In 3 Schritten zur passenden Agentursoftware!

 

Eine Agentur, hunderte Anbieter von Agentursoftware – Wie findet man in der Menge der Angebote die passende Lösung? Mit Hilfe unseres Anforderungskataloges gelangen Sie in drei Schritten zur geeigneten Software!

Wer sich für eine Agentur auf die Suche nach einer passenden Software begibt, stellt schnell fest: Der Markt an Agentursoftware ist unglaublich vielfältig! Zudem sind meist grobe Anforderungen an die gewünschte Software vorhanden, oft fehlt es jedoch an einer konkreten, funktionalen Definition.

Wir machen Schluss mit dem unkoordinierten Durchforsten des Softwaremarktes und zeigen drei Schritte auf, die Ihnen den Weg zur richtigen Agentursoftware ebnen! Nutzen Sie im Anschluss einfach unseren vorgefertigten Anforderungskatalog, um Ihre Bedürfnisse festzuhalten und potentiellen Softwareanbietern vorzulegen. Der Anforderungskatalog steht Ihnen kostenlos als Download zur Verfügung.

 

1. Beschreiben Sie Ihre Agentur!

Was für eine Art Agentur betreiben Sie und welchen Zugewinn erhoffen Sie sich durch den Einsatz einer Softwarelösung? Notieren Sie im ersten Schritt Ihre Kerntätigkeit, damit sich Softwareanbieter ein besseres Bild von Ihrem Unternehmen machen können. Hier sind auch die Organisationsstruktur sowie die Tätigkeiten der verschiedenen Mitarbeiter relevant. Potentielle Softwareanbieter können dadurch einschätzen, welche Mitarbeitergruppen welche Systemfunktionalitäten benötigen.
Besitzen Sie bereits eine Agentursoftware? Oder setzen Sie Software ein, die Teile einer Agentursoftware abdeckt? Machen Sie auch hierzu Notizen. Zu guter Letzt sollten Sie ein konkretes Ziel formulieren, dass Sie durch die Verwendung einer Agentursoftware erreichen wollen.

 

2. Definieren Sie Anforderungen an die Agentursoftware und vergeben Sie Prioritäten!

Im nächsten Schritt geht es darum, die Anforderungen an die gewünschte Software möglichst präzise zu definieren und einem möglichen Anbieter vorzulegen. Der Softwareanbieter kann auf dieser Grundlage ein Feedback an Sie zurückgeben und Ihnen mitteilen in wie fern Ihre Wünsche umsetzbar sind.
Am besten gehen Sie dabei mögliche Module einer Software schrittweise durch und vergeben Prioritäten an die Funktionen. Für die Priorisierung der Funktionen empfehlen wir drei Kategorien: Die erste Kategorie (1) entspricht den zwingend notwendigen Anforderungen. In Kategorie zwei (2) ordnen Sie wichtige Anforderungen ein, die allerdings nicht zwangsläufig ein K.O.-Kriterium darstellen, sollten Sie nicht vorhanden sein. Die dritte Kategorie (3) entspricht Nice-to-Have Funktionen.
In unserem Anforderungskatalog fragen wir vom Customer Relationship Management über das Projektmanagement bis hin zum Mailing acht mögliche Module ab. Je nach Modul können Sie zahlreichen Funktionen eine Priorität zuordnen.
Eine zusätzliche Spalte „Anmerkungen des Anbieters“ ermöglicht es Ihren potentiellen Anbietern Kommentare an Sie zu übermitteln. So sehen Sie auf einen Blick, ob der Anbieter die gewünschten Funktionen abbilden kann oder welche Einschränkungen es ggf. gibt.

 

3. Was kostet Ihre Wunschsoftware?

Auf Grundlage der Priorität sowie der Organisationsstruktur Ihrer Agentur kann der Anbieter der Agentursoftware Zusammenstellung und Kosten für Ihre Softwarelösung kalkulieren. Denn was nützt die beste Software, wenn sie nicht bezahlbar ist?
In unserem Anforderungskatalog kann der Anbieter die Kosten auf der letzten Seite eintragen. So behalten Sie direkt den Überblick über die verschiedenen Angebote. Unterschieden wird dabei zwischen den Kosten, die einmalig für die Einführung anfallen, sowie die kumulierten monatlichen Kosten für die Miete der Software.
Tipp: In manchen Fälle ist der Auswahlprozess so komplex, dass man als Agentur an seine Grenzen stößt. Da man im Idealfall einige Jahre fest dem angestrebten System verbunden sein wird, ist es in diesem Fall empfehlenswert, eine Beratung in Anspruch zu nehmen. Frau Mews von der Agenturberatung hm43 hat sich auf das Themenfeld spezialisiert und unterstützt Sie von der Analyse über die Softwareauswahl bis zur Implementierung!

Laden Sie sich hier den Anforderungskatalog für Agenturen kostenfrei herunter!


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