Brauchen Agenturen überhaupt noch ein „richtiges“ Büro?

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Remote Work, Digitale Nomaden, Workations für die komplette Agentur – über die vielfältigen Möglichkeiten von New Work haben wir schon mehrfach berichtet. Jetzt wird es Zeit, eine Agentur zu Wort kommen zu lassen, die nicht nur theoretisch von diesen Möglichkeiten Gebrauch macht. Bei undpaul, einer Digitalagentur aus Hannover, arbeitet der Großteil der Mitarbeiter Remote – und das von Anfang an.

 

Hallo Anja! Vielen Dank, dass du dir spontan Zeit für unsere Fragen genommen hast. Legen wir direkt los: Eure Agentur gibt es mittlerweile seit fast sieben Jahren. Von Anfang an habt ihr Remote gearbeitet. Wie kam es dazu?

Wir haben uns über die gemeinsame Arbeit an einem Open-Source-Projekt kennen gelernt: Das war das Content Management System Drupal. Wir haben uns in einem Online Forum kennengelernt und in Hannover einen Stammtisch veranstaltet, wo dann auch die späteren Gründer zusammentrafen. Einer kam aus der Nähe von Bremen, der andere aus der Nähe von Wolfsburg, nur zwei waren zu dem Zeitpunkt in Hannover. Unsere Arbeitsweise hat sich dadurch von Anfang an Remote herausgebildet, weil wir ja in unterschiedlichen Städten lebten. Wir kommunizierten also über Chats, Forensoftware und Tickets.

Glücklicherweise haben sich die Gegebenheiten stark verbessert: Slack ist ein deutlich besseres Tool als IRC, und heutige Videokonferenz-Software ist deutlich besser als Skype es damals war.

 

Wie ist bei euch die Aufteilung zwischen Präsenzzeit und Homeoffice geregelt, gibt es dort feste Rahmenbedingungen, z.B. einen Tag die Woche sind alle im Büro?

Nein, das gibt es nicht. Unsere Team-Mitglieder wohnen z. B. in Rosenheim, im Saarland, in Halle oder ganz weit im Norden – die Anreisezeit wäre einfach zu weit. Fast die Hälfte des Teams wohnt aber in Hannover und kommt gern in unser Büro dort. Es steht aber auch dort jedem frei, bei Bedarf auch mal woanders zu arbeiten. Ein Mitarbeiter in Hannover hat z. B. den letzten Winter in Kapstadt verbracht und von dort gearbeitet. Andere arbeiten im Home-Office, wenn Handwerker im Haus sind, oder man kommt mal erst mittags rein, wenn man vormittags nur Meetings per Videokonferenz hat.

Das ganze Team trifft sich auf verschiedenen Konferenzen mehrmals im Jahr.

 

 

Bei undpaul haben alle Mitarbeiter die Möglichkeit Remote zu arbeiten. ©Hans und Jung

 

Warum klappt Remote Work als Arbeitsmodell so gut für euch? Habt ihr festgestellt, dass bestimmte Faktoren Remote Work positiv beeinflussen?

Für uns ist das Hauptkriterium, Fachleute für das System unserer Wahl (das ist nach wie vor Drupal) zu kriegen. Wir erwarten nicht, dass jemand für so einen Job den Wohnort wechselt. In unserer Branche funktioniert das sehr gut – wer programmiert, braucht sowieso Ruhe. Für Projekt-Kickoffs kommen auch mal alle zusammen, weil das besser klappt, wenn man gemeinsam in einem Raum sitzt.

 

Und anders herum, gibt es Dinge, die Remote so gar nicht klappen? Was sind die größten Schwierigkeiten auf die ihr gestoßen seid?

Komplexe oder kreative Probleme mit mehreren Leuten lösen zu wollen, geht leichter in einem Raum in dem man sich auch mal vor eine Wand stellen und analoge Zettel mit der Hand rumschieben kann. Der Frustfaktor kann schon sehr hoch werden, wenn zu dem komplexen Problem auch noch ständig die Verbindung abbricht.

 

Was ist denn aus eurer Sicht der größte Vorteil von Remote Work? Es gibt Studien, die belegen, dass Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten, sogar produktiver sind, als jene, die in der Agentur sitzen. Könnt ihr das bestätigen?

Ich denke schon. Auch die Leute in Hannover arbeiten unter ähnlichen Umständen – wir versuchen, so viel wie möglich schriftlich zu klären, auch wenn wir im gleichen Büro sitzen. So kriegt nämlich jeder was davon mit und wer im Büro gerade an einer Aufgabe sitzt, die viel Konzentration benötigt, wird nicht rausgerissen, sondern kann später nachlesen und antworten.

