Meilensteintrendanalyse in der Agentur

Share on twitter
Share on facebook
Share on linkedin
Share on pocket
Share on email

Wie liegen wir eigentlich im Zeitplan? Jeder Projektmanager stellt sich regelmäßig die Frage nach dem Projektfortschritt und eventuellen Terminverzögerungen. Die Meilensteintrendanalyse (kurz MTA) ist eine bewährte Projektmanagementmethode, um eben diese Terminverzögerungen rechtzeitig zu erkennen. Was genau es mit der Meilensteintrendanalyse auf sich hat, wie sie zielführend in der Agentur eingesetzt werden kann oder in Projektmanagement Software zum Einsatz kommt, das erfahrt ihr in diesem Beitrag.

 

Was ist eine Meilensteintrendanalyse?

Vor allem in großen Projekten macht die Nutzung von Meilensteinen Sinn, um den Projektverlauf verfolgen und den Erfolg messen zu können. Ein Meilenstein ist dabei ein besonderes Ereignis, z.B. ein Zwischenziel, innerhalb des Projekts. Das Projekt wird also quasi in mehrere Etappen eingeteilt. Wichtig ist dabei, dass den Meilensteinen ein Datum zugeordnet wird. Mit der Meilensteintrendanalyse können dann Veränderung von Meilensteinen über den Projektverlauf hinweg analysiert werden.

 

Warum ist eine Meilensteintrendanalyse so wichtig?

Jeder Projektmanager hat es schon einmal erlebt: Trotz intensiver Planung, kommt es während des Projekts zu Schwierigkeiten. Meilensteine müssen verschoben und neu datiert werden – und genau hier entsteht die Gefahr. Vor allem in großen Projekten kann die Verzögerung von Teilprojekten eine große Auswirkung auf die Planung des gesamten Projektes haben. Und je komplexer das Projekt ist, umso schwieriger wird es, den Gesamtüberblick zu behalten.

Als Projektmanager braucht man an dieser Stelle ein geeignetes Instrument, um den Überblick zu bewahren. Und eines dieser Instrumente ist die Meilensteintrendanalyse. Sie hilft, Verzögerungen in Teilprojekten (also von Meilensteinen) rechtzeitig zu erkennen und regelmäßig zu überwachen. Damit kann das Risiko von Terminverzögerungen eingedämmt werden.

 

Die Vorteile der Meilensteintrendanalyse im Überblick

  • der Projektfortschritt kann transparent und übersichtlich dargestellt werden
  • Verzögerungen in Teilprojekten werden frühzeitig erkannt
  • das Risiko von Terminverzögerungen wird eingedämmt
  • Trends im Projekt werden rechtzeitig sichtbar, der Projektmanager kann darauf reagieren
  • unrealistische Terminvorstellungen werden vermieden
  • aussichtslose Projekte können abgebrochen werden bevor zu viele Ressourcen verschwendet wurden

 

Und so funktioniert die Meilensteintrendanalyse in der Agentur

Ein Meilensteintrend-Chart kombiniert die Historie und die Prognose einzelner Meilensteine auf einer übersichtlichen Grafik. Auf der y-Achse wird dazu der Projektzeitraum abgebildet, auf der x-Achse ist der Berichtszeitraum zu erkennen.

Idealerweise trifft sich das Projektteam der Agentur zum regelmäßigen Statusupdate, um den Projektverlauf zu besprechen. Kann ein Meilenstein nicht eingehalten werden, wird ein neuer Termin gesetzt und auf der y-Achse datiert. Dabei kann es vorkommen, dass sich ein Meilenstein nach hinten oder nach vorne verschiebt. Je nachdem, ob ein Teilprojekt schon frühzeitig erreicht wird (die Trendkurve fällt ab) oder ob der Zeitraum überschritten wird (die Meilensteintrendkurve stiegt an). So oder so verlässt die Meilensteintrend-Kurve den waagerechten Verlauf. Ein perfektes Projekt bei dem alle Meilensteine wie geplant eingehalten werden, entspricht einer horizontalen Linie auf dem Meilensteintrend-Chart (in unserem Beispiel, etwas weiter unten, die grüne Linie).

Ein perfektes Projekt bei dem alle Meilensteine wie geplant eingehalten werden, entspricht einer horizontalen Linie auf dem Meilensteintrend-Chart (in unserem Beispiel, weiter unten, die grüne Linie).

 

Die Trendlinie bzw. das regelmäßige Statusmeeting in der Agentur

Im Projektverlauf sollten regelmäßig solche Statustreffen in der Agentur stattfinden. Die Trendlinien, die dabei entstehen, ermöglichen eine Aussage über die Termintreue der Teilprojekte. Jeder Meilenstein, also jedes Teilprojekt, hat eine eigene Prognosekurve. Das Projektteam erhält folglich eine konkrete Übersicht des gesamten Projektverlaufs. Und das ist der große Vorteil der Meilensteintrendanalyse: Erhebliche Abweichungen werden rechtzeitig erkannt, sodass euer Projektteam rechtzeitig gegensteuern kann.

