Projektmanagement: Trends und Themen 2020

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Mit dem neuen Jahr hat zeitgleich auch ein neues Jahrzehnt begonnen. 2020 dürfte die Digitalisierung mittlerweile in jeder Agentur ihre Spuren hinterlassen haben. Weg von Post-its und Notizblock und hin zu smartem digitalen Projektmanagement.

Doch welche Themen dominieren im neuen Jahrzehnt die Projektmanagement-Szene? Wir haben drei Top-Themen recherchiert, die 2020 jeder Projektmanager auf dem Schirm haben sollte. 

1. Vollständige Ressourcenplanung wird immer wichtiger

Starten wir direkt mit einem Thema, welches für die Planung eines Projektes ohnehin schon unabdingbar ist und im Zeitalter von Remote-Work und Home-Office noch wichtiger wird: Ressourcenplanung.

Die genaue Planung der Ressourcen ist für den Ablauf eines Projekts elementar wichtig. Wie ausgelastet sind wir? Können wir einen weiteren Auftrag annehmen oder muss die Deadline womöglich verschoben werden? Und wie können wir die vorhandenen Kapazitäten unserer Mitarbeiter übersichtlich auf die unterschiedlichen Projekte aufteilen?

Warum Ressourcenplanung 2020 so ein wichtiges Thema ist

Immer öfter wird den Mitarbeitern die Möglichkeit geboten, auch remote – zum Beispiel aus einem Café oder im Home-Office – zu arbeiten. Hinzu kommen Kollegen, die beispielsweise während einer Geschäftsreise aus einer anderen Zeitzone arbeiten oder gar als digitale Nomaden Arbeiten und Reisen miteinander verknüpfen.

Solche Szenarien müssen auch bei der Planung der Ressourcen berücksichtigt werden. Es muss sowohl für die Kollegen, als auch für den Projektverantwortlichen direkt ersichtlich sein, welcher Kollege aus dem Home-Office arbeitet, wer auf einem Kundentermin ist oder wer verfügbar im Büro sitzt.  

Ressourcenplanung-mit-dem-HQ
Ressourcenplanung – Genau wissen, wieviel Kapazität noch bleibt

Generell geht der Trend 2020 dahin, die Verfügbarkeit der Mitarbeiter noch optimaler und konsequenter zu planen. Die Projektverantwortlichen sehen sich jedoch mit einer großen Herausforderung konfrontiert: Sie müssen versuchen das Unplanbare planbar zu machen.

Immer wichtiger wird daher die Kommunikation zwischen den Teams und der uneingeschränkte Zugriff auf die Verfügbarkeit aller Beteiligten. Nur wenn sowohl der Projektmanager, als auch die Mitarbeiter an einem Strang ziehen, kann eine funktionierende Ressourcenplanung stattfinden. 

Ressourcenplanung mit dem HQ 

Eine gute Agentursoftware, wie das HQ, kann diesen Prozess maßgeblich vereinfachen. Mit Hilfe einer solchen Software wird der Ressourcenplan direkt in die Projekt- und Personalplanung eines Unternehmens integriert. Alle Komponenten sind auf den ersten Blick ersichtlich und der Projektplaner verliert keine unnötige Zeit mit der Suche oder dem Datenabgleich.

Darüber hinaus können Aufgaben direkt an Mitarbeiter oder Teams zugewiesen werden. Dies beinhaltet auch externe Ressourcen, wie z.B. Freelancer.
Eine übersichtliche grafische Darstellung der Verfügbarkeiten berücksichtigt beim HQ die Urlaubsplanungen und die individuellen Arbeitszeiten inkl. Remote-Work der Mitarbeiter und rundet die Ressourcenplanung ab. 

Eine intuitive und zuverlässige Ressourcenplanung ist das A und O für jedes Unternehmen, da die sichere Planung von Ressourcen, Kapazitäten und Verfügbarkeiten über den Erfolg des Unternehmens entscheidet.

2. Zeiterfassung – eine Hass-Liebe, die bleibt

Im Mai 2019 hat ein Urteil des europäischen Gerichtshofs (EuGH) für viel Aufruhr gesorgt. Ausschlaggebend für das neue Gesetz zur Arbeitszeiterfassung war eine spanische Gewerkschaft, die gegen einen Ableger der Deutschen Bank geklagt hatte. Sie forderte, dass die täglich geleisteten Stunden der Mitarbeiter aufgezeichnet werden müssten, damit die vorgesehene Arbeitszeit auch eingehalten werden kann.

