Agenturen im Wandel: Hybrid arbeiten mit HQ

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Da sich neue Arbeitsweisen entwickeln und immer mehr Menschen hybrid arbeiten, braucht es eine Software, die mit dieser Entwicklung mithalten kann und die Projektarbeit und alle dazugehörigen Arbeitsprozesse erleichtert.

Das HQ ist eine moderne Agentursoftware, die euch bei der Verwaltung eurer Projekte hilft und eure Daten sicher an einem Ort speichert. Durch die Digitalisierung der verschiedenen Prozesse ist die Software hochaktuell und an die verschiedenen Arbeitsformen (z.B. Remote-Arbeit) angepasst.

Egal ob ihr im Büro, unterwegs oder von Zuhause aus arbeitet – die cloud-basierte all-in-one Agentursoftware eignet sich für jegliche Projekte und Jobs eurer Agentur und kann individuell an eure Bedürfnisse angepasst werden.  

Was ist eine Agentursoftware eigentlich und wie funktioniert sie?  

Eine Agentursoftware ist eine speziell für Agenturen und projektbasiert arbeitende Unternehmen geeignete Business-Software (auch ERP), die mindestens einen vollständigen kaufmännischen Prozess eines Unternehmens von dem Angebot bis hin zur Abrechnung darstellen kann.

Die Agentursoftware fungiert somit als Betriebssystem der Agentur und ermöglicht die Organisation eurer Projektarbeit inklusive der einzelnen Teilschritte wie CRM, Projekt- und Ressourcenplanung, Zeit- und Kostenerfassung und mehr, wodurch ihr eine übersichtliche Abbildung des gesamten Geschäftsprozesses in einer einzigen Software erhaltet.  

Damit die Agentursoftware HQ für euch bei der Nutzung stets verfügbar und auf dem neuesten Stand ist und zudem eure Datensicherheit gewährleistet wird, bedarf es einer komplexen Webtechnologie. Deswegen betreibt HQLabs diese Software in den modernsten und sichersten Rechenzentren Deutschlands. Ihr könnt jederzeit auf das HQ und eure Projektdaten zugreifen – egal ob per Smartphone oder Desktop.

Die Agentursoftware HQ ist DSGVO-konform und garantiert deutsche Serverstandorte mit ISO 27001-Zertifizierung. Sie wird von unserem Team in Hamburg entwickelt und stets verbessert.  

Die wichtigsten Funktionen der Agentursoftware HQ 

In der Agentursoftware HQ sind die verschiedensten Arbeitsprozesse in Agenturen in einer einzigen Software digitalisiert, sodass mühsame manuelle Arbeiten wegfallen und ihr so – anders als bei der Nutzung vieler verschiedener Apps – stets den Überblick behaltet.

Der durch HQ vereinfachte und strukturierte Workflow in eurer Agentur führt zu Zeitersparnissen und Produktivitätssteigerungen in eurem Teams, da ihr nun alle wichtigen Informationen an einem Ort parat habt und es kein Datenchaos mehr gibt.

Die Software ist in allen gängigen Browsern sowie als App für iOS und Android verfügbar und flexibel nutzbar. Im Folgenden stellen wir euch die wichtigsten Funktionen der Agentursoftware HQ vor.  

 

Individuelles Dashboard

Sobald ihr online auf das HQ zugreift, erscheint ein übersichtliches Dashboard, über das ihr gleich auf aktuelle Projekte und jegliche Informationen zugreifen und das Dashboard nach Belieben anpassen könnt. Hierbei können die Zugangsrechte je nach Rolle der Mitarbeiter bestimmt werden.  

 

Customer Relationship Management (CRM) 

Das HQ verfügt über ein effizientes Kundenmanagement, bei dem jeder Kundenkontakt, egal ob Neu- oder Bestandskunde, an einem Ort zusammengeführt wird. Ihr könnt ganz einfach neue Kunden hinzufügen und auch ein Sales-Forecast ist vorhanden – so fällt die Verwaltung von Kunden ganz leicht. Durch die integrierte Kommunikationsverwaltung mit Kontaktdatenbank und Synchronisation sowie E-Mail-Ablage habt ihr jeden Kundenkontakt von der Akquise bis zur Abwicklung stets im Blick. 

 

Zeiterfassung  

Besonders um die Projektmarge und den Aufwand für Projekte und Jobs genau zu ermitteln, ist die Zeiterfassung notwendig und dient als Schlüssel für ein gutes Agentur-Controlling. Mit dem HQ gelingt die Zeiterfassung ohne großen Aufwand. Sie beinhaltet interne und externe Verrechnungssätze, direkte Abrechnungen, Abwesenheits- und Arbeitszeitkonten sowie verschiedene Zeiterfassungsarten für jegliche Anwendungen.

