Falsche Ressourcenplanung – So groß ist der wirtschaftliche Schaden

„Was hast du gerade auf’m Tisch?“, so oder so ähnlich hört sich die Frage nach der Auslastung an. Mehrmals täglich wird sie in jeder Agentur gestellt. Und das zu Recht, denn es ist ein offenes Geheimnis, dass letztlich die Auslastung mit abrechenbaren Stunden über den Erfolg von Agenturen entscheidet.

Umso tragischer: Ausgerechnet die Planung dieser Auslastung, die Projekt- und die Ressourcenplanung, überlassen viele Agenturen dem Zufall. Indem sie nach Gefühl planen – anstatt auf Messdaten zu vertrauen. Zeit, über die verheerenden Folgen falscher Schätzungen zu sprechen und herauszufinden, wie es besser funktionieren kann.

 

Projekte sind fast immer schlecht geplant

Eine sehr anklagende Aussage. Ich möchte mich direkt bei meinen ehemaligen Kolleginnen und Kollegen entschuldigen: Ihr könnt einfach nichts dafür! Denn entweder musstet ihr nach eurem Bauchgefühl gehen, weil es nicht wirklich Projektzeiten als Vergleichsdaten gab. Oder ihr musstet auf Basis der Projektzeiten planen, die ich, die wir alle erfasst bzw. geschätzt haben. Das heißt: Ihr hattet keine echten IST-Stunden zur Verfügung.

Die Zeiten, die Mitarbeiter schätzen, haben leider nur wenig mit der Realität zu tun. Und das aus den folgenden drei Gründen:

  1. Nachträgliches Erfassen plus menschliches Zeitgefühl. Spannende Aufgaben erscheinen uns in der Rückschau kurz und Langweilige laaang.
  2. Es gibt einfach keine Anreize für Mitarbeiter genaue Zeiten zu erfassen. Und irgendetwas einzutragen geht eben schneller.
  3. In vielen Agenturen herrscht die (realitätsleugnende) Erwartungshaltung, dass Mitarbeiter 100% ihrer Anwesenheit auf Projekten arbeiten könnten. Deshalb trägt eben jeder mehr ein, sprich acht von acht Stunden.

„Im Prinzip kann man sagen, dass jede Stunde, die man mal zu wenig oder zu viel geschätzt hat, im nächsten Projekt entweder abgesessen oder nachgearbeitet werden muss. Was faktisch das Gleiche bedeutet: Überstunden.“, Niclas Preisner in seinem GlasQgel-Bericht, wie wichtig IST-Stunden sind

 

 

Wie durch Planung Leerlauf und Überstunden entstehen

Nehmen wir an, ich bin der verantwortliche Projektmanager für den Relaunch der Webseite eines Kunden. Mein Team besteht noch aus einem Art Director, einem Texter und einem Webentwickler. Nehmen wir zusätzlich noch an, das gleiche Team hätte vor ein paar Wochen schon an einem Webseiten-Relaunch mit vergleichbarem Aufwand gearbeitet.

Ich orientiere mich also bei der internen Projektplanung an den Stunden, die meine Kollegen und ich auf dem letzten Projekt erfasst hatten. Abgesehen davon, dass jedes Teammitglied seine Zeiten unterschiedlich gewissenhaft erfasst hat, haben alle höchstwahrscheinlich aus den genannten Gründen zu viele oder zu wenige Stunden erfasst.

Unser Texter hatte zum Zeitpunkt des vergleichbaren Relaunchs gerade kein weiteres Projekt, weshalb er seine Zeiten aufgestockt hatte, um nicht unbeschäftigt auszusehen. Der Webentwickler war damals genervt von der veralteten Technologie der Webseite, weshalb ihm die Entwicklung ewig vorkam (er hat zu viele Stunden geschätzt). Und unser Art Director hatte zu wenig eingetragen, weil er sich beim Erfassen nach zwei Tagen nicht mehr erinnern konnte und ja irgendwas ins Feld tippen musste.

Auf Basis dieser Vergleichsdaten habe ich dann wunderbar falsche Timings festgesetzt: Der Art Director sitzt wie so oft spät abends noch da, um rechtzeitig zur Abstimmung fertig zu werden. Der Texter und Entwickler drehen unbeschäftigt einen halben Tag Däumchen bis sie zum nächsten Briefing dazu geholt werden.

