7 Tipps, mit denen jede Agentur eine Softwarelösung findet

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Software-Angebote speziell für Agenturen gibt es mittlerweile wie Sand am Meer. Der Markt für Agentursoftware bietet vielfältige Lösungen, angefangen bei einfachen Programmen, die nur elementare Bedürfnisse abdecken (Kundenverwaltung, Kalender oder Zeiterfassung) bis hin zu Software-Diensten, die den gesamten Agenturprozess abdecken. Um die Auswahl für Agenturen zu erleichtern, lassen wir in diesem Artikel neben unseren Erfahrungen die Meinungen von zwei Experten – Heike Mews (HM43) und Christian Schüller (S2 Media) – mit einfließen (Quelle: iBusiness-Artikel). Daraus lassen sich folgende Punkte ableiten, mit deren Hilfe jede Agentur eine zukunftssichere Softwarelösung finden kann:

1. Die Agentursoftware muss den gesamten Prozess abbilden

Mit Veränderungen innerhalb der Agenturlandschaft gehen auch steigende Ansprüche an die Softwarelösungen einher. Märkte und Medien erleben die disruptive Kraft der nicht aufzuhaltenden Digitalisierung. Die Margen im Agenturgeschäft scheinen immer weiter zu schrumpfen. Auch werden Etats beispielsweise nicht mehr für das ganze Jahr, sondern projektbasiert vergeben. Agentursoftware sollte daher stärker denn je projektorientiert angelegt sein.

Wichtig ist auch die Skalierbarkeit der Anwendung; die Agentursoftware muss sich an die Bedürfnisse der Agentur anpassen lassen. Steigt beispielsweise die Agenturgröße, muss auch die Software skalieren – vorwiegend natürlich hinsichtlich der Nutzerzahlen. In unseren Augen macht es keinen Sinn, Kunden nach Größen entsprechende Funktionspaletten vorzuenthalten. Kleine Agenturen müssen genauso wie sehr große ihre Projekte und Budgets im Blick behalten und Margen kontrollieren. Auch kleine Agenturen sollen ebenso von ihrer Agentursoftware, wenn der gesamte administrative Prozess abgebildet werden kann, profitieren: #nopain. Vom ersten Kundenkontakt bis hin zum abgerechneten Projekt.

2. Webbasierte Lösungen liegen im Trend – achtet auf eine ortsunabhängige Anwendung der Software

Auch das Nutzungsverhalten innerhalb der Agenturlandschaft hat sich geändert. Flexible Arbeitszeiten, remote work, vermehrt Freelancer oder interdisziplinäre, ortsunabhängige Teams interagieren miteinander.

Außerdem wird mit Hilfe von webbasierten Lösungen die Datensicherheit deutlich erhöht! Bei guten Softwareanbietern werden die Nutzerdaten in einem zertifizierten Rechenzentrum vielfach redundant gesichert. Dadurch ist die Gefahr des Datenverlusts wesentlich geringer als beim Server in den eigenen vier Wänden. Außerdem wird der Zugriff durchgehend verschlüsselt, so wie es vom Onlinebanking bekannt ist. Ein Tipp an dieser Stelle: Achtet bei der Auswahl des Softwareanbieters auch darauf, dass die Server in Deutschland stehen, sodass der deutsche Datenschutz vollständig eingehalten wird.

3. Wählt eine standardisierte Agentursoftware – aber sie sollte über eine API verfügen

Bei der Auswahl einer Agentursoftware geht es darum, das Tool zu finden, das die eigenen Prozesse möglichst gut abbildet. Da liegt die Überlegung nahe, eine Lösung auszuwählen, die den Anforderungen an den eigenen Prozess am nächsten kommt. Dafür kannst du einerseits auf Tools setzen, die jeden einzelnen Vorgang in deiner Agentur ideal unterstützen (also CRM-Systeme für CRM, Rechnungstools für Billing), du kannst eine Agentursoftware auswählen, die das alles vereint.