Die Richter machten daraufhin die Zeiterfassung zur Pflicht: Alle EU-Mitgliedstaaten sind dazu verpflichtet, ein System zur systematischen Erfassung der Arbeitszeiten einzuführen, an das sich die Arbeitgeber halten müssen. Der EuGH ließ jedoch offen, wie genau die Erfassung der Arbeitszeiten erfolgen muss. Ob elektronisch, altmodisch per Stechuhr oder auf dem Papier – Hauptsache das System ist objektiv, verlässlich und zugänglich.

Seit dem Urteil ist mittlerweile mehr als ein halbes Jahr vergangen. Was hat sich seitdem geändert? Die Vorarbeiten für die Umsetzung des Urteils sind nun abgeschlossen, wie eine Sprecherin des Bundesarbeitsministeriums vor kurzem mitteilte.

Ein Gutachten hat festgestellt, dass der Bundesgesetzgeber verpflichtet ist, das Arbeitszeitrecht zu ergänzen, weil es im deutschen Recht momentan keine generelle Verpflichtung aller Arbeitgeber gibt, die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten aufzuzeichnen.

Zeiterfassung in den Agenturen und seine Probleme
Oft werden Zeiten nachträglich und ungenau erfasst

Das Arbeitsministerium sagte auch, dass man dabei behutsam vorgehen will. Man werde bei der Umsetzung des Urteils „nicht alles auf den Kopf stellen, aber einzelne Elemente müssten angepasst werden”, so die Sprecherin.

Egal in welcher Form und wie lange es dauert bis das Gesetz in Kraft trifft, als HQ Nutzer ist man durch die integrierte Zeiterfassung bereits jetzt bestens vorbereitet. Im HQ kann die Projektplanung mit der Arbeitszeiterfassung direkt verbunden werden und bietet unterschiedliche Möglichkeiten seine Zeiten zu erfassen. 

Zeiterfassung mit dem HQ

Natürlich soll der Aufwand, um Zeiten zu erfassen, so gering wie möglich sein. Wer hat schon Lust, sich mit einem so unliebsamen Thema zu beschäftigen? Mit dem HQ könnt ihr eure Zeiten auf die Weise mitstoppen, wie euch das am besten in euren Alltag passt. 

Alle Arten der Präsenzzeiterfassung folgen dem Prinzip einer Stempeluhr und haben eines gemeinsam: Man kann sich einstempeln ohne eine spezifische Aufgabe bzw. ein spezifisches Projekt auszuwählen. Bei dieser Möglichkeit könnt ihr individuell festlegen, ob Pausenzeiten erfasst werden müssen oder nicht. Gesetzliche Pausenzeiten können dabei sogar automatisch eingefügt werden. 

Auf dem Dashboard des HQ findet ihr die Stoppuhr, die wahrscheinlich meistgenutzte Lösung zum Tracken von Zeiten im HQ. Ihr klickt einfach auf die Play-Taste, wenn ihr kommt und auf die Stopp-Taste, wenn ihr geht. Über einen Haken bei “Alles zeigen, könnt ihr euch die zuletzt erfassten Zeiten einblenden lassen. Die HQ-Stoppuhr bietet euch außerdem die Möglichkeit, Zeiten direkt auf Projekt-Tasks laufen zu lassen und spezifische Reportings dafür zu erstellen. 

Darüberhinaus könnt ihr eure Zeiterfassung direkt unter Meine offenen Aufgaben auf dem Dashboard starten oder ihr wählt unsere automatische Zeiterfassung, die euch dabei unterstützt eure Zeiten noch schneller, einfacher und exakter zu tracken.

3. Digitalisierung und agiles Projektmanagement 

Bei den meisten ist inzwischen angekommen, dass sich agile Arbeitsweisen, wie Kanban, nicht nur für die Software-Entwicklung eignen. Aber was genau macht ein agiles Projektmanagement aus?

Die zunehmende Digitalisierung führt dazu, dass alle Prozesse in ihrer Komplexität wachsen und sich gleichzeitig aber auch immer schneller verändern können. Diese Entwicklung wird sich auch in den nächsten Jahren noch weiter fortsetzen.

