Die Digitale Agentur – So verändert die Digitalisierung deine Projektarbeit

Agenturen sind Experten, wenn es um den digitalen Außenauftritt geht. Aber wie ist es eigentlich um das digitale innerhalb der Agentur bestellt? Wie digital sind Arbeitsprozesse und die interne Kommunikation? Und welche Rolle spielen Tools beim Digitalen Arbeitsplatz?

 

Digitales Stückwerk statt Digital Workplace

Kaum zu glauben, aber auch heute noch läuft die Planung von Projekten in einigen Agenturen über dezentrale Excel-Tabellen. Hinzu kommen unterschiedliche Onlinelösungen und Tools, eine nicht einheitliche Ordner-Struktur und die Kommunikation über Emails und Whatsapp.

Dabei sind es vor allem Agenturen, die Profis auf dem Bereich der agilen Arbeit und des Kulturwandels sein müssten. Sie beschäftigen sich permanent mit den neusten Trends und müssen immer am Ball bleiben, wenn es um neue Kommunikationskanäle geht.

Damit haben Agenturen eigentlich die besten Voraussetzungen, um Vorreiter im Bereich des Digitalen Arbeitsplatzes zu werden. Und dieser Digital Workplace ist ein entscheidender Baustein des digitalen Wandels. Er bestimmt, wie wir in Zukunft zusammenarbeiten und in welche Form wir unserem Job nachgehen werden. In unserer komplexen Welt kann er zu einem erheblichen Wettbewerbsvorteil werden und die Produktivität sowie Effizienz erheblich steigern.

 

Ein digitaler Arbeitsplatz ist erwünscht, wird jedoch trotzdem nicht genutzt

Produktiver und Effizienter, als die Konkurrenz? Das klingt nach einem perfekten Zukunftsszenario. Woran liegt es dann, dass die notwendigen Tools und Prozesse nicht eingeführt werden? Neben dem Dauerbrenner unter den Antworten – Angst vor zu hohen Kosten – sind es vor allem internen Faktoren, die einer ganzheitliche Digitalisierung im Wege stehen. Entscheider sind sich unsicher über den Nutzen und scheuen zu lange Entscheidungswege. Dabei sind es vor allem die Führungskräfte und Teamchefs, die jetzt als Vorbilder agieren müssten.

Eine Umfrage, die im Mai 2018 von Cisco durchgeführt wurde, betrachtet die Situation rund um den digitalen Arbeitsplatz und belegt, dass Unternehmen den Nutzen von digitalen Tools besser vermitteln müssen. Die Studienergebnisse zeigen, dass sich 45 Prozent der Erwerbstätigen mehr Flexibilität durch einen digitalen Arbeitsplatz wünschen. Obwohl die Mitarbeiter darin einen großen Vorteil erkennen, scheuen sich 43 Prozent vor der Nutzung eben solcher Tools. Der Zusammenhang zwischen Wunsch und den dazu benötigten Tools ist den Befragten offenbar gar nicht bewusst.

 

„Technologie ist nur eines der drei Erfolgskriterien, um Arbeit agiler und flexibler zu machen. Die beiden anderen stellen Vorbilder und Vertrauenskultur dar. Alle drei müssen zusammenspielen, um die Potenziale digitalen Arbeitens erfolgreich nutzbar zu machen.“ Aus der Cisco-Studie “Arbeiten Digital

 

An dieser Stelle wird klar: Es genügt nicht, die notwendigen Tools einzuführen. Ebenso wichtig sind Vorbilder, die den übergreifenden Sinn hinter den Tools vermitteln, mit Vorurteilen aufräumen und Unsicherheiten abbauen. Den Kulturwandel im Unternehmen anzustoßen gehört ebenso zum Digitalen Arbeitsplatz, wie die dafür notwendige Software und eine agile Arbeitsweise.