Beim HQ konzentrieren wir uns darauf , eine standardisierte Software anzubieten, die jedem Kunden dieselben Funktionen anbietet. Nur so kann sichergestellt werden, dass sämtliche Features auch immer funktionieren. Denn bei größeren Kundenzahlen ist es schlichtweg unmöglich, für jeden Kunden die individuellen Anpassungen bei allen Updates und Erweiterungen zu berücksichtigen. Dies kann nur eine standardisierte SaaS-Lösung vollumfänglich sicherstellen. Denn wenn der Softwareanbieter nicht permanent individuelle Themen vorantreiben muss, kann er sich auf die Weiterentwicklung des gesamten Tools konzentrieren. Das alles in einem sinnvollen Prozess, sodass alle Kunden davon profitieren.

Nichtsdestotrotz gibt es natürlich für einige Agenturen bestimmte Funktionen, die sehr individuell aber dennoch unerlässlich für den erfolgreichen Einsatz einer Agentursoftware sind. Diese so speziellen Anforderungen können Anbieter standardisierter Lösungen häufig nicht erfüllen. Doch auf Grund der erwähnten Gefahren von individualisierter Anpassung der Kernlösung ist unsere Empfehlung, darauf zu achten, dass der Anbieter über eine REST-API verfügt. Über diese Schnittstelle können mit wenig Aufwand die gewünschten Sonderfunktionen einfach dazu programmiert und angeschlossen werden. So profitiert man von der soliden, standardisierten Software und kann dennoch seinen ganz individuellen Prozess abbilden.

4. Definiert eure Bedürfnisse an die Software – und stellt sicher, dass diese erfüllt werden

Die schwierigste Aufgabe für eine Agentur liegt darin, den Leistungsumfang der Software richtig abzuschätzen. Drei generelle Tipps dazu haben Sie bereits gelesen. Jetzt gilt es eine Auswahl an Anbietern zu kontaktieren und mit einer weiter reduzierten Auswahl genauer ins Gespräch zu gehen. Wir empfehlen hier die folgenden fünf Schritte zu verfolgen:

  1. Intern die Bedürfnisse definieren: Vermutlich habt ihr viele verschiedene Tools, die ihr nun konsolidieren wollt. Geht daher von diesen Tools aus und überlegt euch, welche Funktionen ihr primär in eurer bisheriger Tool-Landschaft nicht ideal abgebildet seht und was euch nicht gefällt. Definiert sehr genau: Was soll meine Agentursoftware für mich tun? Prozesse verbessern? Controllings optimieren? Projekte besser planen? Mehr dazu könnt ihr hier lesen.
  2. Longlist erstellen: Auf Grundlage der definierten Kernanforderungen solltet ihr nun mit einer Webrecherche eine Auswahl an Anbietern filtern, die diese Anforderungen auf den ersten Blick erfüllen. Hier könnt ihr sehr gut auf bereits bestehende Zusammenstellungen von Agentursoftware-Lösungen zurückgreifen. Hier ist der Agentursoftware-Guide von Heike Mews (HM43) aus unser Sicht eine sehr gute Wahl für den ersten Überblick.
  3. Shortlist erstellen: Nun ist es an der Zeit, die verschiedenen Anbieter zu kontaktieren. Klärt in einem kurzen Telefonat, inwiefern eure Kernanforderungen/euer Anforderungskatalog erfüllt werden. Dokumentiert die Ergebnisse und erstellt auf dieser Grundlage eine Shortlist von ca. fünf Anbietern, mit denen ihr in tiefere Gespräche einsteigen wollen. Wir finden es wichtig und zu kurz gedacht, hier einen richtigen Anforderungskatalog oder ein Pflichtenheft aufzusetzen, denn die gesamte Auswahl ist doch eher ein Prozess anstatt ein Pitch.
  4. Web-Präsentation: Im letzten Schritt lasst euch die Software unbedingt in Web-Präsentationen vorstellen. Oftmals hilft es, wenn ihr den verschiedenen Anbietern einen konkreten Prozess skizziert (beispielsweise vom ersten Kundenkontakt bis zur abgeschlossenen Rechnung), damit jeder Anbieter diesen Prozess einmal beispielhaft für Euch in seine Software übersetzt. So werden die Präsentationen vergleichbarer, Funktionen transparenter und die Entscheidung leichter.