 

Jeder Meilenstein, also jedes Teilprojekt, hat bei der Meilensteintrendanalyse eine Prognosekurve. So hat das Projektteam jederzeit eine konkrete Übersicht des Projektverlaufs.

 

Wichtige Fragen während des Statusmeetings sollten außerdem sein, welche Aufgaben seit dem letzten Termin erfüllt wurden bzw. offengeblieben sind, welche Probleme bei der Umsetzung auftraten und wie diesen entgegengewirkt werden könnte.

Ein erfahrener Projektmanager kann auf Grundlage der Trendkurve bereits eine Einschätzung darüber abgeben, wie sich der weitere Projektverkauf entwickeln wird. Die Kombination aus Rückblick und Ausblick macht hier den Wert der Meilensteintrendanalyse aus.

 

Meilensteintrendanalyse in der Projektmanagement Software

 

Praxisbeispiel: Relaunch einer Webseite für einen Kunden

Der Nutzen der Meilensteintrendanalyse zeigt sich am besten anhand eines konkreten Beispiels. Gehen wir davon aus, dass die Powmeow Agency mit dem Relaunch einer Webseite beauftragt wurde. Das Website-Projekt wurde vom Projektteam in einige Teilprojekte aufgeteilt, als Meilensteine hat man die Konzeptionsphase, die Umsetzung, Qualitätssicherung und schließlich das Go Live festgelegt. Einmal im Moment trifft sich das zuständige Projektteam von Powmeow zum Statusupdate.

Im Laufe des Projekts stellt sich raus, dass nicht alle Meilensteine wie geplant eingehalten werden. Hierzu haben wir vier typische Meilensteinverläufe in der Grafik für euch skizziert. Die grüne, waagerechte Kurve zeigt den Idealverlauf eines Teilprojekts an. In unserem Beispielprojekt könnte diese Kurve für die Konzeption stehen. Alle Termineinschätzungen sind hier genauso eingetroffen, wie geplant.

Die rote Kurve steht in unserem Agenturprojekt für die Qualitätssicherung. Hier hat die Agentur mit vielen Sicherheitspuffern geplant. Der Meilenstein wurde frühzeitig erreicht, sodass der Meilenstein bei jedem Statustreffen nach vorne verschoben wurde. Eine genauere Planung hätte in diesem Fall dafür gesorgt, dass Ressourcen besser genutzt werden. Gerade in Agenturen kann es oft hektisch zugehen – die Ressourcen hätten sicher sinnvoller eingesetzt werden können.

Die blaue Trendkurve – sie steht im Webseite-Projekt für die Umsetzung – zeigt das Gegenteil an. In diesem Teilprojekt wurde viel zu optimistisch geplant. Der Meilenstein wurde immer wieder nach hinten geschoben wurde. Vielleicht gab es in der Agentur Personalengpässe, sodass sich die Umsetzung immer wieder verzögert hat. Ein weiterer Grund könnte sein, dass das Projekt nicht mit der nötigen Priorität verfolgt wurde. Solche Unstimmigkeiten hätte Powmeow durch regelmäßige Absprachen verhindern können.

Der orange Graf steht für den Go Live der Kundenwebseite. Die Kurve spiegelt wieder, dass es während des Projekts immer wieder Unsicherheiten gab, ob der geplante Relaunch-Termin eingehalten werden kann. Der Termin des Meilensteines wurde mal nach hinten, dann wieder nach vorne verschoben. Das Projektteam hat während der Statusmeetings das Problem erkannt und vorsorglich Gegenmaßnahmen eingeleitet. Am Ende wurde dwr ursprüngliche Termin eingehalten.

 

Meilensteintrendanalyse in deiner Agentursoftware

Mit unserem letzten Update haben wir die Funktion Meilensteintrendanalyse in das HQ integriert. Mit der neuen Funktion könnt ihr die Veränderung von Meilensteinen über den Projektverlauf hinweg analysieren. Die Funktion kommt auch im HQ mit einem übersichtlichen Meilensteintrend-Chart daher, dass deutlich macht, welche Projektbestandteile zu welchem Zeitpunkt verschoben wurden. Bei Fragen zur Meilensteintrendanalyse im HQ könnt ihr euch natürlich jederzeit an uns wenden.

Die GlasQgel abonnieren

  • Nur hilfreiche Fachartikel und Interviews
  • Ca. alle 3-4 Wochen ein gut recherchierter Artikel
  • Garantiert keine Werbung
Ich bestätige hiermit, dass ich zukünftig neue Fachartikel der GlasQgel per E-Mail erhalten möchte. Dies kann ich jederzeit per Mail an [email protected] oder per Link am Ende jeder E-Mail widerrufen. Mehr Infos in den Datenschutzbedingungen.
 
Scroll to Top