Agentursoftware in der Praxis: Ballhaus West wächst mit dem HQ

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Agenturen leben üblicherweise von ihrem Know-how und ihrer Kreativität. Aber zuverlässig profitabel werden Agenturen letztlich nur, wenn sie nicht nur über die unerlässliche Kreativität, sondern auch über die richtigen Prozesse verfügen. Wer heute seine Projekte effizient und effektiv organisieren möchte, wer beabsichtigt, sein kreatives Potenzial auf ein solides organisatorisches Fundament zu stellen, braucht dazu eine leistungsfähige und professionelle Infrastruktur. Den Gründern der 2013 entstandenen Berliner Agentur Ballhaus West war das klar. Sie haben 2014 unsere cloudbasierte Agentursoftware eingeführt.

 

Wie alles begann: Der Start 2013

Die Ballhaus West / Agentur für Kampagnen GmbH wurde im Oktober 2013 von Imran Ayata, Alice Gittermann und Jonas Lieder gegründet. Imran Ayata war bereits seit 1996 in der Agenturbranche als Campaigner und Berater tätig; Alice Gittermann betreute schon etliche Wahlkämpfe und diverse Bundesministerien; und Jonas Lieder arbeitete als Kreativdirektor und Texter unter anderem für NGOs und Parteien. Zu den heutigen Referenzkunden von Ballhaus West zählen etliche renommierte Organisationen: etwa die Frankfurter Buchmesse und die IG Metall, die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) und der WWF, Accenture und Amnesty International.

 

Die Wahl der Agentursoftware HQ

„Als wir uns 2014 auf die Suche nach einer Agentursoftware machten, waren wir noch ein kleines Team“, berichtet Mitgründer und Mitgeschäftsführer Imran Ayata. „In dieser Anschaffungssituation musste die Agenturlösung natürlich passen, aber uns war auch wichtig, dass sie sich mit der Agentur weiterentwickeln würde.“ Zudem war eine Webbasierung unerlässlich, denn der Zugriff auf das System sollte von überall her möglich sein.

Nachdem es im Juli 2014 einen ersten Kontakt gegeben hatte, fiel schon im August 2014 die Entscheidung für unsere cloudbasierte Agentursoftware. Unser Tool, das HQ, unterstützt alle Aspekte des Projektgeschäfts von Dienstleistungsunternehmen und Agenturen. Es ist inzwischen bei rund 600 deutschsprachigen Unternehmen im Einsatz. Das System deckt alles ab, vom ersten Kundenkontakt über Auftragsplanung und Finanzkalkulation bis hin zum einheitlichen Dokumentations- und Ressourcenmanagement.

 

„Als wir uns 2014 auf die Suche nach einer Agentursoftware machten, waren wir noch ein kleines Team. In dieser Anschaffungssituation musste die Agenturlösung natürlich passen, aber uns war auch wichtig, dass sie sich mit der Agentur weiterentwickeln würde.“ Imran Ayata über das HQ

 

Mit den Ansprüchen wachsen

„Die Lösung folgt einer gewissen Vertriebslogik“, sagt Ayata, „sie ist gleichzeitig aber von ihren Grundanlagen als Agentursoftware her sehr gut.“ Die Skalierbarkeit des cloudbasierten HQ überzeugte schon 2014. „Was wir bestechend fanden, war die Modulariät des Systems. Wir können User genauso einfach zukaufen und wieder abmelden wie wir auch funktionale Module ergänzen können.“

Derzeit nutzen über 20 Anwender bei Ballhaus West das System. Sie kommen aus den Bereichen Office Management, Beratung und Kreation, wobei Berater und Kreative ihre Zeitaufwände für Kundenprojekte im HQ erfassen. „Als wir mit dem Tool starteten, gab es fünf oder sechs User“, berichtet Ayata, „wir haben damals ohne Key User angefangen. Es ist aber durchaus eine Führungsaufgabe, die konsequente Anwendung der Agentursoftware zu priorisieren. Man muss Mitarbeitern die Vorteile vermitteln und erklären, wie beispielsweise Dokumente abzulegen sind oder wie Zeitaufwände und Kosten erfasst werden müssen. Diese interne Vermittlung und Schulung haben bei uns seitdem die drei Geschäftsführer übernommen.“

 

“Es ist aber durchaus eine Führungsaufgabe, die konsequente Anwendung der Agentursoftware zu priorisieren. Man muss Mitarbeitern die Vorteile vermitteln und erklären, wie beispielsweise Dokumente abzulegen sind oder wie Zeitaufwände und Kosten erfasst werden müssen.” Imran Ayata über seine Erfahrungen mit dem HQ

 

Externe Projektbeteiligte integrieren

Durch den Ansatz, die Agentursoftware stufenweise einzuführen, gab es bei der Implementierung nur wenige Hürden und auch nur wenig Supportbedarf. „Man muss aber auch sagen: Das Feedback- und Support-Angebot ist integraler und praxisrelevanter Bestandteil von HQ, der einem den Arbeitsalltag wirklich erleichtert“, so Ayata.

