Arbeiten in der Agentur im Zeitalter der Generation Z

 

Steigende Kundenansprüche, sich ständig verändernde Prozesse und schrumpfende Margen – alles externe Anforderungen mit denen Kreative täglich umgehen. Damit natürlich nicht genug. Auch innerhalb der Agentur wachsen die Herausforderungen.

Ambitionierte Absolventen starten mit genauen Vorstellungen an ihren Arbeitgeber ins Berufsleben, Mitarbeiter fordern Home Office-Arbeitsplätze oder arbeiten ohnehin von unterwegs. Es gibt immer noch Agenturen, die gerade erst die Work-Life-Balance ins Rollen gebracht haben, schon ruft Generation Z die Life-Life-Balance auf den Plan. Eine Trennung zwischen Arbeit und (Privat-)Leben findet einfach nicht mehr statt. Wenn es gerade passt und sich der eigene Lebensentwurf mit dem Unternehmen verträgt, werden zwischen Werktag und Wochenende kaum noch Grenzen gezogen.

Wer dabei nicht auf der Strecke bleiben und trotzdem den passenden Mitarbeiter finden will, muss lernen mit der neuen Arbeitswelt und anspruchsvollem Personal umzugehen. Was auf den ersten Blick nur danach klingt, die passenden Rahmenbedingungen zu schaffen, bringt in zweiter Instanz auch Herausforderungen für die Ressourcenplanung mit sich. Flexible Arbeitszeiten müssen flexibel gemanagt, Zusammenarbeit muss ortunabhängig ermöglicht werden und mobiles Arbeiten darf kein Problem darstellen – zudem am liebsten noch auf dem eigenen Endgerät. Wir beleuchten die wichtigsten Felder, die Agenturen in so einer modernen Arbeitswelt im Blick behalten sollten. Dabei klären wir die Frage, wie der ideale Arbeitgeber – vor allem in der Kommunikationsbranche – aussehen könnte und gehen auch auf die dafür notwendige Personalplanung ein.

 

Generation Z: Die Ansprüche an den Arbeitgeber verändern sich. Schon wieder.

Freudestrahlend über zehn Stunden am Tag arbeiten, bis Mitternacht am perfekten Pitch basteln und als Praktikant über Jahre hinweg für einen geringen Lohn schuften. Und das alles nur, um eine gute Referenz im Lebenslauf angeben zu können? Ganz so einfach ist es auch für Agenturen nicht mehr gute Mitarbeiter zu finden.

Hochschulabsolventen starten schon mit sehr spezifischen Vorstellungen an ihren zukünftigen Arbeitgeber in den beruflichen Alltag. Der Wunsch nach einem ausgewogenen Verhältnis von Beruf und Privatleben steht in der Studie zur Jobwahl von Absolventen* bereits an zweiter Stelle (57 Prozent), direkt nach dem Wunsch einer kollegialen Arbeitsatmosphäre (59 Prozent).
„Absolventen möchten zwar beim Jobeinstieg sozial und finanziell abgesichert sein, im Vordergrund stehen aber Aspekte einer optimalen Zusammenarbeit und Arbeitsatmosphäre“, sagt zumindest Erik Bethkenhagen, Geschäftsführer bei Kienbaum Communications, zu den Ergebnissen.

Solche Ergebnisse verdeutlichen insgesamt, dass es Berufseinsteigern weniger auf einen extravaganten Lebensstil oder berufliche Macht ankommt. Anspruchsvolle und erfüllende Aufgaben und die persönliche Weiterentwicklung in einem Umfeld, in dem man sich wohlfühlen kann, stehen für Absolventen viel höher im Kurs.

 

„Manchmal ist es im Leben wie bei Hornbach“ – Mit dem Ownership-Gedanken und der Life-Life-Balance Mitarbeiter finden

Winfried Bergmann von Serviceplan hat diese Tendenz schon ein bisschen länger erkannt. Er geht sogar noch einen Schritt weiter und ist der Meinung, dass heutige Berufseinsteiger, vor allem in der Kommunikationsbranche, gar nicht mehr zwischen Work und Life unterschieden wollen. Work wird Life und Life ist sowieso Life.

Im Klartext sagt Bergmann: Wer heute ins Arbeitsleben startet, der will nicht nur etwas machen, weil er es machen muss, sondern weil er es machen will. Einen Job finden, der zum eigenen Lebensentwurf passt und der persönlichen Sinnstiftung genügt – das ist es, was Generation Z will. Das ist der Ownership-Gedanke. Jeder „muss die Möglichkeit haben, etwas zu ihrem/seinem „eigenen Projekt“ zu machen (manchmal ist es im Leben wie bei Hornbach) – einem Projekt, mit dem man sich über die Tagesarbeit hinaus identifiziert, das man gerne in seiner freien Zeit weiter verfolgt und mit dem man sich wirklich profilieren kann.“
Wenn dies gelinge, würden auch keine zwingenden Grenzen mehr zwischen Werktag und Wochenende, geschäftlich und privat gezogen, so Bergmann. Anders als die typischen „Workaholics“, die einen Großteil ihrer Zeit für den Job „aufopfern“, findet vielmehr eine graduelle Verschmelzung von Beruf und Privatleben statt.

Auf der anderen Seite, so unsere Erfahrung, stehen nach wie vor die traditionellen Arbeitnehmer, denen eine klare Trennung zwischen Job und Freizeit sehr wichtig ist. Im Gegensatz zu den „Hornbachs“ ist ihr berufliches Verständnis traditionell geprägt. Deutlich voneinander abgegrenzte Arbeitszeiten und eine klare Aufteilung von Job und Privatsphäre, inhaltlich wie physisch, sind hier immer noch sehr wichtig.