Ich weiß, dass Mitarbeiter aus genau diesen Gründen auf mehrere Projekte gleichzeitig gebrieft und auch immer zusätzliche Puffer eingeplant werden. Doch auch die anderen Projekte sind auf der Basis falscher Zeiten geplant und haben somit zu knappe oder viel zu großzügige Timings. Und die Konstellation, dass zu großzügig und zu kleinlich geplante Projekte sich im Workload einzelner Mitarbeiter ausgleichen, ist nun mal genauso häufig wie Unterbeschäftigung oder völlige Überforderung.

  

So groß ist der wirtschaftliche Schaden wirklich

Agenturen kompensieren das Planungsproblem auf unterschiedliche Art. Ohne die eingangs erwähnte regelmäßige Frage nach der Auslastung geht es nicht. Projekte verlaufen nun mal unterschiedlich und jede Planung kann nur ein Gerüst sein.

“Daraus sind bei uns viele Erkenntnisse entstanden. Wir haben z.B. endlich verstanden, dass es eine riesen Diskrepanz gab und teilweise immer noch gibt zwischen dem, was Kunden zahlen und was sie von uns an Leistung bekommen.” – Marco Pe im Interview mit HQLabs

 

Overhead bei Projektmanagern

Eine agile Projekt- und Ressourcenplanung, in der sich Projektmanager und die Führungskräfte in Kreation, Entwicklung und Beratung regelmäßig austauschen und nachjustieren ist unverzichtbar und wird es auch bleiben.

Aber: Dieser wichtige Austausch darf nicht das Standardvorgehen sein. Denn ein Projektmanager, der täglich auf seinen Projekten die Auslastung der Teammitglieder klären muss, verliert unheimlich viel Zeit, die er für z.B. Briefings, Kreationsabstimmungen oder Kundenberatung brauchen könnte.

Er macht damit den Job eines Ressourcenplanungstools und eines Tools zur IST-Stundenerfassung – mit dem Unterschied, dass die Konzentration der anderen Teammitglieder gestört wird. Das ist Geldverschwendung und macht die Agentur ineffizient.

“Zeiten erfassen ist aufwändig und nervig für die Mitarbeiter, deshalb ist unser Workflow so schlank, wie irgend möglich. Ohne geht es aber nicht, wenn man 500 Einzelprojekte hat, damit nichts vergessen und auch alles abgerechnet wird, dazu sehe ich aktuell keine Alternative.” – Jacqueline Heimgärtner im Gespräch über die Zukunft der Full-Service Agentur

 

Demotivierende Kultur

Nicht wenige Agenturen machen es sich leicht, indem sie falsche Planung durch lange Arbeitszeiten ausgleichen und ihren Kunden die Schuld dafür geben. Sie erklären die Ausnahme zum Normalzustand. Bei gewissen Agenturen herrscht nicht nur eine unausgesprochene Erwartungshaltung, sondern ein regelrechter Kult um das länger bleiben und um Nachtschichten („Qualität kommt von Qual.)“.

Natürlich haben die allerwenigsten Agenturmitarbeiter einen Achtstundentag, aber das ist für die meisten auch nicht das Problem. Was Agenturmitarbeiter ärgert sind nicht Überstunden per se, wie sie bei wichtigen Projekten oder Pitches eben unausweichlich vorkommen.

Es sind die unnötigen Überstunden. Die regelmäßigen, die durch interne Prozesse entstehen. Es sind die Tage, an denen man nachmittags nach der vierten Runde Schreiben auf eine Abstimmung wartet, die dann erst um 21 Uhr stattfindet. Nur um danach in die fünfte. Runde zu gehen, die am nächsten Tag um 9:30 Uhr abgestimmt wird.

Die Sorge, was die Vorgesetzten und Kollegen denken könnten, wenn man mal um 18:30 Uhr nach Hause geht, hat ganz sicher schon für den einen oder anderen Burn Out gesorgt. Auch, dass die Branche u.a. aufgrund ihres Arbeitszeitmodells ein Nachwuchsproblem hat, ist alles andere als ein Geheimnis und wird regelmäßig in den Fachmedien diskutiert. Die hohe Personalfluktuation und die damit verbundenen hohen Kosten für Recruiting haben nicht selten etwas mit dieser Art Kultur zu tun.

