Die ideale Agentursoftware zu finden ist ein Prozess, kein Pitch!

Eine Agentur, hunderte Anbieter von Agentursoftware – Wie findet man in der Menge der Angebote die passende Lösung?

Anforderungskataloge schreiben? Lastenhefte vorlegen? Excel-Dschungel mit vorgefertigten Drop-Downs? Ausführliche Web-Recherche und Vergleiche skizzieren? Was ist der ideale Weg?

Zugegeben, wer sich für seine Agentur auf die Suche nach einer passenden Software begibt, stellt schnell fest: Der Markt an Agentursoftware ist vielfältig! Benutzt ihr derzeit noch keine, sind meist grobe Anforderungen an die gewünschte Software vorhanden, oft fehlt es jedoch an einer konkreten, funktionalen Definition. Wollt ihr umsteigen und eine neue Software einführen, kennt ihr die Schwächen des aktuellen Systems natürlich genauestens und habt super konkrete Vorstellungen an die zukünftige Agentursoftware.

Wir möchten Schluss machen mit dem unkoordinierten Durchforsten des Softwaremarktes und zeigen Schritte auf, die euch den Weg zur idealen Software erleichtern sollen.

1. Beschreibt eure Agentur und definiert euren Case

Was für eine Art Agentur betreibt ihr? Es herrschen natürlich sehr unterschiedliche Prozesse und Organisationsstrukturen in Design- oder Digitalagenturen vor. Auch Event-Dienstleister haben eine andere Orga als Full-Service- oder PR-Agenturen. Deshalb ist eure Definition so wichtig. Und welchen Zugewinn erhofft ihr euch durch den Einsatz einer Softwarelösung?

Dies sind die wichtigsten Infos, die Anbieter brauchen, um euch zu beraten. Notiert also im ersten Schritt euren Case für den Agenturanbieter, damit sich dieser ein besseres Bild von eurem Unternehmen machen kann. Ganz zentral sind hier die Organisationsstruktur sowie die Tätigkeiten der verschiedenen Mitarbeiter. Wenn ihr habt, ist ein kleines Organigramm perfekt. Es hilft euch und den potentiellen Softwareanbietern dadurch besser einzuschätzen, welche Mitarbeitergruppen welche Systemfunktionalitäten vorwiegend nutzen sollen und zu verstehen, wie euer interner Prozess aussieht. Diesen zu kennen, macht die Auswahl und Beratung durch die Anbieter deutlich leichter.

Besitzt ihr bereits eine Agentursoftware? Oder setzt ihr Software ein, die Teile einer Agentursoftware abdeckt? Oder setzt ihr auf Insellösungen und nutzt für jeden Task andere Tools? Habt ihr individuelle Admin-Tools, auf die ihr organisatorisch nicht verzichten könnt? Schreibt sie am besten auf, denn die meisten Anbieter kennen sich gut aus und können Empfehlungen geben, wie ein neuer einheitlicher Prozess aussehen könnte. Zu guter Letzt solltet ihr ein konkretes Ziel formulieren, das ihr durch die Verwendung einer Agentursoftware erreichen wollt.

• Wollt ihr eure Projekte besser planen, strukturieren und controllen können?
• Wollt ihr den gesamten administrativen Aufwand der Agentur minimieren?
• Wollt ihr Mitarbeiter Ressourcen besser planen und so beispielsweise Überstunden wie Leerlauf minimieren?
• Wollt ihr einen einheitlichen Belegfluss schaffen?
• Wollt ihr die Rechnungsstellung und Angebotsverwaltung vereinfachen?

2. Definiert, wo euch eure Agentursoftware genau helfen sollte und vergebt Prioritäten!

Im nächsten Schritt geht es darum, die Anforderungen an die gewünschte Software möglichst präzise zu definieren und mit einem möglichen Anbieter zu besprechen. Auch hier gilt wieder: Denkt über eure internen Abläufe und Prozesse nach. Welche Prozesse soll die Software unterstützen? Legt auf Basis eurer administrativen Herausforderungen Prioritäten fest. Der Softwareanbieter kann auf dieser Grundlage ein dezidiertes Feedback zurückgeben. Anbieter mit gutem Service werden euch beraten und euch helfen können, eure Prozesse genauer zu betrachten und Lösungsansätze vorschlagen.

