HQandPowerBI

Daten aus dem HQ mit Power BI auswerten

In diesem Artikel beschreiben wir, wie man mit Hilfe der HQ API und Microsoft Power BI nahezu beliebige Controllingwerkzeuge erstellen kann.

Mit dem HQ haben unsere Kunden den gesamten Prozess ihrer Agentur an einer zentralen Stelle im Griff. Natürlich bietet diese Integration grenzenlose Möglichkeiten für gutes Controlling und Auswertungen aller Art. Mit unseren integrierten Controlling-Modulen bietet das HQ bereits eine Vielzahl unterschiedlicher Berichts- und Auswertungsmöglichkeiten „Out-of-the-Box“. Die konkreten Anforderungen an das Unternehmenscontrolling unserer Kunden sind aber so vielfältig, wie es die Agenturlandschaft ist. Natürlich können wir nicht jede noch so ausgefallene Berichtsidee im HQ umsetzen – aber wir können die passenden Daten bereit stellen.

Mit Power BI bietet Microsoft seit einiger Zeit ein sehr mächtiges – und kostenfreies – Controllingwerkzeug an, das Daten aus den unterschiedlichsten Quellen aggregieren und aufbereiten kann. Aufgrund seiner Nähe zu Excel sind die zu verwendenden DAX-Formeln (DAX von Data-Analytics-Expressions, nicht von Deutscher Aktien Index) vielen Office-Nutzern außerdem schon bekannt.

Einer der wichtigsten Schritte bei der Erstellung von Berichten in Power BI ist das richtige Anbinden der Datenquelle. Klassiker wie Excel-Tabellen oder SQL-Datenbanken sind kein Problem, bei komplexen Datenstrukturen wie sie dem HQ zugrunde liegen, ist etwas mehr Denkarbeit notwendig. Hier kommt unsere offene REST-API (Daten- und Programmierschnittstelle) zur Hilfe.

Wir verwenden den verbreiteten OData Standard zur Übertragung von Daten aus und in das HQ. Dieser Standard wird auch von Power BI unterstützt und erleichtert uns das Leben. Los geht es also:

Als erstes öffnen wir Power BI und beginnen, indem wir über die Schaltfläche „Daten abrufen“ eine neue Datenquelle anlegen.

Power BI Schritt 1

Wir wählen „Sonstige“ –> „Leere Abfrage“ aus der langen Liste der Verfügbaren Datenquellen aus.

Power BI Schritt 2

Ein leeres Abfragefenster wird geöffnet. Um uns mit der HQ-API zu verbinden, öffnen wir den erweiterten Editor.

Power BI Schritt 3

Nun folgt der etwas technischere Teil unserer Übung. Unser Entwickler Mark hat Gott sei Dank etwas Vorarbeit für uns geleistet und das technische Prinzip zur Ansprache der HQ-API aus Power BI für uns geknackt. Die technischen Details hat er für Interessierte hier zusammen gefasst. Wir werden es an dieser Stelle etwas vereinfachen.

Der folgende Code ruft Daten aus dem HQ ab. Um dies in Power BI zu verwenden, kopieren wir einfach den vollständigen Code in unser leeres „erweiterter Editor“ Fenster in Power BI.

Nun sind noch 2 kleine Anpassungen notwendig. Erstens, müssen wir uns authentifizieren. Dies passiert über den „API Token“, den wir uns direkt aus unserem HQ holen. Unter Admin/ API Clients ist dieser Token zu finden, den wir nun in unser Skript statt <<<HIER API TOKEN EINFÜGEN>>> einsetzen.

Power BI Schritt 4

Nun müssen wir der API noch sagen, welche Objekte wir eigentlich abrufen wollen (z.B. Leads, Unternehmen, Projekte usw.). Das gewünschte Objekt fügen wir dann in unseren Code statt <<<HIER OBJEKT EINFÜGEN>>> ein. Die Liste aller verfügbaren Objekte finden wir auch unter api.hqlabs.de, hier ein Auszug:

List of API Objects

Für unser Beispiel rufen wir als erstes alle Leads aus unserem Testsystem ab. nachdem wir das Code-Fenster geschlossen haben, erscheint als erstes folgende Fehlermeldung:

Power BI Schritt 5

Nach einem Klick auf „Anmeldeinformationen bearbeiten“ wählen wir im folgenden Fenster die Option „Anonym“ und bestätigen mit „Verbinden“.

Power BI Schritt 6

Jetzt werden die ersten Daten aus dem HQ abgerufen. Das folgende Fenster sieht allerdings noch nicht besonders spektakulär aus, so in etwa wie der folgende Screenshot. Wir müssen nun noch die richtigen Spalten unserer Daten einblenden. Das funktioniert mit einem Klick auf den kleinen „Expand“ Button wie auf dem Screenshot gezeigt.

Power BI Schritt 7

Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem bereits die einzelnen Informationen unseres Datensatzes angezeigt werden. Theoretisch könnten wir nun auswählen, welche Spalten wir wirklich benötigen – wir können aber auch einfach alle aktiviert lassen.

Wichtig:
Das Häkchen „Ursprüngliche Spaltennamen…“ unbedingt deaktivieren.

Power BI Schritt 8

Jetzt kommen wir der Sache schon sehr nahe, wir sehen schon die tatsächlichen Daten aus unserem HQ. Damit später z.B. ein Datum auch als solches erkannt wird und wir hübsche Zeitfilter etc. verwenden können, müssen wir die Spalten noch entsprechend markieren. Dazu einfach auf eine betroffene Spalte mit einer Datumsangabe oder z.B. einer Zahl klicken und auf „Datentyp erkennen“ klicken. Nun wird automatisch der passende Datentyp zugewiesen.

Power BI Schritt 9

Zu guter Letzt geben wir unserer Abfrage noch einen passenden Namen (in diesem Fall „Leads“) und schließen den Editor.

Power BI Schritt 10

Das war der schwierige Teil! Jetzt stehen uns alle Daten unserer Abfrage in Power BI zur Verfügung. Per einfachem Drag & Drop bewegen wir die Spalten in unseren Bericht. Fertig ist das interaktive Dashboard. Ein Klick auf „Aktualisieren“ holt die neuesten Daten aus dem HQ.

Power BI Schritt 11

Meistens wollen wir natürlich nicht „nur“ Leads auswerten, sondern diese mit vielen anderen Informationen aus dem HQ verbinden. Das ist jetzt garkein Problem mehr – wir wiederholen einfach die oben gezeigten Schritte und rufen statt „Leads“ jetzt eben noch „Unternehmen“ oder „Projekte“ oder irgendein anderes Objekt aus der API ab. Power BI bietet jede Menge Werkzeuge, um diese zu verknüpfen, Berechnungen anzustellen und auszuwerten. Inspiration bietet Microsoft direkt auf der Power-BI-Seite.

Natürlich könnt ihr euch wie immer gerne an uns wenden, wenn es um die Erstellung schöner Berichte geht – wir helfen mit Rat und Tat.

Im nächsten Artikel zeigen wir, wie man mehrere Objekte auf einmal über die API abrufen kann und geben ein paar praktische Beispiele von Berichten zum HQ!


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