Das klassische Projektmanagement, welches mit Stift und Post-its betrieben wurde, kommt in diesen modernen Zeiten durch die Digitalisierung in vielen Unternehmen an seine Grenzen. Schließlich muss in Zeiten des ständigen Wandels flexibel reagiert werden können, wobei alle Beteiligten auch immer über den aktuellen Stand Bescheid wissen müssen. Ohne agile Methoden ist das nicht zu bewerkstelligen. 

Agiles Projektmanagement mit dem Kanban-Board 

Das Kanban-Prinzip basiert auf ein paar wenigen Elementen: Einem zentralen Kanban-Board auf das alle Teammitglieder Einblick haben sollten, mindestens drei Prozess-Spalten (Backlog, In Progress, Done) und den Kanban-Kärtchen auf denen Aufgaben definiert werden. 

In der Prozess-Spalte dem Backlog befinden sich alle Aufgaben, die erledigt werden müssen, in der In Progress-Spalte werden alle Aufgaben gesammelt, die sich aktuell in Arbeit befinden und in die Done-Spalte kommen alle Aufgaben, die bereits erledigt wurden.

Das Kanban-Board im HQ
Das Kanban-Board im HQ

Kommt es bei einer Aufgabe, die bearbeitet wird, zu Problemen, wird diese als blocked markiert. Gemeinsam wird dann entschieden, wie diese Blockade am schnellsten gelöst werden kann. Durch dieses Erkennen und das darauf folgende schnelle Reagieren können Engpässe rechtzeitig erkannt werden und Aufgaben an andere Teammitglieder verteilt werden.

Diese laufende Verbesserung des Prozesses, noch während das Projekt läuft, macht Kanban zu einer agilen Methode. Im besten Fall passt sich also das Kanban-Board dem Team und dessen Aufgaben an und nicht andersherum. 

Vorteile Kanban-Board

  • Es ist direkt ersichtlich, welche Themen im Fokus liegen und was zeitnah erledigt werden sollte. 
  • Alle Teammitglieder haben einen guten Überblick über die eigenen To-Dos.
  • Man erkennt auf einen Blick, wie ausgelastet die Kollegen sind und ob diese noch Unterstützung benötigen.
  • Falls zu viele Arbeiten gleichzeitig blockiert sind oder nur langsam voran gehen, zeigt dies die Schwächen im Arbeitsprozess.

Das Kanban-Board im HQ

Auch das HQ hat eine Kanban-Funktion. Das besondere beim HQ: Die Aufgaben auf dem Kanban-Board entsprechen auch den Aufgaben aus der klassischen Projektplanung im Gantt-Chart. Damit kann das Projekt im HQ nun also sowohl in seinem zeitlichen Ablauf (Projektplan), als auch als einfache Aufgabenliste (Kanban-Board) geplant werden. Dies ist die große Stärke des HQ: Die Zeit bzw. Ressourcenplanung ist direkt mit dem Kanban-Board verknüpft.

Darüber hinaus gibt es für User mit ausreichenden Rechten auch ein projektübergreifendes Kanban-Board, in dem z.B. alle überfälligen Aufgaben oder alle Aufgaben aus Projekten eines bestimmten Teams angezeigt werden können. Damit werden die eigenen Aufgaben noch besser organisiert und agile Teams erhalten ein optimales Werkzeug zur Nachverfolgung ihrer Projekte.

Fazit: Die Notwendigkeit passender Projektmanagement-Tools steigt

Obwohl sowohl das agile Projektmanagement, als auch Zeiterfassung und Ressourcenplanung durch eine passende Software erheblich vereinfacht werden, scheint das Thema auch 2020 noch nicht in allen Kreativ-Abteilungen angekommen zu sein. Das spiegelt sich auch in einer Umfrage von Brain Consulting wieder. Dort heißt es, dass lediglich bei 66 Prozent der Befragten ein Tool im Einsatz ist. Im Umkehrschluss bedeutet das: Ein Drittel der Befragten Marketing-Profis nutzt kein Projektmanagement-Tool! 

Die Digitalisierung von Unternehmen und die Einführung einer Projektmanagement-Software, wie dem HQ, werden uns auch 2020 weiter stark beschäftigen, denn mit Blick auf die Digitalisierung sind wir generell noch nicht da, wo wir sein könnten.

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