All-in-one Lösungen auf dem Vormarsch

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Vereinfachte Unternehmensprozesse, mehr Transparenz und Effizienz – Dinge, die jede Agentur anstrebt. Oft stehen dem Erreichen dieser Ziele ein Mangel an Kommunikation zwischen den Geschäftsbereichen, unstrukturierte Datensätze und fehlende Dynamik durch komplizierte Prozessabläufe im Weg. 

In den letzten Jahren wuchs daher die Bedeutung von All-in-one Software, die diese Mängel ausräumen und so eine Verbesserung der Abläufe und Strukturen ermöglichen kann. Warum all-in-one Lösungen immer relevanter werden, welchen Vorteile sie euch bieten und wie eine Software dieser Art aussehen könnte, erfahrt ihr im folgenden Artikel. 

Was sind all-in-one Lösungen?

All-in-one Lösungen – wie beispielsweise die Agentursoftware HQ – sind eine Reihe von Softwarelösungen, die in einem IT-gestützten System vereint werden. Mithilfe der Software können verschiedenste Geschäftsbereiche abgedeckt werden. Jegliche Informationen über die Prozesse und Ressourcen werden verknüpft, koordiniert und zentral gesteuert. 

Eine zentrale Datenbank sammelt dabei die Daten, welche folgend übersichtlich und strukturiert dargestellt werden können, was eine nahtlose Verknüpfung aller Agenturprozesse ermöglicht. So wird eure Agentur eine hohe Effizienz durch optimale Informationsflüsse ermöglicht. 

Wenn von ‚all-in-one‘ gesprochen wird, dann bedeutet das in diesem Fall also, dass viele Bereiche in einer Software eingebunden werden und nicht mehrere verschiedene Tools dafür genutzt werden müssen. So könnt ihr alle Prozesse, vom ersten Kundenkontakt bis zur Abrechnung, abdecken. 

Insellösungen 

Bevor wir euch die Vor- und Nachteile der oben erklärten Systeme vorstellen, solltet ihr jedoch das Pendant von all-in-one Software kennenlernen: Insellösungen. Während die Agentursoftware HQ geprägt von Integration und einer zentralen Lösung vieler Probleme ist, sind Insellösungen stark isoliert. Dabei sind sie auf einen spezifischen Funktionsbereich, z.B. die Zeiterfassung, spezialisiert und nehmen abgesehen von dieser Aufgabe wenig andere Funktionen ein. Dafür bieten sie in diesem isolierten Bereich oftmals eine sehr umfassende Funktionalitäten.

Um all die Aufgaben eurer Agentur bewältigen zu können, würdet ihr jedoch viele verschiedene Insellösungen benötigen, die mit der Lösungsfindung für jedes spezielle Problem beauftragt werden. 

Wie ihr es euch vermutlich schon denken könnt, oder es bereits aus Erfahrung kennt, kann das Arbeiten mit vielen verschiedenen Softwareanwendungen schwer sein, denn diese sind nicht immer miteinander kompatibel. Die Koordination von Informationen kann sich schwierig gestalten und es können Fehler oder Verluste bei der Datenübertragung entstehen.

Entwicklung der all-in-one Lösungen 

Lange waren spezialisierte Insellösungen jedoch der Weg, um die Aufgaben einer Agentur zu bewältigen. Da dies jedoch die zuvor beschriebenen Schwierigkeiten mit sich bringt, die oft kosten- und zeitintensiv sind, konnte in den letzten Jahren eine starke Tendenz hin zu all-in-one Agentursoftware beobachtet werden. Die Investitionen in all-in-one Lösungen stiegen und steigen stark an. 

