Automatische Zeiterfassung: Wie geht das eigentlich? Und für wen lohnt es sich (nicht)?

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Automatische Zeiterfassung – seitdem wir unsere Artikelserie zum Thema Zeiterfassung begonnen haben, ist der Begriff immer wieder gefallen. Richtig erklärt haben wir ihn bislang noch nicht. Wie funktioniert also dieses neue automatische Zeiterfassungskonzept? Welche Unternehmen und Freelancer verdienen dadurch mehr Geld – und inwiefern? Genauso wichtig ist die Frage, wer vielleicht besser die Finger davon lässt. Die Antworten haben wir hier für euch zusammengefasst.

 

Warum Stundenzettel und Stoppuhren versagen

Laut Harvard Business Review gehen jeden Tag Milliarden Dollar durch falsch geschätzte Projektzeiten verloren. Aber wieso wird eigentlich so viel geschätzt? Könnte man sich nicht einfach die Uhrzeiten aufschreiben, immer wenn man das Projekt wechselt? Oder einfach kurz vor und nach den Aktivitäten einen Stoppuhrbutton drücken? Was sich in der Theorie so unkompliziert anhört, hat in unserem von Multitasking und Unterbrechungen geprägten Arbeitsalltag zwei Folgen:

 

1) Zeitaufwand und Ablenkung

Zeiterfassung lenkt ab. Wer seine Zeiten einigermaßen korrekt erfassen möchte, muss seine eigentliche Arbeit dafür permanent unterbrechen. Das Thema muss immer im Hinterkopf bleiben, damit man das Notieren oder die Stoppuhr beim Aufgabenwechsel nicht vergisst. Dass Mitarbeiter sich das antun, ist möglich – aber nicht wahrscheinlich. Schließlich bringt es sie aus dem Rhythmus und nimmt ihnen Zeit für wertvolle Konzentrationspausen.

Zudem macht die Aufgabe weder Spaß, noch kann man dabei etwas gewinnen. Es wird nie jemand sagen können „gut gemacht“, weil nur der Mitarbeiter selbst einschätzen kann, ob er seine Projektzeiten gut erfasst hat. Deshalb gibt es keinen rationalen Grund sich um die Wahrheit der Zeiten zu bemühen. Freelancer dagegen haben immerhin monetäre Anreize möglichst genaue Projektzeiten zu erfassen. Weniger lästig wird die Dokumentation während des Tages dadurch aber nicht.

 

2) Vergessen bei hoher Konzentration

Jeder kennt das: Man vergisst das Zeitenerfassen, sobald man sich intensiv auf seine eigentliche Arbeit konzentriert. Das heißt, man landet am Ende wieder bei rückblickenden Schätzungen, die einen erheblichen wirtschaftlichen Schaden verursachen. Für Mitarbeiter ist das erst mal kein Problem, da die Folgen für sie nur schleichend spürbar werden. Was nicht bedeutet, dass es Spaß macht, über Zeiten zu grübeln und einen zurückliegenden Tag zu rekapitulieren. Jede Controlling-Abteilung kann bestätigen, dass es immer Mitarbeiter gibt, die das vor sich herschieben und erinnert werden müssen.

Eine erfolgreiche Lösung müsste den User also einerseits vom Mitschreiben oder Mitstoppen befreien und andererseits bessere Zeiten liefern, als es durch Schätzungen möglich ist. 

 

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Automatische Zeiterfassung: So funktioniert die Technologie

Der große Vorteil von automatischer Zeiterfassung: Weder muss der User während des Tages auch nur einen Gedanken an Zeiterfassung verschwenden, noch muss er sich Zeiten ausdenken. Was zunächst nach einem Widerspruch klingt, funktioniert eigentlich ganz einfach:

Während des Tages misst der Algorithmus die Dauer aller Prozesse, in denen man mit Maus oder Tastatur aktiv war. Wird keine Aktivität festgestellt, überprüft das System nach Ablauf einer selbstgewählten Frist, ob ein Kalendertermin eingetragen ist. Wenn ja, wird dieser Termin erfasst, bis es wieder eine Aktivität von Maus oder Tastatur gibt oder der Termin endet. Wenn kein Termin eingetragen ist, wird eine Abwesenheitszeit erfasst.

Alle Zeiten werden für den User zusammengefasst und als Zeitblöcke aufbereitet. Ein Teil dieser Zeitblöcke kann durch einen selbstlernenden Algorithmus direkt Projekten zugewiesen werden. Alles, was der User zu tun braucht, ist die verbleibenden Zeitblöcke durchzugehen und sie den jeweiligen Projekten zuzuordnen. Dort werden sie zu Stundensummen addiert. Diese Summen sind viel genauer als alles, was ein Mensch schätzen oder stoppen könnte. Zudem können sie in dieser Genauigkeit auch rückblickend ermittelt werden – im Notfall auch noch nach mehreren Tagen oder Wochen.