Schlussendlich müsst ihr auf Grundlage der Präsentationen entscheiden, ob eure Bedürfnisse auch wirklich abgedeckt werden. Außerdem haben wir drei weitere Tipps.

5. „Kein Tool kann Prozesse etablieren, das können nur Führungskräfte.“

Keine Anwendung kann die Organisationsentwicklung übernehmen. Es liegt an den Führungskräften, Prozesse zu definieren und zu etablieren. Erst im Anschluss kann das passende Tool gefunden werden, um diese Prozesse zu unterstützen. Dass manchmal kleine Anpassungen nötig wie sinnvoll sein können, wollen wir gar nicht unter den Tisch kehren. Weiter liegt es dann auch bei den Führungskräften, die Einhaltung der Prozesse mit dem Tool sicherzustellen. Am Anfang wird es sehr wahrscheinlich Verweigerer geben, die lieber in ihren gewohnten Prozessen weitergearbeitet hätten. Diese gilt es zu motivieren, um den Erfolg der Softwareeinführung nicht zu gefährden. Nach einiger Zeit, so unsere Erfahrung, erkennen dann auch diese Nutzer die Vorteile der neuen Lösung und nutzen diese auch gerne. Eine nicht nur einfache, sondern auch intuitive Nutzeroberfläche der Software kann den Prozess noch einmal beschleunigen und das Commitment der Mitarbeiter vergrößern. Aller Anfang ist nun einmal schwer.

6. Es geht um eine langjährige Partnerschaft

Im Idealfall arbeiten Softwareanbieter und Agentur jahrelang miteinander. Zu dieser langjährigen Partnerschaft gehört Vertrauen, das nur aufgebaut werden kann, wenn „die Chemie stimmt“. Allerdings gehört zu einer langjährigen Partnerschaft auch, dass die Agentursoftware zukunftsfähig sein muss. Das bedeutet aus unser Sicht, dass sie webbasiert, mobil und sicher sein muss. Doch auch hier gibt es noch starke Unterschiede. Achtet darauf darauf, dass dabei neue Technologien verwendet werden, die auch regelmäßig aktualisiert werden. Denn es gibt viele Anbieter, die den Sprung zur webbasierten Lösung nicht geschafft haben, weil sie die neue Technologie zu lange verschlafen haben. Jetzt fällt es ihnen schwer, den Übergang zu meistern.

Außerdem ist es hilfreich, sich mit der Endauswahl der Anbieter darüber zu unterhalten, wie die Entwicklungsperspektive und die Updatefrequenz des Tools ist. So bekommt ihr ein Gefühl dafür, ob ihr euch eine langjährige Partnerschaft vorstellen könnt. Auch wichtig finden wir, den Softwareanbieter nach seinen Support-Möglichkeiten zu fragen und ihn ggf. auch darauf festzunageln.

7. Das ganze Team muss mit der Software umgehen können

Unabhängig vom Leistungsumfang sollte die Agentursoftware wie erwähnt nutzerfreundlich sein. Die Mitarbeiter müssen mit der Software umgehen können und diese akzeptieren, damit die Etablierung einer Agentursoftware Früchte trägt.

„Nutzerfreundlichkeit“ ist jedoch eine subjektiv wahrgenommene Eigenschaft. Das kann von Agentur zu Agentur und sogar von Abteilung zu Abteilung unterschiedlich empfunden werden. Nehmt aus diesem Grund in die finale Entscheidungsrunde einen erweiterten Kreis an Stakeholdern mit in die Termine. So stellt ihr sicher, dass die Entscheidung gemeinsam getroffen und dann auch gemeinsam getragen wird.

Wir haben in unserem Whitepaper einmal übersichtlich aufgeschrieben, wie ihr eine geeignete Agentursoftware findet und einführt.


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