 

Eine neue Arbeitswelt verlangt auch eine neue Art der Personalplanung

Ownership und Life-Life-Balance auf der einen Seite, traditionelle Arbeitnehmer auf der anderen. Das klingt nach einer ganzen Menge Arbeit, nicht nur, wenn es darum geht Mitarbeiter zu finden, auch in der Personalverwaltung. Wie verwaltet man denn eigentlich Mitarbeiter, die sich überwiegend selbst organisieren und mobil – aus dem Home Office und von unterwegs aus – arbeiten? Und wie stellt man sicher, dass diese Zusammenarbeit Hand in Hand mit den Mitarbeitern koordiniert wird, die noch ganz klassisch – mehr oder weniger – von 9 bis 5 im Büro anzutreffen sind?

Innerhalb einer Agentur bedeutet das ganz neue Herausforderungen für die Ressourcenplanung und für die interne Kommunikation. Wichtiger denn je ist beispielsweise ein verlässlicher Überblick über die Kapazitäten der einzelnen Mitarbeiter: Wer arbeitet an welchen Projekt und wie viel Arbeitszeit steht pro Mitarbeiter noch zur Verfügung? Denn ohne eine zuverlässige Personal- und Ressourcenplanung lassen sich in diesem Modus keine Projekte mehr planen. Und erst recht keine validen Angebote erstellen.

 

Multiprojektmanagement geht eben einfacher mit der richtigen Agentursoftware

Solch komplexe Planungen lassen sich, je größer das Team und je vielfältiger die Projekte werden, fast nur durch den Einsatz von Agentursoftware meistern. Vor allem im hektischen Agenturalltag braucht es eine schnell abrufbare Auswertung von verfügbaren Kapazitäten – und nicht die omni-präsenten Excel-Tabellen, Magnettafeln usw. Das HQ bietet beispielsweise die Möglichkeit Abwesenheiten (z.B. Urlaub) automatisch während der Projektplanung zu berücksichtigt und den Outlook-Kalender/ iCal an das System zu koppeln. Ebenso ist die Nutzung der grafischen Projektübersicht als Planungswerkzeug gemeinsam mit dem Kunden möglich.

Auch wenn jedes Projekt anders ist, wird bei Softwarelösungen oft auf Standards und Vorlagen zurückgegriffen. Verschiedene Projektarten, Checklisten und Stammdaten sind z.B. als Mustervorlagen hinterlegt und ermöglichen das Aufsetzen neuer Projekte durch wenige Klicks. Projektpläne können dann automatisch aus Angeboten oder KVAs erzeugt werden.

Die Funktionen von moderner Agentursoftware sind ebenso vielfältig, wie der Markt an potentiellen Anbietern. Um die Auswahl zu erleichtern, haben wir eine Checkliste zusammengestellt, die ein paar Anhaltspunkte gibt.

 

Wer arbeitet denn noch im Büro?

Gemütlich im Café sitzen, den Chai Latte schlürfen und dabei am Pitch basteln? Die Anzahl an Mitarbeitern, die aus dem Home Office arbeiten steigt ebenso wie jene, die unterwegs auf ein Projekt zugreifen. Wer diese Arbeitsform anbieten will, muss auch in der Lage sein sie zu ermöglichen.
Genauso unverzichtbar, wie die einfache Verwaltung von Kapazität, ist daher eine Infrastruktur, die die Kollaboration im Projekt ortunabhängig gewährleistet. Im Idealfall so einfach, wie möglich.

Neben der reinen Zeiterfassung und Planung gehört hier auch die Möglichkeit dazu, jederzeit online auf Dokumente und Dateien zugreifen zu können. Dabei ist es wichtig, dass jedes Dokument schnell gefunden und klar zugeordnet werden kann. Auch die Freigabe von Daten sollte durch das gewählte System gewährleistet werden können, z.B. für den direkten Austausch zur Freigabe mit dem Kunden oder für das Pitch Deck, das im Café entsteht und direkt für die Teamkollegen im Büro zum Feedback bereitgestellt wird.

 

Und was bedeutet das jetzt für mich als Arbeitgeber?

Auf den Punkt gebracht: Die Zeiten in denen Bewerber „nur“ durch einen Kicker am stylischen Arbeitsplatz geködert werden konnten, sind vorbei. Doch es lohnt sich, auf die veränderten Anforderungen der Berufseinsteiger zu reagieren – denn noch ist das längst nicht der Standard. Wer die Rahmenbedingungen erfüllt, wird mit motivierten Mitarbeitern belohnt, die nach wie vor bereit sind über die klassischen acht Stunden hinaus zu arbeiten.

Auch strukturell müssen Arbeitnehmer, gerade in der Kreativbranche, auf den veränderten Arbeitsmarkt reagieren. Die Zusammenarbeit muss besser als je zuvor und ortunabhängig koordiniert werden. Der Einsatz von Agentursoftware lohnt sich. Sofern sich Mitarbeiter und Teams weitgehend selbst organisieren und ihre Projekte innerhalb des Systems frei verwalten können, wird für die Agentur eine ganz andere Agilität möglich.

Lest auch unseren Erfahrungsbericht zum digitalen Nomadentum: Zwei Wochen in Phuket, zwei normale Arbeitswochen?.

*Absolventenstudie 2016 durchgeführt von der Kommunikationsberatung Kienbaum Communications, Köln, und der Agentur Westpress, Hamm, für die 313 Absolventen verschiedener Fachrichtungen befragt wurden.

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