 

Bereits zwei Arbeitsstunden, die einem nicht durch die Lappen gehen, amortisieren die Kosten von automatischer Zeiterfassungssoftware für ein ganzes Jahr!

 

So steigern automatisch gemessene Zeiten den Umsatz

Der offensichtlichste Nutzen des Konzepts ist, dass nie wieder eine Minute abrechenbare Zeit verloren gehen kann. Bereits zwei Arbeitsstunden, die einem nicht durch die Lappen gehen, amortisieren die Kosten von automatischer Zeiterfassungssoftware für ein ganzes Jahr. Doch der große Wert genauerer Zeiten zeigt sich vor allem im Controlling und bei der Projekt- und Ressourcenplanung.

 

 

 

Für wen das Konzept geeignet ist – und für wen eher nicht

Das Konzept empfiehlt sich prinzipiell für jeden, der viel am Computer arbeitet und gerne herausfinden möchte, womit man den Tag eigentlich verbracht hat. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass es auch Kundengruppen gibt, die mit dem Konzept nicht warm werden wollen. Folgende Merkmale deuten darauf hin, dass andere Zeiterfassungslösungen besser passen könnten.

 

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Das Missverständnis Anwesenheitszeit ist gleich Projektarbeitszeit

Unternehmen, die ihren Mitarbeitern suggerieren, dass sie 80-100% ihrer Anwesenheitszeit auf Projekten erfassen sollten, verwechseln SOLL- und IST Stunden. Durch die Manipulation der IST-Zeiten bekommen sie weder Insights über die reale Profitabilität von Projekten, noch realistische Daten, um die Planung und Auslastung mit abrechenbaren Stunden zu optimieren.

Eine realistische, gute Auslastung mit Projektarbeitszeit liegt zwischen 60 und 75% der Anwesenheitszeit.

Konzentrationspausen sowie nicht abrechenbare Verteilzeiten für Internes und Organisation machen laut einer Studie der Draugiem Group sogar bei den produktivsten 10% der Belegschaft mindestens 25% ihrer Anwesenheitszeit aus. Eine realistische, gute Auslastung liegt im Projektgeschäft also zwischen 60 und 75%. Und selbstverständlich kommen auch schlechter geplante Tage an denen man nur zwei bis drei Stunden auf Projekten arbeitet. Wer das nicht glaubt – oder nicht zugeben darf – der wird mit automatischer Zeiterfassung nicht glücklich. Denn die ergibt reale IST-Zeiten, die verunsicherte Mitarbeiter aufgrund dieser Kultur sowieso nach oben korrigieren müssten.

 

Skepsis gegenüber Controlling

Es gibt sie tatsächlich: Erfolgreiche Unternehmen und Freelancer, die ihren Betrieb ohne Kennzahlen steuern und ihre Projekte nach Gefühl planen. Solange einigermaßen Cashflow da ist, kann das auch gut gehen. Ohne jeden Sarkasmus: Wem es gelingt, eine Unternehmung ohne Controlling über längere Zeit am Laufen zu halten, der hat Respekt verdient. Sei es für seine intuitiv richtigen Annahmen, seine Fähigkeiten zur außergewöhnlichen Motivation von Mitarbeitern oder sogar für seine Bereitschaft zur Selbstaufopferung. Für ein Start-up wäre ein Verzicht auf Controlling undenkbar, da man ohne Transparenz keinen Zugang zum Kapitalmarkt bekommt. Aber es ist nicht von der Hand zu weisen, dass es gerade im Dienstleistungsbereich einige erfolgreiche Ausnahmen gibt. Deshalb: Wer kein Projektcontrolling macht und auch nicht daran glaubt, dass man dadurch profitabler wird, der braucht eigentlich überhaupt keine Zeiterfassungslösung.

 

Starkes Vertrauen in Schätzwerte

Es gibt Entscheider, die von den Argumenten, dass Schätzungen an der Realität vorbeigehen, nicht überzeugt sind. Oder die nicht glauben, dass sich ein paar Stunden hin oder her groß auswirken, weil ihre Unternehmen ja trotzdem laufen. Es gibt sogar Thesen, gute und schlechte Schätzungen würden sich bei einer ausreichend großen Stichprobe ausgleichen. Doch das ist ein grober Denkfehler: Um Stichproben würde es sich nur handeln, wenn alle Mitarbeiter sich mit ihren Schätzungen auf dasselbe Projekt und innerhalb des Projekts auf dieselbe Aufgabe beziehen würden. Aber hier zu streiten wäre müßig: Wer mit Schätzungen zufrieden ist, der wird nicht die Geduld aufbringen, automatische Zeiterfassung für ein paar Monate zu testen und die Ergebnisse mit denen aus der Vergangenheit abzugleichen.

