Projektmanagement Tools für Agenturen – unsere Top Auswahl 2019

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Ihr kennt das bestimmt auch. An manchen Tagen ist einiges los und die To-Dos werden immer mehr. Dann wird eure Lieblingskollegin krank und der Kunde verlangt nach einem Update oder einer Rechnung. Und wenn ihr euch vor Arbeit eh schon nicht mehr retten könnt, sind da auch noch eure Social-Media-Kanäle, welche gerne mit kreativen Inhalten gefüttert werden wollen.

 

Projektmanagement Tools schaffen Abhilfe!

Bitte nicht den Kopf in den Sand stecken, es gibt mittlerweile so viele Tools, die euch das Arbeitsleben erleichtern können und genau in diesen Situationen Abhilfe schaffen. Allerdings ist die Auswahl schier erschlagend. Wahrscheinlich ist auch das der Grund, dass einfach weiter gearbeitet wird wie zuvor…

 

Hier bekommt ihr eine praktische Projektmanagement Tool-Übersicht, die euren Agenturalltag vereinfachen wird!

Wie gut, dass wir zur Stelle sind und euch eine Liste mit Projektmanagement Tools und weiteren coolen Apps zusammengestellt haben. Findet heraus, welche Tools unserer Ansicht nach in keiner Agentur fehlen dürfen! Dabei haben wir nicht nur Projektmanagement Tools in unserer Liste, sondern stellen euch auch viele weitere praktische Apps vor.

 

Projektmanagement Tools Übersicht

 

Die all-in-one-Agentursoftware: Das HQ

Die Aufgaben in eurer Agentur sind komplex und ihr habt keine Lust für den normalen Agenturalltag unzählige Tools zu benutzen? Dann braucht ihr eine Agentursoftware, wie das HQ. Hier könnt ihr eure Projekte vom Sales über das Projektmanagement bis hin zur Rechnung abbilden und managen.

Mit einem Projektmanagement Tool, wie dem HQ,können eure Rechnungen zum Beispiel direkt aus eurem Angebot erstellt werden, ihr habt durch die schnelle Zeit- & Kostenerfassung euer Projektbudgets immer im Blick und ihr wisst genau, wie viel Ressourcen euch noch für einen neuen Auftrag zur Verfügung stehen. Außerdem könnt ihr jedem Teammitglied die Zugriffsrechte geben, die es braucht und habt durch das Projektmanagement alle Aufgaben im Gantt-Chart oder in Kanban Boards zur Verfügung.

 

Projektmanagement Tools - Kennt ihr schon das HQ?
Das Projektmanagement Tool HQ: Mit allen Funktionen für den typischen Prozess deiner Agentur an einem zentralen Ort.

 

Das HQ bringt Ordnung und Struktur in euren gesamten Agenturprozess. Kein App-Chaos mehr, keine veralteten Tabellen. Nur noch ein einfacher, zusammenhängender Arbeitsfluss für ein produktiveres Team.

 

„Das HQ funktioniert mit euren Tools! Beliebige Erweiterungsmöglichkeiten dank offener REST-API.“

 

Projektmanagement Tool kostenlos plus integrierte Zeiterfassung: Kennt ihr schon awork?

Ihr arbeitet viel mit Freelancern zusammen, euer Team sitzt vielleicht an mehreren Orten verteilt und ihr sehnt euch nach einer übersichtlichen Strukturierung eurer ganzen To-Dos? Dann schaut doch mal bei awork vorbei!

Mit dem smarten Workmanagement Tool awork könnt ihr eure Projekte mit Aufgaben und Unteraufgaben organisieren, eure Zeiten tracken lassen und im Team kommunizieren – super easy und mit coolen Design! Und das Beste: awork könnt ihr für bis zu 3 Projekte und 10 Nutzern komplett kostenlos und mit allen Features inklusive nutzen.

 

Projektmanagement kann ganz einfach sein - mit awork
Smartes Projektmanagement Tool: awork ist super intuitiv in der Nutzung und sorgt für mehr Produktivität im Alltag

 

Besonders beliebt ist die integrierte Zeiterfassung, die einfacher ist, denn je. Ein weiterer Vorteil: awork kann mit zahlreichen anderen Tools verbunden werden, diese praktischen Integrationen, wie zum Beispiel die Slack, Zapier oder die Google Assistant Integration, sind tolle Möglichkeiten, um noch produktiver zu werden.

 

Projektmangement-Tools für die Social-Media-Planung in eurer Agentur

Social-Media ist so viel mehr als nur das Posten vieler Bilder und Texte. Daher haben wir hier eine kleine Auflistung von Tools, die euch die Arbeit erleichtern sollen.

