Agentursoftware aus der Cloud: Freiheit und Wachstum durch Technologie

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Um Business-Software jeglicher Art kommen Unternehmen heute eigentlich kaum mehr herum.

Jedes Unternehmen muss selbst herausfinden, welche Anwendung am besten auf die Bedürfnisse passt – ob Insellösungen wie ERP, CRM-Lösungen und Expense-Management oder eine Agentursoftware aus der Cloud, die den gesamten Prozess managed. Alle haben eines gemeinsam: Sie verarbeiten Daten logisch und sollen so die tägliche Arbeit vereinfachen, mess- und skalierbar machen sowie ausführliche Daten als Planungs- und Entscheidungsgrundlage liefern.

Jedes Unternehmen arbeitet individuell, mit implizierten Prozessen und internen Abläufen. Es ist zwar eine allgemeingültige Aussage – wie wir finden aber ein sehr entscheidender –die professionelle Infrastruktur muss genauso auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sein. Gerade Unternehmen, die agil arbeiten und deren Business-Case auf erfolgreichen Projekten basiert, brauchen eine leistungsfähige IT-Architektur: Wie beispielsweise Agenturen.

 

Maximale Flexibilität durch Agentursoftware aus der Cloud

„Das Agenturgeschäft zeichnet sich durch stetigen Wandel aus.“ Als Agentur ist die eigene Flexibilität mehr als nur ein Wettbewerbsvorteil, schnelles Reagieren auf sich verändernde Kunden-Anforderungen oder Marktbedingungen wird neben der eigenen Leistung vorausgesetzt. Völlig egal, ob man eine Full-Service- oder Spezialagentur ist. Wobei es Spezialisten in einer Nische leichter fällt, sich auf Veränderungen in diesem spitzeren Bereich einzustellen.

Es liegt auf der Hand, dass dieser Flexibilität hierbei die eigene IT-Infrastruktur nicht im Wege stehen darf. Je erforderlicher Flexibilität wird, desto wichtiger ist die effektive und skalierbare IT-Architektur. Eine Software muss sich jederzeit an die Bedürfnisse des Anwenders anpassen lassen, sie muss mitwachsen und erweiterbar sein. Mehr Nutzer? Nutzer mit ausgeweiteten Rechten? Veränderte Teams? Freelancer werden an Bord genommen? Kollegen möchten remote arbeiten und sie sollen trotzdem das System ohne Hürde erreichen? Und das alles schnell, einfach, effektiv, ohne großen Implementierungsirrsinn.

Dafür ist Cloud-Software das Mittel der Wahl.

 

On-premise vs. Cloud-Software

Im Gegensatz zu Software-as-a-Service wird bei „On-premise“ eine Anwendung auf lokalen Servern oder sogar auf dem eigenen Rechner installiert, gehostet und betrieben. Bei Cloud-Software bucht man lediglich die Software, die man gerade braucht, für einen bestimmten Zeitraum – idealerweise langfristig.

Die Funktionalität ist nicht der markanteste Unterschied von lokal betriebener Software zu Cloud-Software, lokal installierte Lösungen sind nicht weniger multifunktional oder erfüllen die Bedürfnisse eines Unternehmens weniger gut. Allerdings passen sie oft nicht zu den individuellen und speziellen Anforderungen kleinerer Unternehmen und besonders nicht zu Agenturen.

In agilen Geschäftsmodellen und projektbasierten Unternehmen, würde diese Herangehensweise das Geschäftsmodell konterkarieren. SaaS bezahlt man monatlich mit kleineren Beträgen, nicht als einmaliges und teures Investitionsgut. Genauso, wie Agenturen eben auch in Form von Retainern immer wieder Geld reinbekommen. Ein Modell, das zusammenpasst, denn in Agenturen kommt es einfach darauf an, Komplexität zu vermeiden und eine leichtgängige, funktionale und skalierbare Lösung zu haben.