 

Ich habe gelesen, dass eure Mitarbeiter überwiegend Remote aus dem Homeoffice arbeiten. Jetzt hast du schon kurz angesprochen, dass ein Mitarbeiter sogar aus Südafrika gearbeitet hat. Gibt es auch andere Mitarbeiter, die als Digitale Nomaden herumreisen während sie arbeiten? Wie steht ihr generell zu dem Thema?

Das hatten wir bisher erst einmal, unser jüngster Mitarbeiter war ein halbes Jahr in Kapstadt und hat dann auch von dort gearbeitet. Das klappte wegen der kaum vorhandenen Zeitunterschiede zwischen Deutschland und Kapstadt und der Zuverlässigkeit des Mitarbeiters auch sehr gut.

Die anderen Mitarbeiter nutzen ihre Freiheiten eher im Familienbereich. In den letzten Jahren sind viele Kinder dazugekommen und vor allem die Väter profitieren von dieser Konstellation. Sie alle konnten vor allem im ersten Jahr ihre Partnerinnen auch tagsüber mal entlasten – undenkbar in einem konventionellen Job. Während die Frau noch in Elternzeit ist, ist der Mann inklusive Fahrtzeiten mindestens neun Stunden am Tag komplett weg.

Väter nehmen heutzutage üblicherweise nur ein bis zwei Monate Elternzeit, die wenigsten machen von der gleichberechtigten Aufteilung von jeweils sechs Monaten Gebrauch. Auch in unserem Team hat sich keiner der Väter für mehr als zwei Monate entschieden. Dennoch ist die Entlastung da, der Vater kann die Partnerin und das Kind zu den wichtigen Arztterminen begleiten.

 

Unsere Mitarbeiter nutzen die Freiheiten von Remote Work vor allem im Familienbereich. Vor allem Väter profitieren von dieser Konstellation und können ihre Partnerinnen auch tagsüber entlasten.

 

Wichtigstes Tool, damit Remote Work reibungslos funktioniert, ist Slack. ©Hans und Jung

 

Damit so ein modernes Arbeitsmodell reibungslos funktioniert, muss nicht nur die Einstellung des Teams stimmen, auch die Infrastruktur muss top organisiert sein. Habt ihr euch ein festes Toolstack aufgebaut? Welche Tools könnt ihr für Remote Work besonders empfehlen?

Wichtigstes Tool überhaupt ist Slack. Wir haben viele Channels, sowohl projektbezogene, als auch welche, die mit Arbeit nichts zu tun haben. Es gibt z. B. einen Musik-Channel oder einen Baby-Channel. Slack erlaubt uns, dass alle Mitarbeiter von allem so viel wie möglich mitkriegen. Das Gespräch, das sonst an der Kaffeemaschine stattfindet, ist bei uns in Slack zu finden.Unbedingt zu empfehlen ist Giphy. Gifs zu allen möglichen Situationen lockern die Arbeit auf und bringen uns zwischendurch mal zum Lachen oder machen es leicht, Ärger auszudrücken, ohne ihn in lange Worte fassen zu müssen.

Ansonsten nutzen wir Ticket-Tools, wie Jira und Redmine, wir nutzen Gitlab für Code, Owncloud bzw. neuerdings Nextcloud für Dateiablage, Toggl für die Zeiterfassung, 1Password als Teamlösung für Passwörter, Appear.in für Videokonferenzen, Google Apps für E-Mail und kollaboratives Arbeiten.

 

Wichtigstes Tool für Remote Work ist Slack. Wir nutzen viele Channels, auch welche, die mit Arbeit nichts zu tun haben, wie z.B. einen Musik-Channel oder einen Baby-Channel. Slack erlaubt uns, dass alle Mitarbeiter von allem so viel wie möglich mitkriegen.

 

Habt ihr euch mittlerweile auch ein festes Netzwerk an Freelancern aufgebaut mit denen ihr Remote zusammen arbeitet? Wenn ja, wie ist diese Zusammenarbeit mit Nicht-Festangestellten organisiert?

Wir arbeiten selten und ungern mit Freelancern. Unser Team hat sich über die letzten sieben Jahre langsam und stabil aufgebaut. Wir haben viele Regeln, um eine hohe Qualität zu sichern. Wenn Freelancer dazukommen, ist es schwer ihnen unsere Arbeitsweise in kurzer Zeit zu vermitteln. Wir waren häufig mit den Arbeitsergebnissen unzufrieden. Heute setzen wir Projekte nur um, wenn wir wirklich Zeit dafür haben – ansonsten muss es warten. Die Kunden wollen ja auch uns beauftragen und nicht „irgendjemanden“.