 

Hootsuite – Der Tool Tipp für übersichtliche Social-Media-Planung

Die Social-Media-Planung kann ganz schön aufwendig sein. Da ist es sinnvoll, wenn ihr Tools benutzt, in denen ihr euren Content vorplanen könnt und somit immer einen guten Überblick habt, wann welcher Beitrag gepostet werden soll und mit welchen Themen ihr euch in der Zukunft mehr beschäftigen könnt. Mit Hootsuite könnt ihr eure Inhalte zum Beispiel für euren Twitter- oder Facebook-Account ganz einfach vorplanen. Das Tool verfügt über eine Kalender Ansicht, in der euch die geplante Beiträge angezeigt werden. Und das praktische: eure vorgeplanten Inhalte werden automatisch gepostet.  

 

Wie ihr euren Instagram-Content mit einem Tool planen könnt

Für euren Instagram Account gibt es ein extra Tool: Planoly. Warum soll man jetzt hier wieder ein weiteres Toll nutzen? Es ist kein Geheimnis, dass Instagram die Reichweite eurer geposteten Inhalte einschränkt, wenn sie automatisch veröffentlicht werden. Das will vermutlich niemand. Das praktische an Planoly, ihr könnt hier sowohl eure Stories oder eure normalen Posts vorplanen und bestimmen was sie gepostet werden sollen, aber könnt dann angeben, dass sie nicht automatisch gepostet werden. Ihr bekommt zu dem angegeben Zeitpunkt eine Benachrichtigung auf euer Handy und Planoly öffnet Instagram. Euer vorgeplanter Inhalt ist bereits automatisch in der Zwischenablage gespeichert und so könnt ihr diesen nun ganz einfach einfügen und vielleicht ein paar letzte Details verändern und direkt aus Instagram posten.

 

Bilder und Grafiken erstellen ohne Grafikdesigner? Das geht!

Ihr braucht ein paar Bilder oder eine simple Grafik für eure Social-Media-Kanäle, aber eure Grafikerin hat gerade keine Zeit? Dann probiert doch mal Canva aus! Mit diesem Tool könnt ihr ganz einfach Collagen oder Bilder anfertigen. Super praktisch ist die Funktion, dass ihr eure Bilder in den jeweiligen Formaten (z.B. Twitter, Facebook, Instagram Story oder Post) mit nur einem Klick umändern könnt. Canva bietet außerdem auch eine große Auswahl an Fotos, Grafiken und Schriftarten.

 

Projektmanagement tools für Grafiker
Ihr könnt mit Canva simple Grafiken und Bilder erstellen!

 

Projektmanagement Werkzeuge – Gutes Projektmanagement durch einfache Team-Kommunikation

Ob Großraumbüro oder viele kleine Büros – mit den Kollegen wird über den Tag verteilt viel geredet. Nicht immer will man alle Kollegen mit einem Gespräch nerven, und manchmal muss auch etwas in einer größeren Gruppe besprochen werden. Mit dem Klassiker Slack ist das alles möglich! In diesem Kommunikation-Tools kannst du easy mit deinen Kollegen reden, ob per Chat, per Videocall oder per Telefonat. Außerdem kannst du Dateien ganz eingfach verschicken, sodass das Zusammenarbeiten ganz leicht funktioniert.

 

Ein gutes Tool für virtuelle Meetings: Zoom

Zoom ist ein tolles Tool mit dem ihr Videokonferenzen abhalten könnt. Ihr erstellt quasi einen virtuellen Raum und jeder der den Link hat, kann dann an diesem Meeting teilnehmen. Sei es das Meeting mit einem neuen Kunden, das wöchentliche Meeting mit eurer anderen Niederlassung an einem anderen Standort oder mit den remote Workern.

Zoom-Räume sind einfach zu installieren und euer Meeting lässt sich auch ganz einfach aufzeichnen, falls nicht alle an dem Termin teilnehmen konnten. Zoom eignet sich übrigens auch perfekt für Online Live Webinare.

 

Einen Termin finden, ohne viel Aufwand

Calendly hilft euch dabei, Meetings zu planen. Wer hat schon Lust auf das nervige Hin- und Hersenden von E-Mails um einen Termin zu finden. Ihr gebt eure Verfügbarkeiten an und nun könnt ihr den Link an jede Person schicken, mit der ihr einen Termin vereinbaren wollt. Diese wählen dann einen freien Termin in eurem Kalender aus und schon habt ihr einen Termin. Super einfach.   

