3 essentielle Tools, die eure Agentur jetzt entlasten

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Agenturen leben von ihren kreativen Ideen und dem fachlichen Know-how. Zuverlässig profitabel werden sie jedoch nur, wenn sie Projekte effizient und effektiv organisieren.

Die Corona-Pandemie hat diesen Zustand noch verstärkt. Der Wandel der Arbeitswelt wurde beschleunigt, die Digitalisierung von Prozessen vorangetrieben. Zusätzlich wurden die Budgets immer knapper und der zielgerichtete Einsatz von Ressourcen wichtiger denn je. 

In den letzten Wochen sind wir dieser Situation an zahlreichen Stellen begegnet. Dabei ist uns erneut klar geworden, wie wichtig es ist, über einen leistungsfähigen Tool-Stack zu verfügen, der alle Agentur-Prozesse sinnvoll abbildet und Zeitfresser abfängt. Drei dieser Tools möchten wir euch heute vorstellen.

Koality.io ist euer Allround-Werkzeug, das bei technischen Fehlern und redaktionellen Problemen sofort Alarm schlägt

Jede Agentur, die Online-Projekte betreut, kennt den alarmierenden Kundenanruf am Montagmorgen: “Hilfe, die Webseite war down, kein Kunde konnte etwas kaufen!”. An dieser Stelle kommt koality.io ins Spiel.

Wenn man das Tool in einem Satz beschreiben müsste, wäre es wohl dieser: koality.io überwacht Webseiten – sehr viele und sehr detailliert. Der Überwachungsservice wurde speziell für Agenturen gebaut, um Kundenprojekte kontinuierlich zu betreuen und dort den Zeitaufwand zu minimieren bzw. das Service-Portfolio zu erweitern. Dazu bietet koality.io die kontinuierliche Überprüfung von allen wichtigen Webseite-Eigenschaften, wie Erreichbarkeit (Uptime), SEO, Performance, Sicherheit sowie Inhalten und ist dabei sehr günstig.

Warum ist das vor allem für Agenturen so wichtig?

Viele Agenturen scheuen sich vor Wartungsverträgen, weil sie auch häufig eine 24/7-Bereitschaft beinhalten. Dies kann ab jetzt koality.io übernehmen. Außerdem kann das Tool helfen längere Kundenbindungen zu sichern. So besteht durch den Service z.B. auch nach dem Launch einer neuen Webseite oder eines Online-Shops weiterhin eine Bindung zur Agentur.

Ohne einen automatischen Überwachungsservice kann kaum eine Agentur der 24/7-Wartung gerecht werden. Begrenzte zeitliche Ressourcen, die zum einen über knappe Budgets zustandekommen, aber auch über die Vielzahl an parallel zu managenden Projekten, sind in Agenturen an der Tagesordnung.

Ein kleiner Einblick in das Tool koality.io

Auf der anderen Seite ist die Erwartungshaltung des Kunden häufig, dass eine Webseite fehlerfrei zu laufen hat; dafür hat man schließlich bezahlt. Die Realität zeigt etwas anderes und je komplexer Systeme sind, umso anfälliger sind sie auch für Störungen. Oft ist es nur eine Kleinigkeit, wie die Installation eines neuen Plugins im Online-Shop, die Probleme bereitet. Hier können sogar Kunden Fehler selbst verursachen und ganze Systeme vom Netz nehmen.

“Wir wollten Agenturen ein Werkzeug an die Hand geben, das bei technischen Fehlern sofort alarmiert, aber auch bei redaktionellen Problemen (tote Links, schlechtes SEO usw.) sofort eine E-Mail an die Redakteure bzw. den Kunden schreiben kann. Und das 24/7 an 365 Tagen im Jahr.” Stefanie Langner, Co-Gründerin von koality.io

Ihr könnt koality.io 7 Tage kostenlos testen. Gut zu wissen: Da vieles momentan nicht planbar ist und häufig auf Sicht gefahren wird, hat sich das Team zudem dazu entschlossen koality.io monatlich kündbar anzubieten.

Niemand mag Zeiterfassung. Deshalb braucht ihr timeBro.

Niemand mag Zeiterfassung. Daher erfasst man Zeiten in der Regel rückblickend und zerbricht sich dann den Kopf beim Schätzen. timeBro ist eine Art zweites Gedächtnis, das euch den Arbeitstag anzeigt. Mit dieser Erinnerungshilfe ist die Zeiterfassung dann sehr schnell erledigt.