Zu diesen Erfassungsarten gehören die Zeiterfassung per Stoppuhr, die Stundenbuchung und die automatische Zeiterfassung. Bei letzterer werden die Zeiten mithilfe von timeBro automatisch erfasst und den Projekten entsprechend zugeordnet. Am Ende erhaltet ihr einen Stundenzettel, welcher auch Browser- und E-Mail-Zeiten beinhaltet und dann kontrolliert und freigegeben an das HQ übermittelt werden kann.

Die Zeiterfassung ist auch als App auf dem Smartphone verfügbar. Die Zeiten können überall erfasst werden, egal ob zuhause, unterwegs, im Büro oder bei Kunden. So könnt ihr einfach eure Zeiten auf Projekte buchen und diese werden dann automatisch im Browser erfasst und synchronisiert.  

Zeiterfassung

Projektplanung 

Um ein genaues Projektmanagement zu gewährleisten, könnt ihr mit der Projektplanung für euren Auftraggeber übersichtliche Zeitpläne erstellen und zudem Projektteilschritte, Aufwände und Statusaktualisierungen mitteilen. Das HQ ermöglicht euch außerdem den einfachen Informationsaustausch untereinander.

Die Projekte können entweder als Gantt-Chart oder als Kanban Boards dargestellt und per Drag and Drop bearbeitet werden. So habt ihr eine Gesamtansicht eurer Projekte, könnt Spalten und Kategorien individuell gestalten und obendrein eigene Projektvorlagen anlegen. Ihr könnt Verknüpfungen, Meilensteine und Deadlines erstellen, darüber hinaus Projektpläne verschieben und diese direkt aus Angeboten generieren – und umgekehrt.  

Mithilfe der Projektplanung unserer flexiblen Agentursoftware lässt sich der Projektprozess einfach abbilden und anpassen oder schnell mit anderen Systemen integrieren. Dies gewährleistet euch die individuelle Gestaltung von Workflows und Arbeitsberichten.  

 

 

Ressourcenplanung 

Mit der Ressourcenplanung behaltet ihr stets den Überblick über die Auslastung und Kapazität bzw. Verfügbarkeit eures Teams. Diese Planung mit integriertem Kalender umfasst sowohl die Zeiterfassung und die Arbeits- und Urlaubszeiten als auch andere laufende Projekte, wodurch Engpässe schnell identifiziert und behoben werden können.

Auch die Urlaubsplanung sowie der dazugehörige Antrag ist ein Teil der Ressourcenplanung. Mit der Agentursoftware HQ könnt ihr außerdem Aufgaben zuweisen, habt eine Übersicht der externen Ressourcen wie z.B. Kunden oder Freelancer und könnt die Auslastung und Verfügbarkeit übersichtlich in einer Grafik darstellen.  

 

 

Abrechnung und Budgets 

Die Einhaltung des Budgets ist für Agenturen besonders wichtig und neben der Zeiterfassung und der Projekt- und Ressourcenplanung ein wichtiger Teil des Controllings. Bei der Agentursoftware HQ könnt ihr eure Abrechnung je nach Projekt unterschiedlich gestalten (z.B. nach Angebot oder Zeiterfassung) und habt so eure Marge und den Stand eurer Projektbudgets immer im Blick.

Außerdem könnt ihr diese Budgets aus Angeboten und Vorlagen erstellen, Fremd- und Zusatzkosten erfassen und weiterberechnen sowie eine direkte Abrechnung vollziehen. Mit der Agentursoftware HQ ist das Ermitteln und Berechnen der Projektmarge und weiterer Kosten ganz einfach, da alle Informationen zu den Budgets wie u.a. Angebote/ KVAs, Rechnungen und Fremdkosten sowie die Zeiterfassung an einem Ort zu finden sind.

Das HQ lässt sich auch mit eurer Buchhaltung integrieren, da es hierfür entsprechende buchhaltungsrelevante Standards besitzt, die ihr übernehmen könnt, wie bspw.  Eingangs- und Ausgangsrechnungen in Form von Tabellen. Diese lassen sich ganz einfach von Buchhaltungstools verarbeiten und können z.B. direkt zu DATEV übertragen werden.  

Fazit 

Durch die vielen Konfigurationsmöglichkeiten und Funktionalitäten ist das HQ eine besonders flexible Software, die ihr individuell an eure Agentur anpassen könnt. Je nachdem, wie viele Teammitglieder diese nutzen, könnt ihr einfach einen für euch passenden Plan auswählen, die Agentursoftware nutzen und in eure vorhandenen Tools integrieren.

So gewährleistet ihr einen optimalen Workflow, habt eure Projekte und Ressourcen stets im Blick und seid gut an die sich stetig wandelnden Arbeitsmethoden angepasst. Das HQ ermöglicht eurem Team auch in herausfordernden Situationen ein zuverlässiges und strukturiertes Arbeiten. Mit der Agentursoftware HQ seid ihr bestens organisiert und könnt flexibel und autonom von überall arbeiten. 

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