7 Tipps, mit denen jede Agentur eine Softwarelösung findet

 

Software-Angebote speziell für Agenturen gibt es mittlerweile wie Sand am Meer. Der Markt für Agentursoftware bietet vielfältige Lösungen, angefangen bei einfachen Programmen, die nur elementare Bedürfnisse abdecken (Kundenverwaltung, Kalender oder Zeiterfassung) bis hin zu Software-Diensten, die den gesamten Agenturprozess abdecken. Um die Auswahl für Agenturen zu erleichtern, lassen wir in diesem Artikel neben unseren Erfahrungen die Meinungen von zwei Experten – Heike Mews (HM43) und Christian Schüller (S2 Media) – mit einfließen (Quelle: iBusiness-Artikel). Daraus lassen sich folgende Punkte ableiten, mit deren Hilfe jede Agentur eine zukunftssichere Softwarelösung finden kann:

1. Die Agentursoftware muss den gesamten Prozess abbilden

Mit Veränderungen innerhalb der Agenturlandschaft gehen auch steigende Ansprüche an die Softwarelösungen einher. So werden Etats beispielsweise nicht mehr für das ganze Jahr, sondern projektbasiert vergeben. Agentursoftware sollte daher stärker denn je projektorientiert angelegt sein.

Wichtig ist auch die Skalierbarkeit der Anwendung; die Software muss sich an die Bedürfnisse der Agentur anpassen lassen. Steigt beispielsweise die Agenturgröße, muss auch die Software „mitwachsen“. Am Anfang, als kleine Agentur, braucht es vor allem ein CRM-System, in dem neue und bestehende Kunden gepflegt sowie Angebote und Rechnungen erstellt werden können. Schnell reicht ein reines CRM aber nicht mehr aus. Sobald das Team größer wird, müssen auch die Aufgaben und Projekte genauer geplant werden, um einen Überblick über die Ressourcen zu behalten. Schlussendlich profitiert die Agentur am meisten von ihrer Agentursoftware, wenn der gesamte administrative Prozess abgebildet werden kann: vom ersten Kundenkontakt bis hin zum abgerechneten Projekt.

2. Webbasierte Lösungen liegen im Trend – achten Sie auf eine ortsunabhängige Anwendung der Software 

Auch das Nutzungsverhalten innerhalb der Agenturlandschaft hat sich geändert. Flexible Arbeitszeiten sind wichtig. Mitarbeiter arbeiten im Home-Office und von unterwegs. Oft werden Projekte ortsübergreifend und interdisziplinär bearbeitet.

Außerdem wird mit Hilfe von webbasierten Lösungen die Datensicherheit deutlich erhöht! Bei guten Softwareanbietern werden die Daten in einem zertifizierten Rechenzentrum vielfach redundant gesichert. Dadurch ist die Gefahr des Datenverlusts wesentlich geringer als beim Server in den eigenen vier Wänden. Außerdem wird der Zugriff durchgehend verschlüsselt, so wie es vom Onlinebanking bekannt ist. Ein Tipp an dieser Stelle: Achten Sie bei der Auswahl des Softwareanbieters auch darauf, dass die Server in Deutschland stehen, sodass der deutsche Datenschutz vollständig eingehalten wird.

3. Wählen Sie eine standardisierte Agentursoftware – aber sie sollte über eine API verfügen

Bei der Auswahl einer Agentursoftware geht es darum, das Tool zu finden, das die eigenen Prozesse möglichst gut abbildet. Da liegt die Überlegung nahe, eine Lösung auszuwählen, die den Großteil der Anforderungen erfüllt und anschließend von dem Anbieter um weitere gewünschte Funktionen erweitert wird. Oder aber Sie wollen gleich auf eine komplette Eigenentwicklung setzen.

Aus unser Sicht ist das in den meisten Fällen nicht sinnvoll. Zum Einen sind solche individuellen Entwicklungen häufig sehr teuer und zum Anderen ist die Zuverlässigkeit nicht unbedingt garantiert. Wir dagegen setzen darauf, eine standardisierte Software anzubieten. Diese bietet für jeden Kunden die selben Funktionen. Nur so kann sichergestellt werden, dass sämtliche Funktionen auch immer funktionieren. Denn bei größeren Kundenzahlen ist es schlichtweg unmöglich, für jeden Kunden die individuellen Anpassungen bei allen Updates und Erweiterungen zu berücksichtigen. Somit besteht bei der standardisierten Lösung der Vorteil, dass die Funktionalität wesentlich besser sichergestellt werden kann. Das bedeutet natürlich nicht, dass die Funktionen nicht auch weiterentwickelt werden. Ganz im Gegenteil: Wenn der Softwareanbieter nicht permanent individuelle Themen vorantreiben muss, kann er sich auf die Weiterentwicklung des gesamten Tools konzentrieren. Das alles in einem sinnvollen Prozess, sodass alle Kunden davon profitieren.

Nichtsdestotrotz gibt es natürlich für einige Agenturen bestimmte Funktionen, die sehr individuell aber dennoch unerlässlich für den erfolgreichen Einsatz einer Agentursoftware sind. Diese so speziellen Anforderungen können Anbieter standardisierter Lösungen häufig nicht erfüllen. Doch auf Grund der erwähnten Gefahren von individualisierter Anpassung der Kernlösung ist unsere Empfehlung, darauf zu achten, dass der Anbieter über eine REST-API verfügt. Über diese Schnittstelle können mit wenig Aufwand die gewünschten Sonderfunktionen einfach dazu programmiert werden. So profitiert man von der soliden, standardisierten Software und kann dennoch seinen ganz individuellen Prozess abbilden.