Vor allem für Agenturen ist diese automatische Zeiterfassung wichtig. Denn hier gilt: Je genauer und aktueller die Projektzeiterfassung ist, desto leichter fällt es, die Projekte profitabel zu halten. Diese genauen und aktuellen Projektzeiten bekommt man aber nur, wenn man es Mitarbeitern einfacher macht sie zu erfassen.

Durch die Corona-Krise sind Budgets noch knapper geworden. Es wird also jetzt genauer hingesehen, wie viele der wertvollen Ressourcen in welche Projekte fließen. In Zuge dessen merken viele Agenturen, dass ihre Zeiterfassung keine guten Daten liefert. Und auf Daten ist man als Projektmanager gerade im Homeoffice angewiesen. 

Laut Harvard Business Review werden 33-64% der Zeiten auf die falschen Projekte erfasst. Es ist nun mal sehr schwierig sich am Ende eines Tages zu erinnern, woran genau man gearbeitet hat. Lösungsansätze wie Stoppuhr-Buttons funktionieren für die wenigsten, weil man immer wieder vergisst sie zu drücken. 

“Genau zu sein wird immer wichtiger. Projektcontrolling mit geschätzten Zeiten oder Ressourcenplanung nach Augenmaß wird es nicht mehr lang geben. Dafür ist der Wettbewerb einfach zu hoch. Wir erleben mehr und mehr Agenturen, für die es selbstverständlich ist, auf jedem Projekt profitabel zu arbeiten. Diese Generation Performance Marketing kennt den Wert von Datenqualität und ist es gewohnt ihren Return permanent zu optimieren.” Niclas Preisner, Geschäftsführer bei timeBro

timeBro zeichnet eure Arbeit am Computer (streng geheim) für euch auf – und visualisiert euren Tag als Timeline.

Wie löst timeBro diese Herausforderungen?

timeBro misst vollautomatisch die Dauer aller Computeraktivitäten und visualisiert den Arbeitstag als Timeline. So könnt ihr euch schneller und genauer erinnern, wie viel Zeit ihr auf welchem Projekt gearbeitet habt. Die Projektzeiten könnt ihr direkt neben der Timeline buchen und dann auf einen Klick in eurer Agentursoftware, z.B. dem HQ oder awork, eintragen lassen. 

Wichtig: Die Timeline ist streng geheim. Alle Daten sind nur auf eurem Gerät gespeichert. Das heißt, niemand außer euch selbst kann sehen, woran ihr gearbeitet habt.

timeBro rechnet sich in der Regel bereits nach dem ersten Monat – da man so viele Zeiten erinnern kann, die andernfalls nicht richtig erfasst worden wären.

Für die 14-tägige Testphase müsst ihr keine Zahlungsdaten angeben. Sie wandelt sich also nicht in ein Abo um. 

Eine Agentursoftware, die alle Prozesse zusammenbringt

Mit einer Agentursoftware habt ihr euren kompletten Agenturprozess an einer zentralen Stelle verankert. Vom ersten Kundenkontakt über das Angebot bis hin zu Abrechnung und Controlling läuft alles in der Agentursoftware zusammen.

Warum das nützlich ist? Stellt euch vor, nach Projektende landen erfasste Stunden zum richtigen Kostensatz auf der Rechnung und auch im Controlling-Modul. Da der Projektumfang inkl. aller Ressourcen vorab geplant wurde, kann rückwirkend beurteilt werden, ob das Projekt erfolgreich war oder ob es der Agentur zusätzliche Kosten verursacht hat. Genau das ist mit einer Agentursoftware wie dem HQ möglich.

Wusstet ihr schon: Aktuell arbeitet unser ganzes Team am Launch von HQ Blazor. Wir übertragen schrittweise jedes HQ Modul in eine neue Technologie. Die ersten HQ Blazor-Module werden für einige Beta-Testkunden schon ab dem 1. Oktober 2020 verfügbar sein. Einen Monat später, am 2. November, ist HQ Blazor dann offiziell live. Im Anschluss werden wir nach und nach jedes HQ Modul in die neue Technologie übertragen. Durch Blazor wird ab dem 2. November das komplette HQ um bis zu 50 Prozent schneller – zusätzlich könnt ihr euch auf ein neues Interface Design und Verbesserungen in der Anwendung freuen.

HQ-Aufgaben-Ansicht
Mit einer Agentursoftware habt ihr euren kompletten Agenturprozess an einer zentralen Stelle verankert.

Weitere Infos sowie FAQs zu HQ Blazor findet ihr hier.

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