 

Info: Falsche Zeiten bzw. schlecht geschätzte Zeiten erkennt man an einer Auslastung der reinen Projektarbeitszeit von über 80%, runden Stundensummen oder Halbstundenschritten satt Dezimalschritten sowie der Tendenz die Stunden des Tages relativ gleich auf Projekte zu verteilen.

 

Scheu vor Investitionen in Software und Prozessveränderungen

Es gibt besonders agile Unternehmen, die mindestens alle acht Wochen ein neues Tool testen. Sie glauben an permanente Verbesserung durch die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen. Und es gibt die Konservativeren, die in jeder neuen Software zunächst einmal ein Risiko sehen. Das mag verständlich sein, denn schließlich gibt es auch schlechte Lösungen.

Fast jedes Unternehmen hat schon mal eine katastrophale Implementierung erlebt. Deshalb betrachten viele Entscheider Software eher als Kostenpunkt, denn als Investition in Prozesse. Als notwendiges Übel, das man, einmal gelöst, besser so lange wie möglich nicht mehr anpackt. Wenn aber bereits die Managementebene diese Skepsis vorlebt, braucht man gar nicht erst darauf zu hoffen, dass Mitarbeiter eine neue Software als Chance betrachten. Bei dieser Art Kultur wird in Testphasen eigentlich nur nach Gründen gegen das jeweilige Tool gesucht. Da man solche Gründe immer und überall finden kann, wenn man nur will, kann man diesen Unternehmen auch von automatischer Zeiterfassung abraten.

 

Die passende Software finden, wie klappt das eigentlich? Wirf dazu einen Blick in diesen Beitrag: Mit diesen 5 Schritten findest du die richtige Business- und Agentursoftware

 

Erwartungshaltung „Gar kein Aufwand mehr“

Natürlich senkt automatische Zeiterfassung den Aufwand im Zeiterfassungsprozess. Gerade durch die Möglichkeit die Zeiten am Ende des Tages mit einer Erinnerungshilfe zu ermitteln und gesammelt mit nur einem Klick einzutragen. Doch es handelt sich nicht um ein Überwachungstool, das Zeiten vollends auf eigene Faust ermittelt und weiterleitet.

Es handelt sich nicht um ein Überwachungstool, das Zeiten vollends auf eigene Faust ermittelt und weiterleitet.

Der User ordnet gemessene Zeiten, die der Algorithmus nicht zweifelsfrei Projekten zuweisen kann, per Drag & Drop zu, kommentiert seine Zeiten und leitet sie per Klick weiter. Selbstverständlich kostet ihn das am Ende des Tages ein paar Minuten.

Eine Aufwandsminderung gibt es für User, die ihre Zeiten vorher schon gewissenhaft erfasst hatten. All diejenigen, die auf Zetteln mitschreiben, Stoppuhren bedienen oder ihre Zeiteinträge kommentieren müssen, sparen Zeit. Wer dagegen alle paar Tage mal Schätzungen anstellt, hat im Zeiterfassungsprozess natürlich kaum Aufwand, der eingespart werden könnte.

Unternehmen, die einfach nur nach der Lösung mit dem geringstmöglichen Aufwand suchen – ohne die Qualität der Zeiten zum Kriterium zu machen – sollten unbedingt bei Schätzlösungen bleiben. Automatische Zeiterfassung bedeutet den geringstmöglichen Aufwand zur Erfassung von realistischen Zeiten. Sie ist der einzige Weg, um von unmotivierten Mitarbeitern dieselbe Qualität an erfassten Zeiten zu bekommen wie von den dazu motivierten Freelancern. Die Lösung mit dem geringsten Aufwand ist und bleibt (aber) Mitarbeiter rückblickend schätzen zu lassen. Oder gar keine Zeiten zu erfassen, was angesichts der Phantasiezeiten die bessere Option wäre.

 

Kaum Bearbeitung von mehreren Aufgaben/Projekten an einem Tag

Automatische Zeiterfassung ist prädestiniert für die Arbeit an mehreren Aufgaben bzw. Projekten. Hier muss sich jeder selbst fragen: Was möchte ich eigentlich erfassen? Arbeite ich wochenlang auf nur einem Projekt und möchte ich eigentlich nur Arbeitszeit von Verteilzeit und Pausen abgrenzen? Oder möchte ich auch die Zeiten von Unterprojekten, Aufgaben oder konkreten Prozessen messen?

Wer nicht täglich an mehreren Aufgaben arbeitet oder sogar zwischen mehreren Projekten wechselt, könnte auch ganz gut mit einer Stoppuhrlösung zurechtkommen. Zwar wird das Problem des Start/Stop-Vergessens nie ganz gelöst werden, aber auch hier tun sich Menschen unterschiedlich schwer. Wer an maximal zwei Aufgaben am Tag arbeitet und wenig zwischen diesen Aufgaben hin und her wechselt, sollte auf jeden Fall beide Zeiterfassungskonzepte testen und dann entscheiden, was sich individuell besser anfühlt.

