Ein typischer Tag in der PowMeow-Agency: So erleichtert die #nopain-Agentursoftware den Arbeitsalltag

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Es ist ein ganz normaler Montagmorgen in der PowMeow Agency. Die Kaffeemaschine läuft auf Hochtouren, bei einigen steht schon der Matcha Latte neben dem Mac. Gegen neun Uhr sind schon einige da und überlegen sich originelle Ideen, spritzige Konzepte und feilen am „Perfect Pitch“. Aber was bedeutet das überhaupt? Wie genau läuft das ab, wenn die Kreativen kreativ werden? Und warum braucht jemand, der mit klugen Ideen sein Geld verdient, eine Software für Prozesse?

 

Aller Anfang ist schwer?

Das passiert: Nadine, 35 Jahre und seit drei Jahren bei PowMeow, kehrt vom ersten Briefing mit einem neuen Kunden zurück. Eine moderne Webseite in einem frischen Design wünscht sich der potenzielle Neukunde. Sofort klemmt sich Nadine hinter ihren Mac und erstellt ein Angebot bzw. einen KVA. Sie trägt alle Infos zusammen, die sie vorab mit dem Kunden besprochen hat und listet auf, zu welchen Konditionen die PowMeow Agency die Kampagne umsetzen könnte.

Der Pain: Bis PowMeow tatsächlich beauftragt wird, vergeht – wie könnte es anders sein – noch einige Zeit. Nachdem der Kunde das erste Angebot erhalten hat, kommt es zu einem weiteren Briefing und Nadine verschickt ein neues Angebot. Am Ende gibt es mehrere Angebotsversionen, auf denen nach diversen Regeln (z.B. Abschlagzahlungen) abgerechnet wird.

So hilft die #nopain-Agentursoftware: Ein Angebot mit nur wenigen Klicks erstellen? Dank der #nopain -Agentursoftware kein Problem für Nadine. Auch das Corporate Design der PowMeow Agency, inklusive Logo, passender Farbe und Schriftart, ist mit dem praktischen Vorlageneditor der Agentursoftware schon längst Standard auf allen Belegen der Agentur.

Eine wirkliche Zeitersparnis hat Nadine jedoch durch den einheitlichen Belegfluss, den die Software garantiert. Angebote immer wieder abzuändern, bis der Kunde schließlich auf den Deal eingeht, bereiten ihr daher keine Kopfschmerzen.

Zudem kann Nadine schon bei der Erstellung des Angebotes recht einfach abschätzen, welche Marge auf dem Projekt zu erwarten sein könnte. Im Nachgang kann sie überprüfen, ob sie gut kalkuliert hat. Das ist auch fürs nächste Angebot sehr hilfreich.

 

Opportunity Management at it’s best

Das passiert: Der potentielle Webdesign-Auftrag ist nur einer von vielen, den Nadine zu managen hat. Jede Woche verschickt sie neue Angebote. Darüber hinaus muss sie alle Aufträge im Blick behalten, die bereits in der Umsetzungsphase oder gerade abgeschlossen sind.

Der Pain: Den Vertriebstrichter zu füllen und neue Kunden an Land zu ziehen, das ist ein Full Time-Job. Nadine muss mehrere Leads parallel managen und darf nicht Gefahr laufen, einen gut bezahlten Auftrag zu verpassen. Darüber hinaus muss sie die Kommunikation zu unterschiedlichen Projekten im Blick behalten. Der Kontakt zu Kunden und Ansprechpartnern läuft dabei über diverse Kanälen, wie Mail, Telefon oder im persönlichen Gespräch.

So hilft die #nopain-Agentursoftware: Wer schon so lang im Geschäft ist, wie Nadine, der weiß, dass jeder Lead der nächste Auftrag sein könnte. Um keine Chance zu verpassen verwaltet sie die gesamte Kundenkommunikation mit der #nopain -Agentursoftware. Sie hat nicht nur Zugriff auf alle Daten (samt Name, Kontaktdaten, Geburtstag oder z.B. Vorlieben), sondern kann auch auf alle Gesprächsnotizen oder Emailhistorien vom jeweiligen Kunden blitzschnell zugreifen.

Darüber hinaus überwacht Nadine mithilfe der Software jeden Schritt des Vertriebsprozesses, erstellt Prognosen und Forecasts. Wenn sie einen neuen Auftrag an Land zieht, muss es schnell gehen und sie erstellt binnen weniger Minuten ein passendes Projekt aus dem Lead. Und das inklusive perfektem Projektplan.

