Die all-in-one Agentursoftware

Werde einfach produktiver: mit allen Funktionen für den typischen Prozess deiner Agentur oder Beratung an einem zentralen Ort.

Vollständige Agentursoftware: von Kundenkontakt bis Rechnung

ZUSAMMENHÄNGENDE PROZESSE

Von Anfang bis Ende

Das HQ bringt Ordnung und Struktur in euren gesamten Agenturprozess. Kein App-Chaos mehr, keine veralteten Tabellen. Nur noch ein einfacher, zusammenhängender Arbeitsfluss für ein produktiveres Team.

Screenshot: Dashboard der Agentursoftware HQ

DASHBOARDS & CONTROLLING

Deine ganze Agentur auf einen Blick

Jedes Teammitglied sieht seine wichtigsten Informationen an einem zentralen Ort. Natürlich angepasst an die eigenen Zugriffsrechte und Wünsche. Da das HQ alle Informationen zusammen führt, sind die Auswertungs- und Controllingmöglichkeiten unbegrenzt.

  • Einfach anpassbare Dashboards für jeden Nutzer
  • Flexible Zugriffsrechte je nach Rolle
  • Integrierte Pivot-Auswertungen mit übersichtlichen Grafiken
  • Direkte Anbindung an Dashboarding-Tools wie z.B. PowerBI

CRM & NEW BUSINESS

Jeden Kundenkontakt im Blick behalten

Wer bekommt nochmal die Weihnachtskarte? Und wieviel Neukundenumsatz machen wir im November?

Damit keine E-Mail oder Gesprächsnotiz mehr unter den Tisch fällt, verwaltet ihr eure Kommunikation mit dem HQ an einem Ort. Während der Anbahnung, im Pitch, bei der Projektarbeit und zur Kundenpflege.

  • Zentrale Kontaktdatenbank für Unternehmen und Ansprechpartner
  • Leadpipeline zur Nachverfolgung von neuen Projekten
  • Integrierter Sales-Forecast
  • Kontaktsynchronisation mit Microsoft Exchange
  • Automatische E-Mail Ablage
CRM speziell für Agenturen
Projekt- und Ressourcenplanung inkl. Urlaubsverwaltung

RESSOURCENPLANUNG

Genau wissen, wieviel Kapazität noch frei ist

Damit dein Team zuverlässige Timings abliefern und im Fall der Fälle umplanen kann, müssen Projektpläne, Urlaube, Arbeitszeiten, Feiertage und Arbeitsstände an einem Ort zusammenlaufen: Der Ressourcenplanung im HQ.

  • Grafische Darstellung der aktuellen Auslastung
  • Urlaubsplanung inkl. Anträge & sonstiger Abwesenheiten
  • Integrierter Feiertagskalender
  • Individuelle Verfügbarkeit und Arbeitszeitmodelle
  • Ressourcenplanung per Drag & Drop

BELEGWESEN

KVA und Angebote, Rechnungen, Bestellungen, Erinnerungen und Mahnungen - alles aus einem Guss

Die bis zur eigenen Schriftart frei gestaltbaren Belege sind im HQ fest in deinen Gesamtprozess integriert: Erstelle mit einem Klick einen Projektplan aus deinen Angeboten, rechne nach Angebot, erfassten Zeiten oder Fremdkosten ab und werte das Ergebnis projektübergreifend aus.

  • Vollständig anpassbares Design der Belege
  • Frei wählbare Nummernkreise (auch Fortsetzung bestehender)
  • Lückenlose Verknüpfung vom Angebot bis zur Mahnung
  • Geplante Umsätze und wiederkehrende Rechnungen
  • Beliebige Währungen und Steuersätze
Controlling mit Projektbudgets für Agenturen

PROJEKT-CONTROLLING

Immer Aussagefähig zum Projektstand

Alle Informationen des Projektes fließen im HQ in übersichtlichen Auswertungen zusammen: z.B. Angebotsvolumen, gebuchte Zeiten & Kosten, Stand der Abrechnung, aktueller Deckungsbeitrag uvm. 