Jede Software löst Prozesse ein bisschen anders und hat ein unterschiedliches Feature-Setup. Daher sprecht mit den Unternehmen und lasst euch zeigen, wie sie eure Themen angehen. Ein riesiges Angebot an singulären Features hilft euch ja nicht, wenn sich Prozesse und Gesamteffizienz verbessern sollen.

Erst wenn das alles für euch passt, macht euch Gedanken über die einzelnen Funktionen und vor allem Schnittstellen zu anderen Tools, über Sicherheit der Anwendung, on-premise oder SaaS und Hosting.

3. Transparentes Pricing und Preis-Leistungsverhältnis sind wichtig

Die Kosten einer Software sind wichtig. Und, was man dafür bekommt. Es gibt auf dem Markt ganz verschiedene Ansätze. Welcher für euch infrage kommt, hängt von vielen Faktoren ab.

Zum einen gibt es Hersteller, die Basisfunktionen für jeden Nutzer relativ günstig freischalten und darüber hinaus eine bunte Funktionspalette anbieten. Um den gesamten Prozess eurer Agentur abzubilden, müsst ihr aber vermutlich einige Zusatzfeatures buchen. Unter Umständen kann das ganz schön ins Geld gehen, da sich die Kosten hierbei oft aus Einführung der Software, unterschiedlichen Preisen für verschiedene Features und den kumulierten Miet- oder Wartungskosten zusammensetzen.

Andere Anbieter stellen eine vollumfängliche Standardsoftware zur Verfügung. Hier sind immer alle Features inklusive, da ihr normalerweise erfolgreicher arbeiten könnt, wenn ihr einen vollständigen Prozess mit dem System abbildet. Es ist dennoch genauso wichtig, dass man die Funktionen für den jeweiligen Nutzer soweit reduzieren kann, dass er ein sehr übersichtliches System hat und nicht mit der ganzen Komplexität umgehen muss.

Durch unterschiedliche Rechte innerhalb des Systems könnt ihr manchen Mitarbeitern gewisse Features entziehen oder später neu zuweisen. Wir legen euch einen Partner ans Herz, der eine sehr transparente Preisgestaltung bereitstellt und euch dafür die volle Funktionspalette bietet. Erstens wisst ihr, was ihr für welchen Preis bekommt und zweitens skalieren solche Preisansätze in der Realität besser.

Prozess als entscheidendes Kriterium für die Auswahl einer Agentursoftware

Schreibt keinen Anforderungskatalog für die Auswahl einer Software und macht keinen Reverse-Pitch daraus. Warum sagen wir das? Wir kriegen unzählige Anforderungskataloge vorgelegt, die wir dann gewissenhaft durcharbeiten, alle zutreffenden Punkte abhaken und auf Basis der Spalten mit den meisten Übereinstimmungen eine Entscheidung getroffen wird.

Wir können diese Herangehensweise verstehen! Wirklich.
Und wir scheuen uns nicht davor, eine Haken-Challenge einzugehen.

Dieses Vorgehen ist sicher sehr empfehlenswert, um intern abzufragen, wie die Anforderungen der verschiedenen Teams und Mitarbeiter sind. Sie eignen sich auch ganz gut als Gedankenstütze bei einem Test. Aber wir halten das für nicht zielführend, um danach eine Software auszuwählen. Denn Anforderungen werden oftmals sehr unterschiedlich ausgelegt.

Deshalb lasst euch zwingend eine Web-Demo geben!

So kann die Forderung nach „CRM-Funktionalität“ tatsächlich bedeuten, dass die Funktion ein vollständiges CRM System ersetzen soll oder eben nur die für eine Agentur bedeutendsten Funktionen bereitstellt. Fast jede Agentursoftware hat irgendwie eine CRM-Funktion integriert, das wie und was erklärt das noch nicht.

Kataloge sind oft zu nah am eigenen Prozess

Pflichtenhefte, die wir durchschnittlich so zugeschickt bekommen, sind umfangreiche Excel-Sheets oder PDF-Vorlagen, die wir digital oder – wenn nicht anders möglich – auch händisch bearbeiten. Manchmal gibt es Drop-Downs auszuwählen, ab und zu Kommentarspalten, damit wir uns erklären können: Die Forderungen reichen von detaillierten, teils kleinteiliger Feature-Auflistung bis hin zu globalen Forderungen. So gibt es Listen, die bei der Ressourcenplanung jegliche gewünschte Funktion ausweisen wie die verfügbaren Tage pro Team, pro Mitarbeiter, der ganzen Agentur sowie die bereits verkauften Tage pro Team, Mitarbeiter oder den Wunsch, die Software zeige einem, ab wann man ein neues Projekt annehmen kann. Wir haben euch einmal ein aus vielen Katalogen, die wir bereits erhalten haben, einen beispielhaften kreiert.