4. Definieren Sie Ihre Bedürfnisse an die Software – und stellen Sie sicher, dass diese erfüllt werden

Die schwierigste Aufgabe für eine Agentur liegt darin, den Leistungsumfang der Software richtig abzuschätzen. Drei generelle Tipps dazu haben Sie bereits gelesen. Jetzt gilt es eine Auswahl an Anbietern zu kontaktieren und mit einer weiter reduzierten Auswahl genauer ins Gespräch zu gehen. Wir empfehlen hier die folgenden fünf Schritte zu verfolgen:

  1. Intern die Bedürfnisse definieren: Vermutlich haben Sie viele verschiedene Tools, die Sie nun konsolidieren wollen. Gehen Sie daher von diesen Tools aus und überlegen Sie, welche Funktionen Ihnen davon wichtig sind, was Ihnen nicht gefällt und was Sie sich darüber hinaus noch an Funktionen wünschen. Definieren Sie daraufhin die Kernanforderungen, die Sie an Ihre gewünschte Agentursoftware haben. Mehr dazu können Sie hier lesen.
  2. Longlist erstellen: Auf Grundlage der definierten Kernanforderungen sollten Sie nun mit einer Webrecherche eine Auswahl an 10-15 Anbietern heraus suchen, die diese Anforderungen auf den ersten Blick erfüllen. Hier können Sie sehr gut auf bereits bestehende Zusammenstellungen von Agentursoftware-Lösungen zurückgreifen. Hier ist der Agentursoftware-Guide von Heike Mews (HM43) aus unser Sicht eine sehr gute Wahl.
  3. Shortlist erstellen: Nun ist es an der Zeit, die verschiedenen Anbieter zu kontaktieren. Klären Sie in einem kurzen Telefonat, inwiefern Ihre Kernanforderungen/Ihr Anforderungskatalog erfüllt werden. Dokumentieren Sie die Ergebnisse und erstellen Sie auf dieser Grundlage eine Shortlist von ca. fünf Anbietern, mit denen Sie in tiefere Gespräche einsteigen wollen.
  4. Web-Präsentation: Im letzten Schritt sollten Sie sich in Web-Präsentationen die Agentursoftware vorstellen lassen. Oftmals hilft es, wenn Sie den verschiedenen Anbietern einen konkreten Prozess skizzieren (beispielsweise vom ersten Kundenkontakt bis zur abgeschlossenen Rechnung), damit jeder diesen Prozess einmal in seiner Software vorstellen soll. So werden die Präsentationen vergleichbarer und die Entscheidung für sie leichter.

Schlussendlich müssen Sie auf Grundlage der Präsentationen entscheiden, ob Ihre Bedürfnisse auch wirklich abgedeckt werden. Außerdem haben wir drei weitere Tipps.

5. „Kein Tool kann Prozesse etablieren, das können nur Führungskräfte.“

Keine Anwendung kann die Organisationsentwicklung übernehmen. Es liegt an den Führungskräften, Prozesse zu definieren und zu etablieren. Erst im Anschluss kann das passende Tool gefunden werden, um diese Prozesse zu unterstützen. Und dann liegt es auch bei den Führungskräften, die Einhaltung der Prozesse mit dem Tool sicherzustellen. Am Anfang wird es garantiert Verweigerer geben, die lieber in ihren gewohnten Prozessen weitergearbeitet hätten. Diese gilt es zu motivieren, aber notfalls auch zu ermahnen, um den Erfolg der Softwareeinführung nicht zu gefährden. Nach einiger Zeit, so unsere Erfahrung, erkennen dann auch diese Nutzer die Vorteile der neuen Lösung und nutzen diese auch gerne. Aller Anfang ist nun einmal schwer.

6. Es geht um eine langjährige Partnerschaft

Im Idealfall arbeiten Softwareanbieter und Agentur jahrelang miteinander. Zu dieser langjährigen Partnerschaft gehört Vertrauen, das nur aufgebaut werden kann, wenn „die Chemie stimmt“. Allerdings gehört zu einer langjährigen Partnerschaft auch, dass die Agentursoftware zukunftsfähig sein muss. Das bedeutet aus unser Sicht, wie oben beschrieben, dass sie webbasiert sein muss. Doch auch hier gibt es noch starke Unterschiede. Achten Sie darauf, dass dabei neue Technologien verwendet werden, die auch regelmäßig aktualisiert werden. Denn es gibt viele Anbieter, die den Sprung zur webbasierten Lösung nicht geschafft haben, weil sie die neue Technologie zu lange verschlafen haben. Jetzt fällt es ihnen schwer, den Übergang zu meistern.

Außerdem ist es hilfreich, sich mit der Endauswahl der Anbieter darüber zu unterhalten, wie die Entwicklungsperspektive des Tools ist. So bekommen Sie ein Gefühl dafür, ob Sie sich eine langjährige Partnerschaft vorstellen können.

7. Das ganze Team muss mit der Software umgehen können

Unabhängig vom Leistungsumfang sollte die Agentursoftware nutzerfreundlich sein. Die Mitarbeiter müssen mit der Software umgehen können und diese akzeptieren, damit die Etablierung einer Agentursoftware Früchte trägt.

Die sogenannte „Nutzerfreundlichkeit“ ist jedoch eine subjektiv wahrgenommene Eigenschaft. Das kann von Agentur zu Agentur und sogar von Abteilung zu Abteilung unterschiedlich empfunden werden. Nehmen Sie aus diesem Grund in die finale Entscheidungsrunde einen erweiterten Kreis an Stakeholdern mit in die Termine. So stellen Sie sicher, dass die Entscheidung gemeinsam getroffen und dann auch gemeinsam getragen wird.


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