Deshalb besteht der erste Vorteil bei Cloud-Software im schnellen „Time to Value“. Die Lösung ist relativ schnell im operativen Geschäft eingeführt und damit flott im produktiven Bereich angekommen. Hier wäre die hohe Komplexität von On-premise ein Hindernis. Software lokal zu installieren ist viel aufwendiger und deutlich vertrackter. Zudem ist es für Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung und eine umfangreiche Serverlandschaft schwer, lokale Dienste sicher zu hosten und zu betreiben. Hinsichtlich Updates bedarf es auch einer fachkundigen IT, diese aufzuspielen und zum Laufen zu kriegen. Agentursoftware aus der Cloud ist immer und überall verfügbar. Browser- und im Regelfall auch device-unabhängig. Und natürlich immer automatisch auf dem neusten Stand.

 

Kosten sparen durch SaaS

Cloud-Angebote richten sich nach der Pay-As-You-Go-Devise und ganz ohne große Gebühren vorab. Man zahlt eine monatliche Grundgebühr, um eine Software nutzen zu können. Die meisten SaaS-Anbieter gewähren Rabatte, wenn der Gesamtbetrag jährlich oder sogar im 24-Monatsturnus vorausbezahlt wird. Damit haben Nutzer absolute Planungssicherheit und höchste Flexibilität bei der Skalierung ihrer Geschäftsprozesse.

Auch zu beachten ist: Nur, weil SaaS Online-Dienste sind, heißt das ja nicht, dass alles online stattfindet und die Anbieter in einer digitalen Blase leben. SaaS-Kunden können natürlich trotz cloudbasierter Software auf Dienstleistungen der Experten zurückgreifen, wie Onboarding oder Support-Leistungen.

Cloud-Software kann wirklich viel Geld sparen. Auf den ersten Blick können SaaS-Anwendungen vielleicht teurer wirken, aber man muss de facto nicht mehr in zusätzliche Hardware (wie ein eigener, zweiter Server zum Betreiben der Software) und entsprechendes Personal investieren. Auch entfallen mögliche Support-Kosten des externen IT-Dienstleisters.

 

Keine IT-Probleme und maximale Sicherheit durch Technologie

SaaS-Preismethoden bringen praktisch keine extra Wartungsgebühren für Backup, Updates und IT-Sicherheit mit sich. Man muss nichts kaufen, installieren, aktualisieren und ständig prüfen. Alles, was mit dem System zu tun hat, regeln die Anbieter.

Bei SaaS sind nicht die Anwender für die Datensicherheit zuständig, sondern wir als Dienstleister und Anbieter. Und ehrlich: Unser Lebensunterhalt hängt an der Sicherheit dieser Daten. Für nahezu jeden SaaS-Anbieter hat Datensicherheit höchste Priorität. Wir z.B. hosten auf zwei verschiedenen Servern mit modernster Technologie, verschlüsseln jeden Datensatz doppelt, und spielen immer automatische Backups.

 

Erweitern, anpassen und integrieren, wie man möchte

Zugegeben, es gab vor einigen Jahren noch die Befürchtung, neue Software, vor allem bei Cloud-Anwendungen, könne mit den internen Arbeitsprozessen und insbesondere mit den genutzten Tools kollidieren. Das hat sich mittlerweile sehr verändert, denn jede moderne SaaS-Anwendung kann durch eine API mit sehr vielen weiteren Tools interagieren und an diese angebunden werden: wie JIRA, DATEV, Zeiterfassungslösungen, Exchange, Power BI uvm. On-premise-Software ist hier nicht selten schwerfälliger.

Dadurch kann eine Agentursoftware aus der Cloud jederzeit flexibel angepasst werden. Bekommt ein Team Verstärkung dazu, kann einfach ein entsprechender Nutzer dazu gebucht werden und man kann die neuen Kolleg*innen im Prinzip sofort an Bord nehmen. Nutzer müssen nicht teils lange auf Antworten oder die Bearbeitung von Tickets warten, um Veränderungen am System vornehmen zu können.

Je nachdem welche Rechte man neuen Kolleg*innen geben will, können das Nutzer das ebenfalls selber tun und müssen das nicht beauftragen. Mit wenigen Klicks ist das normalerweise bei guten Cloud-Anwendungen selbst zu regeln und auch ganz neue Arbeitsmodelle sind schnell im System implementiert.

 

Aufnahme des User Feedbacks und schneller Support

On-Premise Dienstleister sind sehr oft über Jahrzehnte gewachsen und schaffen es nicht immer, ihre internen Strukturen in der Geschwindigkeit anzupassen, die der Markt zeitweise erfordert. SaaS-Anbietern gelingt das schneller, da das gesamte Geschäftsmodell auf Flexibilität, Geschwindigkeit, Digitalisierung und Agilität fußt. Das betrifft neben dem Produkt auch viele flankierende Bereiche: Service, Support, Kommunikationskanäle.