 

„Wir wissen von unseren eigenen Mitarbeitern und den XING-Mitglie-dern, dass ein digitalisierter Arbeitsplatz kein Selbstzweck ist, sondern viel mehr ein Mittel zum großen Ziel, dass Berufstätige selbstbestimmter arbeiten können, dass sie ihre Fähigkeiten und Potenziale flexibler, kreativer und ortsunabhängig zum Einsatz bringen können, dass sie sich selbst verwirklichen können und damit im besten Sinne New Work erleben. Entscheidend ist daher nicht nur die Wahl von Tools und Technologien, sondern auch eine gelebte Unternehmenskultur, die diesen Wünschen und Sehnsüchten gerecht wird“ Xenia Meuer, Vice President Human Resources bei Xing

 

Der integrierte digitale Arbeitsplatz

Wem der Sprung zum Digitalen Arbeitsplatz gelingt, freut sich über moderne Collaborationstools anstelle von endlosen Excel-Tabellen. Funktioniert die digitale Struktur, ist es überflüssig, dass alle Projektteilnehmer ständig zusammen an einen Tisch kommen. Videokonferenzen und virtuelle Besprechungen, z.B. via Chat, erleichtern den Arbeitsalltag und schaffen die gewünschte Flexibilität. Home Office, Remote Work, ein sechs Stunden-Arbeitstag – kein Problem mehr!

Dieser Traum vom flexiblen Arbeiten gelingt, laut Lutz Hirsch (Geschäftsführender Gesellschafter bei HIRSCHTEC) aber nur, wenn der digitaler Workplace drei zentrale Bereiche umfasst:

 

  1. Einen komplett elektronisch unterstützten Planungs- und Auswertungsablauf für alle Teams und Projekte
  2. Eine integrierte Projektplattform für Zusammenarbeit, Austausch und Projektmanagement
  3. Eine mit der Projektplattform verbundene Networking- und Wissensmanagement-Lösung (inklusive Messaging- und Gruppen-Chat-Funktionen), um Erfahrungen zu teilen und Erfolgsmodelle zur Verfügung zu stellen

 

Richtig umgesetzt, profitiert die Agentur langfristig vom der digitalen Arbeitsplatz. Nicht zuletzt bei der Einarbeitung von neuen Teammitgliedern sind transparent geplante Projekte und eine übersichtliche Wissensdatenbank ein Segen.

Besonders relevant im hektischen Agenturalltag: Nachvollziehbare Projekthistorien und Methoden, die Probleme schon vorzeitig sichtbar machen. Ein integriertes Kanban-Board kann so z.B. als eine Art Fieberthermometer agieren und zeigt an, wenn ein Projekt aus dem Ruder zu laufen droht.

 

4 Tipps für den Transformationsprozess: So gelingt der Schritt zum Digital Workplace

 

  1. Eine zentrale Stelle, die den Prozess koordiniert

Unterschiedliche Teams haben verschiedene Erwartungen an einen Digitalen Arbeitsplatz. Während es dem Sales-Team besonders wichtig ist, dass mobiles Arbeiten zum Kinderspiel wird, kann eine andere Abteilung besonderen Gefallen daran finden, wenn Projekte nachvollziehbar geplant und gemanagt werden. Bevor jedes Team seine eigenen Ziele verfolgt, sollte an zentraler Stelle das Gesamtergebnis im Blick behalten werden.

  1. Kontrolliertes Ausprobieren

Es gibt keinen Königsweg für die digitale Transformation. Da jedes Unternehmen anders funktioniert, muss auch jeder für sich selbst ausprobieren, was am besten funktionieren könnte. Getreu dem Motto „Fail fast, fail cheap“ sollte in kleineren Projekten kontrolliert getestet werden.

  1. Tools reduzieren

Im Laufe der Zeit können sich innerhalb der Agentur so einige Tools ansammeln. Die Einführung eines einheitlichen Digital Workplaces kann die Chance sein, die Tool-Landschaft zu reduzieren und zu vereinheitlichen.

  1. Auf geeignete Tools und User gleichermaßen konzentrieren

Bei der Einführung von Collaborationstools konzentrieren sich viele zunächst auf die Technik. Dabei sind es am Ende Menschen und komplexe Teams, die damit arbeiten. Mitarbeiter sollten daher in den Transformations-Prozess von Anfang an eingebunden werden.

 

Fazit: Wer mutig ist, wird belohnt

Die Transformation zum Digitalen Arbeitsplatz gestaltet sich nicht von allein und ist mit Stolpersteinen übersät. Doch wer mutig genug ist, neue Lösungen auszuprobieren (und ggf. schnell zu verwerfen), wird belohnt. Denn passt die Struktur, können sich Agenturen auf das konzentrieren, was ihre DANN ausmacht: Kreativ arbeiten.

Zudem sichert sich die Digitale Agentur einen erheblichen Vorteil gegenüber Wettbewerbern und ist in Zukunft schneller denn je in der Lage auf neue Markt- und Kundenanforderungen zu reagieren oder weitere Digitalisierungsprojekte zu starten.

 


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