 

Zwischendurch wagen wir gern einen Blick in die GlasQgel und beschäftigen uns mit der Zukunft der Agenturarbeit. Was glaubt, wie sich moderne Arbeitsformen in Zukunft entwickeln werden? Gibt es bald nur noch Remote-Agenturen? Brauchen Agenturen überhaupt noch ein „richtiges“ Büro?

Wir sind mit einigen anderen Agenturen befreundet, für die das nicht funktionieren würde. Ich persönlich halte das aber für altmodisch und glaube, dass diese Arbeitsweise sehr bald nur noch eine Art der Arbeit sein wird. Gerade in großen Städten hat man viele Vorteile. Denk daran, wie viel Lebenszeit viele Leute aufwenden, nur um ins Büro zu fahren! In Großstädten kommt man locker auf eine Stunde pro Fahrt.

In S-Bahnen oder Bussen kann man schlecht auf dem Weg etwas erledigen, das ist also vergeudete Zeit. Zudem sind Büroflächen nicht gerade günstig und die Tools werden immer besser. Ich bin fest davon überzeugt, dass in Zukunft immer mehr Unternehmen, nicht nur Agenturen, auf diverse Formen verteilter Arbeit umstellen werden, um die Vorteile zu genießen.

 

Damit einher geht die Frage der Arbeitszeiterfassung. Wir glauben, dass Arbeitszeiten (aus den unterschiedlichsten Gründen) oft falsch erfasst werden und dadurch unbrauchbar sind. Natürlich entgeht Agenturen damit die Chance ihre Gewinne zu optimieren. Wie geht ihr mit dem Thema um?

Wir erfassen alles und das möglichst granular, um auch gut auswerten zu können. Das meiste müssen wir ja auch unseren Kunden in Rechnung stellen, und die wollen auch wissen, was genau gemacht wurde. Wir haben eine Verknüpfung von unserem Timetracking-Tool Toggl zu unserem Ticket-Tool, sodass wir pro Aufgabe sehen können, wie lange sie gedauert hat. Das ist extrem aufschlussreich und teilweise auch erschreckend – das kennt sicher jede Agentur.

 

Abschließend möchten wir euch um einen Blick in die Zukunft eurer Branche bitten. Glaubt ihr, dass sich das Projektgeschäft verändert hat bzw. verändern wird? Z.B. in Richtung mehr Beratung? Was glaubt ihr generell, wie verändert sich das Agenturbusiness in den kommenden Jahren?

Ich spreche nun aus der Sicht einer Agentur, die als technischer Dienstleister im Content-Management-Bereich angefangen hat, in unserem Fall Drupal. Solche Agenturen gibt es sicherlich viele, manche arbeiten mit TYPO3 oder WordPress, aber grundsätzlich unterscheidet sich die Arbeit nicht. In diesem Bereich merken wir, dass man mit der Technik niemanden mehr lockt. Kleinere Unternehmen können sich mit sehr viel günstigeren Online-Lösungen eigene Webseiten oder sogar Online-Shops bauen.

Wir arbeiten inzwischen an viel komplexeren und individuelleren Lösungen, die man nicht mit fertigen Tools kaufen kann. Unsere Konkurrenz ist nicht mehr eine TYPO3-Agentur, vielmehr treten wir gegen Lösungen wie Core Media oder Adobe Sitecore an, um Redaktionen und Marketing-Abteilungen mit maßgeschneiderten Lösungen die tägliche Arbeit zu erleichtern.

 

Über undpaul

undpaul ist eine Digital-Agentur mit dem Schwerpunkt auf lösungsorientierte Entwicklung von komplexen Enterprise-Webanwendungen mithilfe von Drupal. Das Unternehmen wurde 2010 in Hannover gegründet und ist mittlerweile auf 14 feste Mitarbeiter gewachsen. Seit 2017 ist undpaul zusätzlich in München ansässig.

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Es gibt schon 3 Kommentare

  • Projektcontrolling: State oft the Art 2018 | Die GlasQgel

    […] sein kann – von Remote Workern und Freelancern über besonders schlanke Prozesse bis hin zu Agenturen, die fast ohne Büro auskommen, sind viele Ansätze […]

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  • Projektcontrolling: State of the Art 2018 - Die fünf Phasen jeden Agenturprozzesses

    […] sein kann – von Remote Workern und Freelancern über besonders schlanke Prozesse bis hin zu Agenturen, die fast ohne Büro auskommen, sind viele Ansätze […]

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  • Wie arbeitet ein dezentrales Teams? Ein Teaminterview über Remote Work

    […] Ich kann mir aber schon vorstellen, dass Agenturen irgendwann gar keine Büros mehr haben, sondern nur noch virtuell sind. Gerade dadurch, dass immer mehr hochspezialisierte Fachkräfte […]

    Reply

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