Wir bei HQ legen hierauf viel Wert, schaffen unseren Kunden nicht nur zahlreiche Kanäle über die sie uns erreichen können, sondern wir nehmen auch jedes User Feedback auf. Stellt ein Kunde unserem Support eine Frage zum HQ, die wir noch nicht dokumentiert haben, kommt diese direkt in unsere Support-Doku. Kunden können bei uns auch über neue Funktionen abstimmen.

Es gibt zahlreiche andere SaaS-Unternehmen, die einen sehr ähnlichen Weg gehen.

 

SaaS ist längst angekommen und nicht mehr wegzudenken

SaaS ist zweifellos manchmal verschrien, tatsächlich nutzt aber bereits jeder Cloud-Technologien. Denn fast jedes Unternehmen hat eine Website, damit befindet sich schon ein wichtiger Teil eurer Kundenpräsenz und eures Marketings in der Cloud. Tim Elliott von SAP schreibt in einem Blog-Post noch weitere Gründe für den Umstieg auf SaaS aus.

Wenn Sie Ihre Lösungen in der Cloud betreiben, können Sie nicht nur Ihre eigenen Geschäftsprozesse optimieren, sondern auch in der gesamten Branche. Denn mit Ihren Kunden, Partnern und Lieferanten in Verbindung zu treten ist ganz einfach. Außerdem können Sie mit einem Klick zusätzliche Data Services und Erweiterungen hinzufügen.

Elliott geht in seinem Beitrag sogar soweit, dass er behauptet, jedes Unternehmen müsse irgendwann auf Cloud-Software umsteigen, ob man wolle oder nicht. Was Software-as-a-Service definitiv ist: ein Wachstumsmotor.

 

SaaS als Wachstumsmotor

Für Unternehmen, die flexibel sein und bleiben müssen und die eine schlanke und leistungsfähige IT-Struktur wünschen ist Software-as-a-Service die einzig sinnvolle Lösung. Aber auch auf prozessualer Ebene kann eine Agentursoftware die eigene Effizienz katalysieren. Effizienz hat viele Facetten und speziell im harten Agenturbusiness ist sie so eine Sache. Die Margen scheinen zu stagnieren, die Herausforderungen aber wachsen weiter, der Druck der Kunden nimmt zu, der Workload auch. Um die Margen beizubehalten oder zu steigern, sind maximal effiziente Prozesse vonnöten. Es müssen Projekte schlank gehalten werden, die Ressourcen der Mitarbeiter ideal ausgeschöpft sein, um Leerlauf wie Überstunden zu vermeiden und dadurch Kosten stabil halten.

Dabei hilft eine zentrale Software, da sie Daten schnell und übersichtlich bereitstellt, auswertet und wertvolle Insights liefert, wo Ressourcen übrig sind oder ob Projekte noch im profitablen Bereich liegen. Auch können gesammelte Daten Aufschluss darüber geben, ob das Projektmanagement Recurring Tasks für einen gewissen Zeitraum oder das anstehende Projekt knapper planen muss und und und.

Agentursoftware hilft Vorgänge und Prozesse zu beschleunigen und zu vereinfachen. Dies trägt auch maßgeblich dazu bei, die Zeit, die Mitarbeiter für administrative Aufgaben benötigen (Zeiterfassung, Dokumentation, Rechnungs- und Angebotserstellung, Projektmanagement) senken zu können und diese dann eben mehr Zeit für das haben, wozu sie da sind und ihr worauf ihr Fokus liegt.

Es wäre falsch zu behaupten, dass On-Premise-Lösungen diese Funktionalitäten nicht abdecken können. Das können sie sicher! Aber SaaS ist technologisch mindestens genauso sicher, nicht schlechter im Funktionsumfang, aber deutlich schneller implementiert, skaliert einwandfrei mit und ist mit vielen weiteren Tools integrierbar. Diese Kombination aus Technologie, Flexibilität und Feature-Set macht Agentursoftware aus der Cloud zu einem Wachstumsmotor für Agenturen.


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