehr korrekt und tagesaktuell ausgeführt wird. Das führt zu Fehlplanungen und kann letztendlich zum Scheitern der Deadline führen. Außerdem schleicht sich in Excel auch gerne mal der Fehlerteufel ein, da es einfach kein Tool ist, dass für derartige Prozesse entwickelt wurde. Auch das Planen in Teamkalendern wird schnell unübersichtlich, sobald die Anzahl der Teammitglieder wächst.

 

Ressourcenplanung: Tabellarische-Darstellung-vs.-Graphische-Darstellung
Tabellarische Darstellung vs. Graphische Darstellung – Was ist übersichtlicher?

 

Eine Agentursoftware mit Ressourcenplanung vereinfacht den Prozess deutlich. Jeder Mitarbeiter kann sich schnell einen Überblick über alle Kapazitäten verschaffen und daraufhin einen zuverlässigen Projektplan mit Deadlines entwerfen. Von dem kompletten Timing für einzelne Projekte oder Klein- und Großaufträge bis hin zur Terminplanung mit allen To-Dos – alles lässt sich dort effizient und übersichtlich organisieren. Zudem ist direkt ersichtlich, ob ein Mitarbeiter ausreichend Kapazität zu Verfügung hat, bald in den Urlaub fährt oder Termine außer Haus hat.

 

Wir halten an dieser Stelle fest: Eine intuitive und zuverlässige Ressourcenplanung ist das A und O für jedes Unternehmen, da die sichere Planung von Ressourcen, Kapazitäten und Verfügbarkeiten über den Erfolg des Unternehmens entscheidet.

 

Agentursoftware mit Ressourcenplanung – Was sollte das richtige Ressourcenplanungs-Tool beinhalten?

Dass es keine allgemeingültige Lösung für alle Agenturen gibt, steht außer Frage. Allerdings gibt es Funktionen, die sich bewährt haben und den Prozess innerhalb vieler Agenturen – ob Kreativ- oder Eventagentur – vereinfachen. So ist es ideal, wenn sich der Ressourcenplan direkt in die Projekt- und Personalplanung eines Unternehmens integrieren lässt. Alle Komponenten werden auf den ersten Blick ersichtlich und der Projektplaner verliert keine unnötige Zeit mit der Suche oder dem Datenabgleich. Darüber hinaus sollte es möglich sein, Aufgaben direkt an Mitarbeiter oder Teams zuweisen zu können. Dabei sollten auch externe Ressourcen, wie z.B. Freelancer, mit berücksichtigt werden.

Eine grafische Darstellung der Verfügbarkeiten sieht nicht nur schön aus und ist übersichtlicher, sondern berücksichtigt im Idealfall auch die Urlaubsplanungen und die individuellen Arbeitszeiten der Mitarbeiter. Besonders von Vorteil ist es, wenn solche Tools eine direkte Kombination mit der Zeiterfassung anbieten. All diese Komponenten führen dazu, dass das Identifizieren von Engpässen schnell erfolgen kann und die entsprechenden Maßnahmen ergriffen werden können. 

 

Ressourcenplanung, so funktioniert sie im HQ
Ressourcenplanung im HQ

 

Checkliste: Diese Eigenschaften sollte eine Ressourcenplanung berücksichtigen.

  • Direkte Integration der Projekt- und Personalplanung
  • Aufgaben können direkt an Mitarbeiter oder Teams zugewiesen werden
  • Berücksichtigung von externen Ressourcen, wie z.B. Freelancern
  • Grafische Darstellung der Verfügbarkeiten
  • Direkte Kombination mit der Zeiterfassung
  • Festlegen von individuellen Arbeitszeiten, Urlaubstagen, Ausfällen und Grundlasten

 

So funktioniert Ressourcenplanung in der Agentur

Bei der Planung von Ressourcen ist es wichtig, dass deutlich zu erkennen ist, wieviel Kapazität einem Mitarbeiter oder einem Team in einem bestimmten Zeitraum noch zur Verfügung steht. Zu berücksichtigen sind dabei zum Beispiel die allgemeinen Arbeitszeiten, aber auch Urlaube, andere Abwesenheiten oder bereits verplante Stunden.

Für den Alltag in der Agentur ergibt sich im jeweiligen Planungstool eine zentrale Übersicht in der für jeden Mitarbeiter verplante Urlaubstage oder andere Abwesenheiten eingetragen werden. Auch seine allgemeinen Stunden, abzüglich der Zeit, die für administrative Aufgaben oder Organisatorisches bereits verplant ist, müssen hinterlegt werden, die sogenannte Grundlast. Dadurch erhält jedes Teammitglied einen guten Überblick über die tatsächlich vorhandenen Kapazitäten eines Mitarbeiters.

 

Aus der Darstellung der Planung muss deutlich hervor gehen, wofür und mit wie viel Aufwand eine Ressource eingeplant wurde. Das bedeutet, dass auf den ersten Blick ersichtlich sein muss, um welchen Kunden bzw. um welches Projekt es sich handelt und welche Aufgaben dort mit wieviel Zeitaufwand geplant sind.

 

Sind all diese Informationen im Tool hinterlegt, ist der größte Teil bereits erledigt. Der Projektleiter kann direkt erkennen, dass Grafikerin Anne noch fünf Stunden am Website-Projekt arbeiten kann und Texterin Karo sogar noch sieben. Mit diesem Wissen kann er die beiden Kolleginnen einplanen. Schon bei der Planung ist klar, ob noch ausreichend Kapazität im Team zur Verfügung steht oder ob z.B. auf Freelancer zurückgegriffen werden muss, um die Deadline zu halten.