 

Überwiegende Nutzung von Tools, die keinen tieferen Einblick erlauben

Prinzipiell wird von den Algorithmen jedes Programm erkannt und die Dauer der Nutzung gemessen. Bewegt man sich im Browser, kann die Dauer in jedem Tab bzw. jeder Subdomain einzeln bestimmt werden. Ist man in Office 365 oder der Adobe Suite unterwegs, wird das jeweilige Dokument erkannt und die Zeit darin gemessen. Liest oder schreibt man Emails, werden diese Bearbeitungszeiten innerhalb des Emailprogramms in der Regel ebenfalls einzeln erfasst.

Es gibt jedoch Webmail-Lösungen, Clients und auch Developer-Tools, die derzeit noch so geschrieben sind, dass das Betriebssystem keinen Einblick bekommt, was innerhalb des Programms passiert. In diesen Fällen würde man nur einen einzigen Zeitblock erhalten, den man bei der Zuweisung zu Projekten dann nach Gefühl aufteilen müsste. Arbeitet man viel innerhalb eines solchen Tools und kann sich nicht vorstellen es zu wechseln, kommt es darauf an, auf wie vielen Projekten gleichzeitig man mit diesem Tool arbeitet. Wenn man beispielweise als Entwickler Code für drei verschiedene Aufgaben schreibt und dann nur einen einzigen, 5-Stunden-Zeitblock angezeigt bekommt, muss man entweder auf einen Editor umsteigen, der sich detaillierter erfassen lässt – oder auf ein anderes Zeiterfassungskonzept setzen. Im Zweifel lohnt es sich automatische Zeiterfassung einfach mal ein paar Tage auszuprobieren.

 

Überwachungsängste

Die Sorge, dass jemand erfahren könnte, womit man seine Zeit verbracht hat, ist nachvollziehbar – aber im Fall des deutschen Anbieters von automatischer Projektzeiterfassung absolut unbegründet. Alle Daten liegen ausschließlich lokal auf der Festplatte des Anwenders. Das heißt, es ist nicht möglich, dass der Chef, die Kollegen oder der Anbieter der Software selbst, die Daten einsehen können.

Nur der Anwender kann ausgewählte Daten exportieren. Dazu zählen nie die Zeitblöcke bzw. die Informationen, was man genau gemacht hat, sondern ausschließlich die täglichen Stundensummen auf Projekten und Aufgaben sowie selbst erstellte Kommentare. Und das sind bekanntlich nur die Informationen, die man auch in Stundenzetteln eintragen oder an Stoppuhren weitergeben würde – mit dem Unterschied, dass sie durch automatische Zeiterfassung leichter zu ermitteln sind.

Die Datensicherheit und Privatsphäre kann jeder leicht überprüfen. Auch der Anbieter der Software kommuniziert diese wichtige Thema direkt im Tool. Doch das allein genügt nicht: Wir alle fürchten uns als Konsumenten mittlerweile davor von Unternehmen ausgespäht und in Bezug auf unsere Daten getäuscht zu werden. Der ausdrückliche Hinweis, dass automatische Zeiterfassung nichts mit Überwachung zu tun hat, muss vom Arbeitgeber selbst kommen. Genießt der Arbeitgeber nicht das Vertrauen seiner Mitarbeiter wird dieser Hinweis verpuffen und Verschwörungstheorien haben ihren Nährboden. Unternehmen, in denen das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitern gestört ist, sollten mit einer Einführung von automatischer Zeiterfassung warten, bis das Miteinander wieder funktioniert.

 

Übrigens: Rechtlich ist es durch das Bundesdatenschutzgesetz* zum Glück sehr schwierig Mitarbeiter zu überwachen.

 

*In Deutschland müsste ein Arbeitgeber, der die private Nutzung von Geräten verbieten will und in Verdachtsfällen auf die Computeraktivitäten von Mitarbeitern zugreifen möchte, nicht nur einen Zusatz in den Arbeitsvertrag aufnehmen, sondern auch ausdrücklich darauf hinweisen. Eine grundlose Überwachung oder prinzipielle Massenüberwachung von Mitarbeitern kann mit enormen Bußgeldern und sogar mit Freiheitsstrafen sanktioniert werden.

 

Unser Gastautor Niclas Preisner, 30, hat als junger Kreativer in mehreren Agenturen gearbeitet und gründete vor 3 Jahren das Startup timeBro. In den letzten Jahren hat er den Zeiterfassungsprozess in über 100 Unternehmen kennengelernt.


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