Während zunächst Großunternehmen und größere Agenturen sich an zentralisierten Systemen bedienten, erkennen aktuell auch mittelständige bis kleine Agenturen die Wichtigkeit von Lösungen, die alles in einem Tool vereinen. Woran das liegt? Vor allem an den vielen Vorteilen, die euch eine all-in-one Software bietet:

Vorteile von all-in-one Lösungen 

  • Verhinderung von Systemwildwuchs

Agenturen und Unternehmen, die vermehrt auf Insellösungen setzen, leiden oft unter sogenanntem Systemwildwuchs. Es gestaltet sich schwierig, die richtigen Schnittstellen zwischen Geschäftsbereichen zu bilden, wenn an jeder Aufgabe eine neue Softwareanwendung angesetzt wird, die möglicherweise nicht kompatibel mit der nächsten Softwareanwendung ist. Mit einer all-in-one Agentursoftware wie dem HQ stellen fehlende Schnittstellen kein Problem mehr dar. Die all-in-one Lösung bietet Schnittstellen zu gängigen Agenturtools, wie z.B. Datev oder Jira, die bei Bedarf zur Unterstützung herangezogen werden können. 

  • Konsistente Datenbasis

Zu viele Insellösungen können dazu führen, dass Daten doppelt eingepflegt werden, sie falsch oder einfach nicht mehr aktuell sind. Da all-in-one Lösungen wie die Agentursoftware HQ den gesamten Agenturprozess abbilden, müssen Daten (z.B. erfasste Projektzeiten) nur einmalig eingegeben werden und können dann in den verschiedensten Modulen der Software (z.B. Ressourcenplanung, Abrechnung oder Finanzcontrolling) genutzt werden.

Synchronisationsprobleme und Informationsinkonsistenz in eurer Agentur gehören damit der Vergangenheit an und die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern verbessert sich auch, da ständiges Nachfragen umgangen wird. 

  • Gesamtübersichten 

Nicht nur werden die Daten an einem Ort gespeichert, die Agentursoftware HQ bietet außerdem Möglichkeiten für die automatische Darstellung und Auswertung der Daten. So könnt ihr das zeitaufwendige manuelle Erstellen von Übersichten und Excel-Tabellen umgehen und euch auf die aktuellen sowie genauen Date nübersichten der Software verlassen. Basierend auf diesen Übersichten fällt es euch viel leichter fundierte, datenbasierte die Entscheidungen zu fällen. 

  • Beschleunigung der Geschäftsprozesse

Entscheidet ihr euch für eine all-in-one Lösung, so bringt die Einführung dieser meist eine gründliche Analyse bisheriger Prozesse mit sich. Die Geschäftsprozesse werden mithilfe der Agentursoftware HQ vereinheitlicht und überarbeitet, woraus eine verbesserte Organisationsstruktur folgt. Dadurch könnt ihr Zeit einsparen und Fehler minimieren.

  • Neue Organisationsstrukturen 

Durch all-in-one Software werden neue Organisationsstrukturen ermöglicht, da Informationen leichter zugänglich sind. Gerade in der Corona-Pandemie, in der das Thema Homeoffice von großer Relevanz war und weiterhin sein wird, könnt ihr mithilfe der übersichtlich dargestellten Daten leichter neue, flexible Arbeitsstrukturen schaffen, die ohne eine solche Software nicht möglich wären. Durch moderne Agentursoftware-Lösungen aus der Cloud ist der Online-Zugriff über alle Endgeräte möglich, sodass eure Teammitglieder bequem von überall auf die Daten zugreifen können.

  • Sicherheit 

Datensicherheit – ein sehr sensibles Thema, bei dem eine all-in-one Lösungen Abhilfe schaffen kann. Agentursoftware aus der Cloud wurde in den vergangenen Jahren immer relevanter. Als Cloud-Lösung ist die Agentursoftware HQ einfach in eurer Agentur zu etablieren und hostet eure Daten verschlüsselt in zertifizierten Rechenzentren in Europa. 

  • Wettbewerbsvorteile

All die zuvor genannten Faktoren führen letztendlich dazu, dass die Prozesseffizienz gesteigert wird. Alle Geschäftsbereiche – vom CRM über die Projektplanung bis hin zum Controlling – werden abgedeckt, wodurch ihr relevante Prozesse besser planen und durchführen könnt. Das steigert eure Produktivität und wirkt sich positiv auf den Projekterfolg aus und kann euch einen zentralen Vorteil gegenüber der weniger zentralisierten Konkurrenz schaffen. 