 

 

Vergeudete Kapazitäten und entgangener Umsatz

Selbst wenn Projektmanager täglich versuchen Auslastung und Projektfortschritte per Nachfrage zu klären: Den kompletten Überblick zu erlangen ist nicht nur enorm zeitaufwendig, sondern letztlich unmöglich.

Das heißt, sie werden im stressigen Agenturalltag nicht nur unbeschäftigte oder überplante Kollegen übersehen, was ungenutzte Kapazitäten oder Überstunden bedeutet. Sie werden auch nicht die aktuelle Profitabilität ihrer Projekte kennen und wissen dann nicht, wann ihre Budgets aufgebraucht sind.

„Mitarbeiter rechtzeitig von Projekten abzuziehen, wenn man feststellt, dass unverhältnismäßig viel Aufwand in ein Projekt fließt, ist eine der Geheimwaffen profitabler Agenturen.“ – Niclas Preisner

Die frei werdenden Kapazitäten sind bis auf wichtige Ausnahmefälle wesentlich besser auf frischen Projekten, Pitches oder Initiativprojekten für Bestandskunden aufgehoben.

„Die meisten Agenturen verpassen also die Chance, durch bessere Planung ihren Durchlauf an Projekten erhöhen und dadurch mehr Umsatz zu machen.“ – Niclas Preisner in seinem Beitrag zur Steigerung des Agenturgewinns

 

So einfach können Agenturen das Problem lösen

Nur ein Wort: Datenqualität. Wer die Projekt- und Ressourcenplanung durch Tools optimiert, schafft damit eine wesentlich höhere Auslastung und effizientere Prozesse. Um dieses Ziel zu erreichen, sind zwei Kriterien entscheidend. Man braucht:

  • Einen stets aktuellen Überblick über die Ressourcen auf den Projekten der Agentur.
  • Bestenfalls täglich die tatsächlichen IST-Stunden auf den Projekten.

Ersteres kann eine Agentursoftware mit integrierter Ressourcenplanung leisten bzw. ein Multiprojektmanagement-Tool. Wichtig: Es sollte einfach und komfortabel zu bedienen sein und Plan-/Ist-Vergleiche der Projektstunden anzeigen. Auch wenn nichts, die regelmäßige persönliche Abstimmung ersetzen kann, liegen die Vorteile auf der Hand: Projektmanager können den Projektfortschritt live mitverfolgen.

Sie wissen immer, wann sie das Gespräch mit den Kollegen oder dem Kunden suchen müssen. Und wenn sie feststellen, dass Projekte aus dem Ruder laufen, können sie ihre Kollegen rechtzeitig von Projekten abziehen, anstatt nicht abrechenbare Stunden zu erzeugen. Die neuen Kapazitäten können für Projekte in der Warteschlange oder die erwähnten Initiativen genutzt werden.

Damit das so funktionieren kann, müssen allerdings von den Kollegen realistische IST-Stunden erfasst werden. Diese Hürde ist hoch, aber dank automatischer Zeiterfassung mittlerweile überbrückbar. Wichtigste Voraussetzung: Jedem in der Agentur muss plausibel gemacht werden, dass es bei Projektzeiterfassung weder um Leistungskontrolle noch um das Erfassen von Anwesenheitszeiten geht. Von genauen IST-Zeiten profitieren letztlich alle, sei es durch bessere Planung, die Leerlauf und Überstunden vermeidet. Oder durch einen höheren Agenturgewinn, der durch profitablere Projekte entsteht.

„Jedem in der Agentur muss plausibel gemacht werden, dass es bei Projektzeiterfassung weder um Leistungskontrolle noch um das Erfassen von Anwesenheitszeiten geht.“ – Niclas Preisner in einem Beitrag in der GlasQgel

 

Die Fortschrittlichen stellen eigene Ressourcenplaner (Traffic Manager) ein und setzen auf die neueste Generation der Zeiterfassung.

 

Unser Gastautor Niclas Preisner, 29, hat als junger Kreativer in mehreren Agenturen gearbeitet und gründete vor 3 Jahren das Startup aus München timeBro. In den letzten 3 Jahren hat er den Zeiterfassungsprozess in über 100 Unternehmen kennengelernt.

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