Natürlich sind solche Pläne nicht in Stein gemeißelt und verändern sich im Laufe eines Projektes. Daher ist es wichtig, dass jede Veränderung von Ressourcen im Zeitplan einfach und schnell umsetzbar und für jeden direkt ersichtlich sind. Besonders hilfreich für zukünftige Ressourcenplanungen ist es, wenn sich im Nachhinein eines abgeschlossenen Projekts ein klarer Vergleich zwischen Planung und tatsächlichem Aufwand ziehen lässt, um die Diskrepanz für zukünftige Aufträge direkt miteinzubeziehen.

 

Ressourcenplanung mit dem HQ

Hier bekommt ihr einen kleinen Einblick, wie eine Ressourcenplanung in der Agentursoftware, dem HQ, prinzipiell abläuft.

 

Wie viel Kapazität haben wir im Team?

Die Grundlage bei einem Ressourcenplan sind die Kapazitäten der Mitarbeiter. Hier muss zuerst definiert werden, wie viel Kapazitäten im Team überhaupt vorhanden sind. Dies ist im Bereich der Benutzerverwaltung möglich. Hier können Arbeitszeiten, Stammdaten wie auch Grundlasten festgelegt werden. Wenn zum Beispiel jemand Halbtags arbeitet, wird dies dort angegeben.

Niemand kann die kompletten 8 Stunden eines Arbeitstages produktiv auf Projekte arbeiten. Daher ist es wichtig, eine Grundlast einzutragen und dies funktioniert im HQ in den Stammdaten. Dort wird die Kapazität um die Grundlast verringert. So werden beispielwiese für diesen einen Kollegen nur 6 Stunden zur freien Verfügung pro Arbeitstag angegeben. Die Grundlast muss dementsprechend für jeden Mitarbeiter einmal angepasst werden. Natürlich kann man diese Angaben auch wieder verändern, wenn man merkt, dass man eigentlich mehr als 2 Stunden pro Tag für andere Aktivitäten verplant ist.

 

Feiertage und Ressourcengruppen

Nicht zu vergessen sind die Feiertage. Diese variieren je nach Bundesland / Land und müssen daher ebenfalls angepasst werden. Urlaube, Krankheitstage oder andere Abwesenheiten müssen ebenfalls berücksichtigt werden.

Eine weitere wichtige Grundeinstellung, sind die Ressourcengruppen. Sie sind wichtig, um einen schnellen Gesamtüberblick über die Kapazitäten eines Teams oder einer Gruppe zu bekommen. Mitarbeiter werden hierbei in bestimmte Teams aufgeteilt und können ganz leicht auf verschiedene Projekte „verschoben“ werden. Auch Räume oder Freelancer können hier angegeben und verplant werden.

 

Ressourcenplanung im HQ Auslastung
Wie ausgelastet ist mein Team? Mit dem HQ immer auf dem aktuellen Stand

 

Projekte im HQ

Nun wird sich der Projekte gewidmet, indem ein Projektplan erstellt wird. Dies kann entweder händisch, aus einem Angebot heraus oder durch eine Vorlage im HQ geschehen. Ganz wichtig sind hierbei die Zeiträume und der Soll-Wert der Projekte und Aufgaben.

 

Dabei gibt es zwei Varianten: Die Homogene und die auffüllende Ressourcen–Kapazitäten–Planung.

 

Die homogene Planung macht Sinn, wenn sich Projektphasen über einen längeren Zeitraum hinweg erstrecken. Hier werden dann die Zeiten über den Zeitraum gleich verteilt.

Eine auffüllende Planung ist von Vorteil, wenn es sich um sehr kurze Zeiträume handelt und nachgeplant wird. Dabei werden dann die Zeiten direkt an den Anfang einer Phase geplant. Allerdings kann diese Funktion nur von dem Support Team freigeschalten werden.

Anschließend werden für die Aufgaben Soll-Werte geplant und Mitarbeiter auf die Aufgaben besetzt. Dabei werden die Soll-Stunden als verplante Zeit an die Mitarbeiter übergeben. Hier kann man im HQ auch direkt sehen, ob der Mitarbeiter noch genügend freie Kapazität zur Verfügung hat.

 

Wichtig: Wenn es Mitarbeiter gibt, die besonders schnell oder langsamer sind, können hier natürlich auch abweichende Werte zum Soll eintragen werden, um den realistischen Verbraucht darzustellen. Da die Soll-Werte meist auf dem verkauften Angebot basieren, ist diese Punkt wichtig.

 

Bei der übergreifenden Ressourcenplanung in der Roadmap ist eine wirklich hilfreiche Funktion das farbliche Hervorheben von bestimmten Eigenschaften im HQ. Es können sowohl die unterschiedlichen Projekte farblich abgesetzt werden, als auch die Überplanung einer Person. So ist direkt zu erkennen, wenn über die Kapazität einer Ressource geplant wird. Zur weiteren Verdeutlichung der Kapazitäten der einzelnen Mitarbeiter kann außerdem das Histogramm zur Hilfe gezogen werden. Auch hier wird auf den ersten Blick ersichtlich wer bereits sehr ausgelastet ist und wer noch Kapazitäten frei hat. In der Ressourcenplanung könnt Ihr außerdem Aufgaben zwischen Mitarbeitern / Ressourcen umplanen und per Drag & Drop verschieben.

 

Kleiner Tipp:
Um eine bessere Übersicht über eure Teams / Ressourcengruppen zu gewinnen, könnt ihr in der Ressourcenplanung nur die Gruppen einblenden die euch interessieren. Wenn ihr für einzelne Projekte Farben vergibt, dann wird die Planung noch übersichtlicher.

 

Mit diesen grundlegenden Einstellungen sind eure Ressourcen ganz einfach und übersichtlich geplant. So wisst ihr immer, wie viel Kapazitäten ihr noch für Projekte frei habt.

 

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