5 Anforderungen an das Projektmanagement, die durch Software gelöst werden können

 

Ob Jobs, Ausschreibungen, Projekte, Vorhaben oder Deals – wie auch immer Sie Ihre Projekte nennen, sie wollen erfolgreich gesteuert und umgesetzt werden.

Jeder, der regelmäßig mit Projekten zu tun hat, stellt sich irgendwann die Frage, ob der Einsatz von Projektmanagementsoftware sinnvoll ist. Welche Vorteile bringt der softwaregestützte Umgang mit Projekten und wann ist es an der Zeit Projektmanagementsoftware einzusetzen?
Um diese Fragen beantworten zu können, zeigen wir nachfolgend fünf Kernthemen des Projektmanagements auf, die durch den Einsatz von Software erheblich vereinfacht werden können.

 

1. Fortschritte nachvollziehen

 

Eine zentrale Aufgabe aller Projektmanager ist es, Fortschritte überblicken und ggf. darauf reagieren zu können. Projektmanagementsoftware löst dieses Problem, da jeder Mitarbeiter Zugriff auf das Projekt hat und zeitgleich daran arbeiten kann. Sofern alle Projektbeteiligten synchron im System arbeiten, Kalendereinträge sowie Aufgaben mit dem Projektmanagementtool verbinden, ist der Projektstatus stetig aktuell. Der andauernde Soll-Ist-Abgleich gewährleistet bestmögliche Übersicht und Kontrolle.
Ein weiterer Pluspunkt ist die Transparenz, die Softwarelösungen an dieser Stelle bieten. Nicht bloß Projektleiter, auch alle Mitarbeiter haben kontinuierlich Einsicht in den Projektstatus.

 

2. Ressourcen sinnvoll planen

 

Während die Ressourcenplanung in kleinen Teams leicht überschaubar bleibt, gestaltet sich die Projektorganisation mit mehr als fünf Mitarbeitern schnell schwieriger. Auf den ersten Blick ist zumeist nicht ersichtlich, wer die Grenzen seiner Kapazitäten erreicht hat oder welchem Mitarbeiter noch Arbeitszeit zur Verfügung steht. Projektmanagementsoftware kann unvermittelt anzeigen, ob Ressourcen optimal verteilt sind. Auch hier ist die Eingliederung der Ressourcenplanung in das Projektmanagementsystem vorausgesetzt. Die Daten (Urlaubsplanungen, Abwesenheiten etc.) können dazu aus externen Dateien importiert werden oder werden direkt in der Software verwaltet.
Statt stundenlang zu berechnen, kann dann per Mausklick ein umfassender Überblick geschafft werden. Aufgaben können bei Bedarf verschoben oder hinzugefügt werden. Zudem zeigt die Projektübersicht ad hoc, ob ein neues Projekt überhaupt bewältigt werden kann.

 

3. Wirtschaftlichkeit überprüfen

 

„Wir erfolgreich war mein Projekt? Habe ich draufgezahlt? Wie hoch ist meine Marge?“ – Nicht erst nach dem Projekt stellt sich die Frage nach der Wirtschaftlichkeit. Mit der passenden Software kann per Knopfdruck die Wirtschaftlichkeit einzelner Aufgaben, eines Projektes oder aller Projekte insgesamt nachvollzogen werden. Noch während der Projektphase können auf Grundlage dieser Erkenntnisse entscheidende Änderungen vorgenommen werden.

 

4. Zeitersparnis erzielen

 

Wer Projektmanagementsoftware einsetzt, wird schnell feststellen, dass eine erhebliche Zeitersparnis erzielt werden kann. Durch Standardisierungen, wie das Anlegen von Vorlagen, können grundlegende Schritte, die sich in jedem Projekt wiederholen, vereinfacht werden. Statt bei Null zu starten, kann in jedem Projekt auf Automatisierungen zurückgreifen werden. Die Projektarbeit gestaltet sich dadurch nicht bloß einfacher, auch Fehler werden reduziert.
Dazu können durch die standardisierte Unterstützung von projektorientierter Software auch Junior-Mitarbeiter die Leitung einzelner Projekte übernehmen und Entlastungen schaffen.

 

5. Nahtloser Anschluss an vor- und nachgelagerte Projekte

 

Moderne Projektmanagementsoftware schafft es, einzelne Projekte nahtlos miteinander zu verbinden. Auch die Anbindung an andere Abteilungen, wie den Vertrieb oder das Controlling, kann von manchen Softwarelösungen gewährleistet werden. Diese Integration, aller projektrelevanten Prozesse in eine einzige Software, vereinfacht sowohl die Projektarbeit als auch die Zusammenarbeit der Mitarbeiter grundlegend. Während der Arbeit im Projekt, kann beispielsweise auf die Kundenhistorie zurückgegriffen werden, um wichtige Hintergrundinformationen direkt zur Hand zu haben. Ein Wechsel in ein separiertes CRM-System ist nicht mehr notwendig. Auch sämtliche Belege, wie Angebote, Aufträge oder Rechnungen, sind automatisch mit den Projekten und dem Kunden verknüpft, sofern die Software entsprechende Module enthält.
Noch mehr Produktivität kann erzielt werden, wenn Projektmanagementsoftware an die Bedürfnisse des Nutzers angepasst ist. Neuartige Softwarelösungen, wie HQ Simplified Business, sind daher modular konzipiert. Jeder Kunde nutzt und bezahlt nur Funktionen, die er tatsächlich benötigt.


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