Eine Agentursoftware soll euch in erster Linie doch euren Arbeitsalltag abbilden, euch bei euren täglichen Tasks unterstützen, Prozesse skalier- und messbar machen, administrativen „Hassle“ minimieren und euch helfen, Projekte sinnvoll und profitabel abzuwickeln.

Denkt globaler

Deshalb ist es in unseren Augen viel sinnvoller nach euren Prozessen zu fragen oder gemeinsam mit euch eure administrativen Herausforderungen zu besprechen – nicht einzelne Funktionen oder Feature-Sets. Zum Beispiel:

• Rechnet ihr nach Aufwand oder pauschal ab?
• Habt ihr eher Retainer- oder Einzelprodukte?
• Wieviele Projekte macht ihr pro Jahr/Monat?
• Wie sehen eure Angebotspositionen aus?

Viele Funktionen sind natürlich wichtig, wenn sie aber im System aus Gesamtsoftware, eurer Agentur und euren Herausforderungen nicht funktionieren, nützen sie nichts. Ihr könnt euch denken, dass niemand anhand solcher Kataloge final entscheiden kann, welches jetzt die für euch ideale Software ist?

Jede Agentursoftware geht ein bisschen anders an gewisse Prozesse heran, deshalb schaut euch an, wie sie als Gesamtes gelöst werden und wie sie für euch funktionieren. Die konkreten Fragen, die ihr als Agentur euch vorher stellen solltet, sind hier eine sehr gute Basis. Kann die neue Agentursoftware diese Prozesse abbilden, kann man sich immer noch individuelle Funktionen tiefer ansehen.

Agentursoftware as a Service

Noch wichtiger: Fragt nach dem Drumherum! Wir glauben an eine Agentursoftware aus der Cloud, eine Agentursoftware as a Service. Denn nur wenige Unternehmen überhaupt sind in der Lage, eigene Server so sicher zu hosten, wie darauf spezialisierte Dienstleister. Wir zum Beispiel hosten bei der T-Systems auf Basis der Azure Technologie in Deutschland. Außerdem haben unsere Datenbanken eine hochsichere Verschlüsselung zum Schutz aller darin gespeicherten Daten. Im Klartext heißt das, dass keinerlei Daten jemals unverschlüsselt in der Datenbank stehen. Jeder Datensatz wird live entschlüsselt und entsprechend live wieder verschlüsselt.

Bei SaaS-Anwendungen habt ihr im Normalfall immer kostenfreie und regelmäßige Updates, euer System ist also immer aktuell. Wichtig finden wir auch, dass euer Anbieter euch guten und hochwertigen Support auf verschiedenen Kanälen anbietet und euch beim Onboarding intensiv begleitet.

Tipp: In manchen Fälle ist der Auswahlprozess natürlich so komplex, dass man als Agentur an seine Grenzen stößt. Da man im Idealfall einige Jahre fest mit dem angestrebten System verbunden sein wird, ist es in diesem Fall empfehlenswert, eine Beratung in Anspruch zu nehmen. Frau Mews von der Agenturberatung hm43 und Bernhard Probst von kleinkariert haben sich z.B. auf das Themenfeld spezialisiert und unterstützen Agenturen von der Analyse über die Softwareauswahl bis zur Implementierung!

In unserem Whitepaper „Von 0 auf 100:  Wie man die richtige Agentursoftware findet und einführt“ findet ihr eine detaillierte Darstellung, wie ihr an das Thema herangehen könnt.

Tl;dr

Eine Agentursoftware auszusuchen ist komplex und will wohl bedacht sein. Mit dieser Übersicht wird es klappen.

• Beschreibt dem Anbieter euren Case und eure Organisationsstruktur
• Lasst euch eine umfangreiche Web-Demo anhand eurer Prozesse geben
• Testet selbst mit einem eigenen Test der Demo
• Setzt auf SaaS als Wachstumsmotor
• Haltet Euch auch an diese 5 Schritte: Beschäftigung mit sich selbst, Recherche, Webinar, Software-Test & Entscheidung
• Lasst euch helfen und beraten