 

Nadine hat alle(s) im Blick: Mitarbeiter und Projekte managen

Das passiert: Ein paar Wochen sind ins Land gestrichen bis Nadine die finale Zusage vom Kunden erhält. Jetzt kann es so richtig losgehen! Aus dem Angebot wird ein Projekt und die Kreativen werden aktiv. Nadine behält den Überblick, legt Deadlines sowie das Budget fest und verteilt Aufgaben an die beteiligten Mitarbeiter.

Der Pain: Gleich mehrere Mitarbeiter aus unterschiedlichen Teams sind an dem Website-Projekt beteiligt. Die beteiligte Grafikerin, Stefanie (27 Jahre), arbeitet aus dem Büro in Berlin. Eine Texterin, die noch frisch bei PowMeow ist, greift aus dem Home Office auf die Projektdaten zu. Nadine muss die Zusammenarbeit sinnvoll organisieren und die aufgebrachten Arbeitszeiten im Blick behalten, damit das Budget nicht überschritten wird. Und dann ist da noch die Deadline, die unbedingt eingehalten werden muss. Nur unter dieser Bedingung ist der Kunde auf das Angebot eingegangen. Erschwert wird die Planung durch Urlaubstage, die auch mal zwischendurch eingereicht werden.

So hilft die #nopain-Agentursoftware: Die #nopain-Agentursoftware ist cloudbasiert. Daher ist es auch kein Problem, dass alle am Projekt beteiligten Mitarbeiten zu verschieden Zeiten und von anderen Orten arbeiten. Alle Dokumente und Dateien stehen jederzeit für jeden zur Verfügung.

Wenn sich Stefanie mittags an ihren PC in Berlin Mitte setzt, klickt sie einfach auf die App und schon startet die Agentursoftware die Erfassung der Arbeitszeit. Stefanie trackt aber nicht nur die reine Zeit, sie kann auch angeben an welchem Projekt oder –Teilschritt sie gerade arbeitet. Ebenso machen es die junge Texterin und alle anderen, die am Website-Projekt mitarbeiten.

Für Nadine ist das ein großer Vorteil. Sie kann nicht nur erkennen, wie viel Arbeitszeit schon für das Projekt aufgebracht wurde oder wieviel Budget noch zur Verfügung steht, auch den Projektfortschritt behält sie dadurch jederzeit im Blick. Ein weiterer Benefit: Die erfassten Arbeitszeiten lassen sich nach Projektende kinderleicht zu einer Rechnung zusammenfassen.

 

Und nebenbei noch das Tagesgeschäft

Das passiert: Leads managen und Projekte koordinieren, dass ist an sich schon mehr als genug Arbeit für eine Person. Powerfrau Nadine macht aber noch mehr. Newsletter versenden zum Beispiel. Und auch sonst fallen im Alltag viele kleinere Aufgaben an, die eine Menge Zeit fressen, wie massig Mails, die jeden Tag bei PowMeow .

Der Pain: Eine Projektmanagerin, wie Nadine, hat schon genug zu tun. Mit kleineren Aufgaben kann sie sich nicht lange aufhalten. Mailings und Terminkoordination müssen so gut wie nebenher ablaufen und dürfen zeitlich kaum ins Gewicht fallen. Auch das Controlling sollte wie von selbst nebenher laufen und Kapazitätsengpässe rechtzeitig entlarven.

So hilft die #nopain-Agentursoftware: Die Agentursoftware mit der Nadine arbeitet ist aufgrund von zahlreichen Schnittstellen sowas wie ein „produktiver Alleskönner“. Mit den vielen unentbehrlichen Helfern des Alltags (Stichwort Jira oder Apple Mail) ist die Software nahtlos verknüpft. So kann Nadine z.B. alle Termine, Aufgaben und Kontakte, die sie mit der Software bearbeitet, auch in ihrem iCal und auf dem Smartphone ansehen, anlegen oder ablehnen.Auch andere Anwendungen sind dank API-Schnittstelle schnell mit dem Tool verknüpft.

Auch Newsletter, die Nadine an wichtige Agenturkunden versendet oder Einladungen zu Firmenevents managet sie über die #nopain-Software. Warum? Weil es kein Mailingtool gibt, dass so gut im CRM integriert ist. Nadine kann ganz genau erkennen, wer die Emails gelesen oder den Anhang geladen hat. Die „Öffnungsrate“ ihrer Mailings kontrolliert Nadine quasi nebenbei, wenn am späten Nachmittag das erste Alsterwasser im Büro geöffnet wird.

Selbst der gesamte Bereich des Controllings bereitet Nadine dank #nopain-Software kein Kopfzerbrechen. In der Softwarelösung gibt es integrierte Auswertungen. Direkt im Tool hat sie Einblick in die wichtigsten Kennzahlen.

 


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