Die Profitabilitätsfalle für Agenturen umschiffen – für den Erfolg essentiell

 

Für Agenturen ist Kreativität schon längst kein Erfolgsgarant mehr. Steigende Ansprüche der Mitarbeiter, flexible Arbeitszeiten und -räume, kleinere Budgets und komplexe Projekte erschweren das Geschäft. Eine einfache Excelplanung reicht nicht mehr aus, um den Einblick in Kosten und Margen zu gewährleisten.

Auch Kunden verlangen ein umfassendes Controlling und übersichtliche Kennzahlen. Diese Situation verdeutlicht: Die Anforderungen an Agenturen wachsen nicht nur im Kreativen, sondern auch auf Prozessseite. Wer den Anschluss nicht verpassen will, muss jetzt handeln!

Die Ansprüche der Mitarbeiter steigen: Work-Life-Balance, Home Office & Co.

Der allgegenwärtige Fachkräftemangel hat auch in der Agenturwelt Einzug gehalten. Vorbei sind die Zeiten, in denen ein hippes Arbeitsumfeld ausreichte, um fähige Mitarbeiter an sich zu binden. Ein ausgeglichenes Verhältnis von Arbeit und Freizeit, die Möglichkeit von Zuhause oder in Teilzeit zu arbeiten sowie die Aussicht auf ein Sabbatjahr sind heute wichtige Kriterien bei der Berufswahl.

Wer denkt, dass damit alle Hürden der modernen Personalplanung genannt wären, irrt. Denn ein modernes Arbeitsumfeld bringt zugleich neue Herausforderungen bei der Einsatzplanung mit sich. Mitarbeiter müssen flexibel auf sich stetig wandelnde Projekte eingesetzt werden. Im Idealfall mit einem hohen Maß an Selbstorganisation.

Ein zentrales Finanzsystem ist die Basis für größeren Erfolg

Die Auftragslage stimmt, doch am Ende steht keine positive Bilanz? Oft sind handgestrickte Tabellenkalkulationen und fehlende Übersicht der Grund, weshalb keine kostendeckenden Angebote erstellt werden. Teils wird für jeden Kunden, schlimmstenfalls jedes Projekt, mit unverbundenen Excel-Tabellen hantiert. Der Gesamtumsatz ist gar nicht erst einsehbar. Mehr denn je brauchen Agenturen deshalb ein zentrales System, das jederzeit vollen Einblick in Kosten, Umsätze und Margen garantiert. Nur wer zentral auf alle finanziellen Daten zugreifen kann, erstellt am Ende realistische Angebote. Und legt damit die Basis für größeren Erfolg.

Ressourcen überblicken und sinnvoll einsetzen

Transparenz über tatsächliche Kosten kann für Agenturen also überlebenswichtig werden. Soweit so gut. Doch diese Erkenntnis ist nichts wert, wenn kein Tool vorhanden ist, mit dem man Ressourcen zuverlässig einsehen und zuweisen kann. Jede Agentur sollte daher über ein Multiprojektmanagement-Tool verfügen. Ein gutes Tool ist einfach und komfortabel zu bedienen und kann jederzeit Plan-/Ist-Vergleiche erstellen. Nur so können Differenzen rechtzeitig korrigiert und alle Ressourcen sinnvoll ausgeschöpft werden.

Auch Kunden verlangen Leistungstransparenz

Arbeitszeit- und Leistungsnachweise in Richtung Agenturleitung zu kommunizieren, gehört in den meisten Agenturen zum Arbeitsalltag. Immer häufiger werden genau diese Nachweise auch vom Kunden verlangt. Denn dort kommen zunehmend Controlling-Lösungen zum Einsatz. Die logische Konsequenz: Agenturen müssen in Echtzeit in der Lage sein, Leistungsnachweise zu erbringen. Wer hat wie viele Stunden für welches Projekt gearbeitet? Der stete Zugriff auf diese Daten erfordert ein neues und professionelles Niveau der Zeiterfassung.

Kundengewinnung professionalisieren

Schrumpfende Margen zwingen Agenturen u.a. dazu, Neukundengeschäften mehr Bedeutung beizumessen. Und das gelingt am Besten mit einem professionalisierten Prozess auf allen Ebenen – von der Empfehlung bis zur Kalt-Akquise. An einer zentralen Stelle sollte für alle potentiellen Kunden ein umfassendes Reporting stattfinden, inklusive Umsatz- und Abschlusswahrscheinlichkeiten. Was nach einem komplizierten Prozess klingt, ist mit dem richtigen Tool kinderleicht und bringt gleich einen weiteren Vorteil mit sich: Denn die Kundengewinnung wird durch einen standardisierten Prozess beschleunigt.

Mobil denken und die Zusammenarbeit vereinfachen

Nicht nur die steigende Anzahl von Mitarbeitern im Home Office, auch überregionale Kundentermine machen den mobilen Zugriff auf Agenturdaten erforderlich. Je länger und öfter ein Mitarbeiter im DACH-Raum unterwegs ist, desto wichtiger wird dieser webbasierte Zugriff. Im Idealfall liegen alle relevanten Daten in einem zentralen System.

Ein weiterer Vorteil einer zentralen Datenplattform ergibt sich bei der Zusammenarbeit auf einem Projekt – ob intern oder mit dem Kunden. Denn ist erst einmal ein zentrales System vorhanden, kann jeder in Echtzeit auf Projektpläne zugreifen, Fortschritte nachverfolgen und mit aktuellen Dokumenten arbeiten. Das vereinfacht die Abstimmung und ist die beste Voraussetzung für selbstorganisierte Mitarbeiter.

 

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