 

Projektmanagement in Agenturen: Viele Informationen an einem Ort mit Pocket

Manche Newsletter enthalten super interessante Artikel, doch manchmal hat man einfach keine Zeit, diese direkt zu lesen und dann geraten sie in Vergessenheit. Das wird euch mit dem Tool Pocket nicht mehr passieren. Dieses Tool speichert alles übersichtlich ab, damit ihr es wenn ihr Zeit habt, lesen könnt. So könnt ihr Artikel, Videos, Geschichten von jeder Publikation, Seite oder App ganz einfach per Klick in Pocket abspeichern und bei der nächsten Bahnfahrt lesen.

 

Welche Tools sollten die Mediengestalter in eurer Agentur auf dem Schirm haben?

Mal abgesehene von den üblichen Verdächtigen, wie der Adobe Creative Cloud, inVision und Sketch haben wir noch ein paar Tipps, die ihr vielleicht noch nicht auf dem Schirm hattet.

 

Farbpaletten Erstellen – ganz einfach mit Adobe Color

Auch ein Adobe Produkt, aber bei vielen noch unbekannt ist Adobe Color. Hier könnt ihr eure perfekte Farbpalette erstellen. Ihr wisst zum Beispiel nicht, wie ihre eure nächste Facebook Ad farblich gestalten sollt oder euch fehlt einfach ein bisschen farbliche oder gestalterische Inspiration? Dann seid ihr hier genau richtig. Ihr könnt eure eine Grundfarbe wählen und schauen, mit welchen Farben diese harmonisiert oder welche Farben der perfekte Gegensatz wäre. Besonders praktisch:  Ihr könnt eire Farbthemen in Pantone-Farbfelder umwandeln und anschließend herunterladen.

 

Welche Schriftart passt zum Kunden?

Ihr seid auf der Suche nach einer passenden Schriftart für ein bestimmtes Kundenprojekt? Dann hilft euch Font Squirrel weiter! Hier gibt es nicht nur zahlreiche kostenlose Schriftarten, sondern auch ein besonders cooles Feature, was euch verrät um welche Schriftart es sich handelt. Man kennt das, ihr habt eine richtig coole Schriftart auf einer Anzeige gesehen, aber habt keine Ahnung wie die heißt. Dann ist der Font Identifier einen Versuch wert! Einfach ein Foto machen und dieses dort hochladen.

 

Projektmanagement Tool für Designs: Figma

Figma ist ein Collaborations-Tool für coole digitale Designs, also perfekt für die Zusammenarbeit im Team. Mit Figma können nicht nur alle Designer einen Blick auf den Entwurf werfen, sondern jeder aus dem Team, der den Link bekommt, kann sein Feedback abgeben. Besonders praktisch bei Figma ist, dass auch die Entwickler dirket einen Blick auf die Designs werfen können und die Umsetzung daher viel einfacher umzusetzen ist.

 

Auf der Suche nach Inspiration?

Wenn die Kreativität mal wieder etwas auf sich warten lässt, könntet ihr einen Blick in Behance werfen. Dort werden viele kreative Arbeiten vorgestellt und so könnt ihr ganz easy neue Inspirationen für eure Agentur gewinnen. Und wenn gar nichts mehr geht und ihr einfach nur ein Foto für die neue Website eines Kunden oder für einen Social-Media-Post oder einen Blogartikel benötigt, dann schaut bei Unsplash vorbei. Hier gibt es tolle Bilder nach Themen gegliedert, die ihr Lizenzfrei benutzen dürft, allerdings freuen sich die Künstler auch immer über Credit.

 

Inspiration bei Behance
Hier könnt euch ein paar Ideen holen

 

Und sonst so? Was darf nicht fehlen im Agenturalltag?

Nachtschicht in der Agentur vor dem nächsten Pitch – diese Tools unterstützen euch

Leider kommt es regelmäßig vor, dass noch bis in die Nacht hinein, in Agenturen, gearbeitet wird. Doch wie kann man sich in so einem Fall immer wieder motivieren? Richtig, mit Musik und gutem Essen. Vielleicht einfach mal etwas leckeres über die Lieferando-App bestellen und dann einen kleinen Power Dance zur Spotify-Playist „Nachtschicht“ hinlegen um anschließend mit mehr Kraft in die letzten Züge zu starten.

 

Viel für die Agentur unterwegs – bestimme wofür dein Datenvolumen verbraucht wird

TripMode ist ein wirklich praktisches Tool, mit dem ihr bestimmen könnt welche Programme auf eurem PC oder eurem Mac Datenverbindung nutzen dürfen, wenn ihr euren mobilen Hotspot benutzt.

 

Projektmanagement in Agenturen: Die Newsletter Planung

Hier können wir direkt zwei Tools empfehlen. Wenn ihr nur ein paar Newsletter für eure eigene Agentur verschicken möchtet, dann wäre Mailchimp ein Versuch wert, wenn ihr jedoch für viele Kunden in diesem Bereich tätig seid, dann schaut doch mal bei Inxmail vorbei.

 

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