Schwierigkeiten von ERP

Ihr wisst nun, dass all-in-one Lösungen aktuellen Herausforderungen in Agenturen gerecht werden, was von großer Wichtigkeit für effiziente Arbeitsprozesse ist. Es gibt jedoch auch einige Punkte, die ihr beachten solltet, bevor ihr auf eine all-in-one Agentursoftware setzt: 

  • Flexibilität 

Wenn ihr euch auf die Suche nach einer geeigneten all-in-one Agentursoftware macht, dürft ihr nicht vergessen, dass diese dazu dient, eure Prozesse zu unterstützen. Ein System, das in der Theorie mit seinen Anwendungen und Lösungen große Vorteile bieten kann, aber die Bedürfnisse eurer Agentur nicht abdeckt, verliert ihren Sinn. Nicht alle Systeme bieten genug Flexibilität und Konfigurationsmöglichkeiten, um euren Vorhaben gerecht zu werden, daher solltet ihr hier wachsam sein. 

  • Einführung

Das Umstellen auf eine all-in-one Agentursoftware bedeutet zwar mehr Effizienz, muss aber im ersten Schritt auch erstmal etabliert werden. Es braucht eine Schulung aller Teammitglieder, damit die gewünschten Vorteile auch eintreten können. Die Anbieter der Software kennen diese am besten und sollten euch sowie euer Team dabei genügend unterstützen. 

  • Wichtige Schnittstellen

Auch wenn all-in-one Software alle wirklich Geschäftsbereiche abdecken sollen, kann es sein, dass ihr weiterhin eine bestimmte Spezial-Software nutzen wollt, da diese bereits ausreichend etabliert ist (z.B. ein Buchhaltungs-Tool wie Datev). Das System sollte ausreichend Schnittstellen zu gängigen und für euch relevanten Agentur-Tools anbieten. Darauf gilt es beim Umsatteln auf eine all-in-one Lösung zu achten. 

Wie findet ihr die richtige all-in-one Lösung?

Da jede Agentur unterschiedliche Bedürfnisse hat, kommt ihr bei der Suche nach einer geeigneten Software nicht um das Testen verschiedener Anbieter herum. 

Eine allumfassende und flexible Agentursoftware, die ihr dabei unbedingt ausprobieren solltet, ist das HQ. Ganz nach der Idee einer all-in-one Lösung unterstützt die Agentursoftware HQ ab dem ersten Kundenkontakt an. An einem zentralen Ort werden alle relevanten Informationen abgelegt. Ein flexibel anpassbares Dashboard sowie umfassende Auswertungs- und Controlling-Möglichkeiten bieten eine strukturierte Übersicht über alle relevanten Informationen. Mit dem HQ lässt sich das Zusammenspiel von Projektplanung, CRM, Zeiterfassung, Controlling und Abrechnung stark vereinfachen. Als Agentursoftware in der Cloud profitiert ihr beim HQ von einer hohen Datensicherheit und Verfügbarkeit der Software. Das HQ ist zudem leicht zu etablieren, denn die Software wird an die Agentur angepasst – nicht andersrum.

Fazit

Aus dem Artikel geht hervor, warum die Relevanz von all-in-one Lösungen für Unternehmen immer mehr steigt. Das steigende Interesse an all-in-one Lösungen wird wohl so bald nicht Abklingen, da Trends wie Agentursoftware aus der Cloud diese immer zugänglicher, kostengünstiger und flexibler machen. Zwar ist es keine einfache Aufgabe, die richtige Agentursoftware zu finden – ist sie jedoch gefunden, so vereinfacht sie eure Arbeitsprozesse um ein Vielfaches. Ein Umsatteln auf eine All-in-one Lösung ist deshalb definitiv etwas, das ihr in naher Zukunft in Erwägung ziehen solltet. 

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