  • Übersichtliche Auswertungen zum Projektstand
  • Vollständiger Blick auf die Projektfinanzen vom Angebot bis zur Rechnung
  • Erfassen von Projektzeiten, Verrechnungssätzen und Fremdkosten
  • Einfache Standardisierung des Finanzprozesses auf Projekten

BENUTZERGRUPPEN & ZUGRIFFSRECHTE

Sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter Zugriff auf die richtigen Informationen hat

Kundenprojekte sind sensibel. Daher bildet das HQ eure Organisationsstruktur genau ab, sowohl Unternehmensweit, als auch auf Projektebene. Bindet spielend leicht eure Kunden, Freelancer und Partner in eure Projekte ein.

  • Unternehmensweites Organigramm für Benutzerrechte
  • Projektspezifische Rollen
  • Sicheres Einbinden von Externen Partnern
Flexible Benutzerrechte und Organigramm
Knaben Boards für das Projektmanagement

NEU: KANBAN BOARDS

Übersichtlichere Aufgaben

Damit das Projektmanagement im Team gut funktioniert, müssen alle Aufgaben im Blick behalten werden. Im HQ lassen sich Projekte neben dem klassischen Gantt-Chart auch in modernen Kanban Boards anzeigen und einfach per Drag-and-Drop bearbeiten.

  • Aufgaben per Drag and Drop verschieben
  • Projektübergreifende Gesamtansicht aller Aufgaben
  • Darstellung sowohl im Gantt-Chart als auch als Kanban Board
  • Freies Definieren der "Spalten" aus den Status der Aufgaben

ZEITERFASSUNG

Stunden buchen im Handumdrehen

Alle Informationen des Projektes fließen im HQ in übersichtlichen Auswertungen zusammen: z.B. Angebotsvolumen, gebuchte Zeiten & Kosten, Stand der Abrechnung, aktueller Deckungsbeitrag uvm. 

  • Zeiterfassung per Stoppuhr oder nachträgliches 'Stunden schreiben'
  • Automatische Zeiterfassung mit timeBro
  • iOS und Android App für die Zeiterfassung von unterwegs
  • Einfaches Abrechnen von Stunden mit Verrechnungssätzen
  • Überstundenkonto
Funktionen für die Zeiterfassung von jedem Device
Individuell anpassbare Prozesse für deine Agentur

KONFIGURATION & ANPASSBARKEIT

Das Tool an die Agentur anpassen, nicht anders herum

Keine andere Agentursoftware ist so einfach anpassbar wie das HQ – ganz ohne Programmieraufwand. Von Projektabläufen bis zu Standardauswertungen kann jeder Prozessschritt konfiguriert werden. Und das Beste: Bewiesene Standards aus über 450 Softwareprojekten sind schon Teil des Pakets.

  • Vollständige Systemkonfiguration ohne Programmieraufwand
  • Umfassende Dokumentation für das schnelle Lernen
  • Anpassung von Prozessen, Datenfeldern, Dokumenten uvm.

INTEGRATIONEN

Das HQ funktioniert mit euren Tools

Das HQ ist selten das einzige Werkzeug in eurem Prozess. Damit die Buchhaltung gut funktioniert werden Daten an DATEV übertragen. Damit das Ticketing läuft, wird JIRA integriert. Und damit Aufgaben, Kontakte und Termine präsent sind, kommt Exchange zum Einsatz. All das sind Standardaufgaben für das HQ.

Über die standardisierte API lassen sich darüber hinaus unzählige weitere Entwicklungsideen umsetzen.

  • Standardintegrationen zu vielen gängigen Tools wie z.B. DATEV, JIRA, Exchange uvm.
  • Synchronisation von Terminen, Aufgaben und Kontakten
  • Beliebige Erweiterungsmöglichkeiten dank offener REST-API
Mit dem HQ integrierte Apps für den Agenturalltag
Automatische Zeiterfassung mit dem HQ und timeBro

AUTOMATISCHE ZEITERFASSUNG

Zeiten, wie von Geisterhand erfasst...

Dank unserer exklusiven Partnerschaft mit timeBro, könnt ihr eure Arbeitszeit auch einfach automatisch erfassen lassen. Am Ende des Arbeitstages erhaltet ihr so einen fehlerfreien Stundenzettel – und die Zeiten werden nach eurer Kontrolle und Freigabe direkt in das HQ übernommen.

  • Automatische Erfassung der Arbeitszeit
  • Neu: Für Mac und Windows verfügbar
  • Automatische Projektzuordnung