Die Agentur konnte im HQ schnell erste Projekte anlegen und steuern. Schon bald nach dieser allerersten Phase ergab sich für die Agentur ein neues, großes Projekt – mit externer Beteiligung. Ballhaus West begleitet die bundesweite Initiative „Schule gegen sexuelle Gewalt“ für den „Unabhängigen Beauftragten für Fragen des sexuellen Kindesmissbrauchs“ (UBSKM), ein Amt der Bundesregierung. Im Rahmen dieser Initiative von Bund und Ländern galt es, die zahlreichen Aufgaben zu organisieren und zu verteilen. Hier konnte das HQ einen weiteren Vorzug ausspielen: die Mandantenfähigkeit. Speziell für diese große Initiative wurde einfach eine Art “Unter-HQ” für Ballhaus West angelegt, sodass jetzt auch die involvierten Stellen auf Bundes- und Landesebene Einsicht in das Projekt haben – und nur in dieses Projekt.

 

Beste Referenzen

Heute hat sich die Agentursoftware bei Ballhaus West bewährt. So sehr, dass Ayata bei Bedarf auch als Referenz für andere Agenturen fungiert, die Interesse an HQ bekundet haben und ihn über seine praktischen Erfahrungen befragen möchten. „Die Grundfunktionen laufen“, kommentiert Ayata, „und auch die Nutzung ist bei uns auf einem ganz ordentlichen Niveau.“

Nach und nach hat die Agentur seit der Einführung Funktionen hinzugebucht – die Lösung ist also durchaus zusammen mit Ballhaus West gewachsen. „Es lohnt sich, sich einige Zeit nach der ursprünglichen Implementierung noch einmal mit dem Anbieter zusammenzusetzen, wenn man erfahren will, wie man aktuell mit der Software optimal umgeht und wie man ihr Potenzial wirklich ausschöpft“, sagt Ayata. „Wir haben darum nach ein, zwei Jahren ein paar Sessions gemacht, bei denen wir als Geschäftsführer zusammen mit unserem Betreuer von HQLabs die weitere Entwicklung und Nutzung diskutiert haben.“

 

“Es lohnt sich, sich einige Zeit nach der ursprünglichen Implementierung noch einmal mit dem Anbieter zusammenzusetzen, wenn man erfahren will, wie man aktuell mit der Software optimal umgeht und wie man ihr Potenzial wirklich ausschöpft.“

 

Stillstand wäre Rückschritt

Weitere neue Funktionen, die bei Ballhaus West vollständig integriert werden sollen, sind beispielsweise die Angebotserstellung und die Rechnungsabwicklung. Bislang wurden sie gelegentlich, bei ausgewählten Projekten, getestet.

Alles, was in HQ zum Projektmanagement gehört, zur zeitlichen und inhaltlichen Planung von Projekten, wendet Ballhaus West dagegen schon länger recht intensiv an. Auch die konsequente Zeiterfassung spielt seit jeher eine wichtige Rolle – schon um Kunden gegenüber etwaige Nachkalkulationen begründen zu können. Gerade die Kreativen der Agentur nutzen HQ kontinuierlich, um ihre Aufwände auf Projekte und Projektteilschritte zu reporten.

„Was wir in Zukunft auch intensivieren wollen, ist die Nutzung von HQ als eine Art schwarzes Brett“, sagt Ayata, „zum internen Informationsaustausch, etwa in Gestalt einer Liste mit den Freelancern, mit denen wir bei unseren Projekten schon gute Erfahrungen gemacht haben.“ Unsere cloudbasierte, modulare Agentursoftware wird sich jedenfalls auch in Zukunft mit den Ansprüchen von Ballhaus West weiterentwickeln – damit Kreativität und Infrastruktur auf demselben hohen Niveau bleiben.

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